BLOG – Stel je hebt thuis vier abonnementen bij verschillende streamingdiensten, waarvan je er maar twee of drie regelmatig gebruikt. Of je hebt een abonnement waarmee je met vier devices tegelijk kan streamen, terwijl je maar met z’n tweetjes bent. Dan kun je je afvragen waarom je überhaupt voor die vierde dienst of die hogere tier betaalt.
Dit fenomeen komt ook voor bij zakelijke softwarelicenties – en vaker dan je denkt. Zakelijke software wordt namelijk minder gekocht en vaker ‘gehuurd’ via licenties of abonnementen. Dat betekent een fundamentele verschuiving van kostenbeheersing. Je kunt abonnementen immers niet simpelweg jaarlijks afschrijven, maar moet maandelijks monitoren of de kosten opwegen tegen de baten. Wanneer dit niet of slecht gebeurt, leidt het tot onnodige kosten en inefficiënties.
Software blijft op de plank liggen
Software die ongebruikt ‘op de plank blijft liggen’ heet shelfware en heeft verschillende oorzaken:
- Niet toegewezen licenties: je koopt honderd gebruikerslicenties terwijl je maar zestig licenties toekent aan werknemers, of je kent ze niet snel genoeg toe;
- Toegekende, maar ongebruikte licenties: je werknemers maken geen gebruik van de aangeschafte licenties;
- (Duurdere) licenties met onbenutte features: je werknemers maken geen gebruik van softwaremogelijkheden die binnen de licentie vallen of hebben de uitgebreidere mogelijkheden van hogere licentie-tiers überhaupt niet nodig;
- Actieve licenties voor oud-medewerkers: licenties blijven actief nadat medewerkers weggaan. Dit leidt niet alleen tot hogere kosten, maar ook beveiligingsrisico’s.
Wanneer je het idee hebt dat je veel meer betaalt voor je it-abonnementen in vergelijking met de toegevoegde waarde die je terugziet, kan het dus zomaar zijn dat je organisatie een shelfware-probleem heeft. Hou daarbij in gedachten dat shelfware een symptoom is. Veelal ligt gebrekkige communicatie hieraan ten grondslag, waardoor er enerzijds onvoldoende zicht kan zijn op de beschikbare tools binnen de organisatie, en anderzijds een onvolledig beeld van de daadwerkelijke behoeften van medewerkers.
Veranderende licenties
Naast monitoring op shelfware is het verstandig om met een schuin oog veranderende licentiemodellen in de gaten te houden. In grote lijnen zien we namelijk een verschuiving van traditionele meerjarige overeenkomsten naar flexibelere licentiemodellen. Dat heeft voor- én nadelen.
Aan de ene kant bieden flexibele licentiemodellen bedrijven de kans om alleen te betalen voor wat ze daadwerkelijk gebruiken – wat shelfware kan helpen voorkomen. Dit maakt het bovendien eenvoudiger om sneller in te spelen op veranderingen in de markt en zorgt ervoor dat bedrijven altijd toegang hebben tot de nieuwste technologieën en beveiligingsupdates.
Aan de andere kant kunnen de kosten flink oplopen naarmate het softwaregebruik groeit, en kan het vrij complex zijn om al die flexibele licenties te beheren. Ook kan het uitgaven onvoorspelbaarder maken, niet alleen vanwege fluctuaties in softwaregebruik, maar ook door onvoorziene wijzigingen in de voorwaarden van softwareleveranciers.
Dit kan er daarom toe leiden dat bedrijven moeten gaan betalen voor consultancydiensten
Een voorbeeld van hoe licenties snel kunnen veranderen zijn de recente wijzigingen bij Microsoft. Daar vindt een verschuiving plaats van hun traditionele meerjarige overeenkomsten naar flexibele contractvormen. Deze nieuwe vormen bieden bedrijven meer flexibiliteit om maandelijks hun licentie-uitgaven aan te passen aan de gebruiksbehoeften.
Maar het zorgt tevens voor een omslag bij het handjevol partners die door Microsoft gemachtigd is om deze licenties te verstrekken. Hun inkomsten gaan immers ook veel meer fluctueren. Dit kan er daarom toe leiden dat bedrijven moeten gaan betalen voor consultancydiensten die voorheen inbegrepen waren in meerjarige overeenkomsten die ze met hun licentiepartner afsloten.
Breng softwarekosten en -baten beter in balans
Onnodige softwarekosten kun je aanpakken met software-assetmanagement (sam). Dat is een procesmethode die bedrijven helpt om hun softwaregebruik bij te houden en te beheren. Traditioneel wordt sam vaak (terecht) ingezet als hulp bij compliance om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat je niet beboet wordt door leveranciers voor ongeoorloofd softwaregebruik.
Maar sam kan ook helpen om licenties zo kostenefficiënt mogelijk te beheren, onder meer door ongebruikte licenties te identificeren en verwijderen. Een sam-analyse moet je periodiek uitvoeren. Je kunt er ook voor kiezen om dit uit te laten voeren door een derde partij. Maar zorg er dan wel voor dat deze partij niet afhankelijk is van de omzet uit jouw afgesloten softwarelicenties.
Daarnaast is het belangrijk om de juiste verhouding van licentiemodellen te behouden. Dat leveranciers meer nadruk leggen op flexibele modellen betekent niet dat je geen vaste contracten meer kan of moet afsluiten. Het is bijvoorbeeld geen slecht idee om contracten voor langere tijd af te sluiten voor je vaste personeel en flexibele contracten in te zetten voor de tijdelijke krachten. Natuurlijk blijft het ook dan belangrijk om met enige regelmaat sam-analyses uit te voeren.
Korte metten maken met shelfware
Licentiebeheer vormt een steeds complexer wordende uitdaging met een directe impact op bedrijfsresultaten. Omdat software-licentiemodellen blijven evolueren, is het voor bedrijven belangrijker dan ooit om dit probleem proactief aan te pakken. Door software-assetmanagement te implementeren en de juiste balans van licentiemodellen te blijven zoeken, kun je shelfware voorkomen, kosten optimaliseren en inefficiënties terugdringen. Zo zorg je ervoor dat je de meeste waarde uit je it-investeringen haalt.
Edwin Veth is senior solution sales bij PQR.
Het spel van kortingen aan de voorkant en incentives aan de achterkant is niet erg transparant. Zo botst Microsofts licentiebeleid met Europese mededingings- en transparantieregels door een “lock-in”-effect. Wat betreft een bondgenoot in een steeds luider wordende roep om digitale soevereiniteit is de consultancy van WC-eend niet onafhankelijk.