Slechte IT-contracten kosten je geld. Véél geld. En niet alleen dat – ze kunnen je bedrijf jarenlang opzadelen met technische beperkingen, veiligheidsproblemen en juridische hoofdpijn. Toch accepteren veel IT-professionals routinematig voorwaarden die ze hadden kunnen verbeteren. Sommigen omdat ze bang zijn om 'moeilijk' te doen, anderen uit tijdgebrek of gebrek aan ervaring.
Je voorbereiding maakt of breekt de deal
Wat wil je eigenlijk?
Voordat je ook maar één verkoper spreekt: weet waarvoor je komt. Technische vereisten zijn slechts het topje van de ijsberg. Wat zijn de daadwerkelijke bedrijfsdoelen? Waar loop je tegenaan met huidige systemen? Waar zit de pijn? Maak genadeloos harde keuzes tussen wat je móét hebben en wat gewoon ‘leuk’ is. Vendors zijn meesters in het verkopen van glimmende snufjes die je nooit gebruikt.
Ken je vijand (en de concurrentie)
Googlen is niet genoeg. Graaf dieper. Welke deals sluit deze vendor meestal? Zijn ze financieel gezond of wanhopig voor je business? Wie zijn hun grootste klanten? Staan ze bekend om agressieve verkooptactieken of klantvriendelijkheid? Die info bepaalt je strategie. Sommige vendors geven liever korting, andere extra diensten. Ken dit spel voordat je het speelt.
Wat als het misgaat?
Je BATNA is je vangnet en geheime wapen tegelijk. Heb je werkelijk alternatieven als deze deal klapt? Misschien. Maar ken ze tot in detail. Wat kost overstappen naar een concurrent écht? Kun je het project uitstellen? Krijg je intern de mensen om het zelf te bouwen? Zonder BATNA ben je een zwemmer zonder reddingsvest – en vendors ruiken angst.
Team samenstellen: Niet zomaar mensen
Een goede legal checkt je contract. Een uitstekende legal vindt punten die je kunt gebruiken als onderhandelingstroef. Financiële experts ontdekken verborgen kosten die IT’ers missen. Operations ziet implementatieproblemen voordat ze ontstaan. Betrek stakeholders vroeg, niet als formaliteit achteraf. En bepaal wie praat, wie zwijgt, en wie het “nee” uitspreekt.
Waar de kleine lettertjes je kunnen maken of breken
SLAs: De valkuilen zitten in de details
“99,9% uptime” klinkt indrukwekkend. Maar betekent dat 99,9% van elke seconde? Elke minuut? Elke dag? De meetperiode verandert alles. Een maandelijks gemiddelde kan betekenen dat je systeem een hele dag plat lag, maar je contract toch “nageleefd” werd. Eis precieze definities, automatische compensatie die PIJN doet, en rapportages waar je zélf bij kunt. Vaagheid is de vijand.
De erkening: Waar ze je écht pakken
Vendors haten transparante prijzen. Ze verstoppen kosten in implementatie, in support-tiers, in gebruikerslicenties met bizarre definities van “gebruiker”. Let op hun trucs: het eerste jaar spotgoedkoop, daarna verdubbelt de prijs. Of die ‘optionele’ modules die ineens essentieel blijken. Onderhandel over prijsplafonds voor verlengingen, downgrade-opties als je minder nodig hebt, en vaste implementatieprijzen ongeacht hoeveel het uitloopt.
Data & privacy: Jouw kroonjuwelen
De AVG maakt dataparagrafen belangrijker dan ooit. Sommige vendors claimen eigendom over data die JIJ invoert in HUN systeem. Krankzinnig? Ja, maar het staat er. Anderen weigeren datalekken binnen 72 uur te melden (wat jou in overtreding brengt). Of claimen het recht om klantdata te analyseren voor hun eigen doeleinden. Lees deze secties alsof je leven ervan afhangt, want je bedrijf misschien wel.
IP: Wie bezit wat?
Laat je niet afschepen met “standaardbepalingen”. Als je betaalt voor maatwerk, eis dan eigendom. Als de vendor eigenaar blijft, zorg dan voor eeuwigdurende, royalty-vrije licenties. Bij cruciale systemen: onderhandel over source code escrow. Als de vendor omvalt, sta jij niet met lege handen.
Ontsnappingsroutes: Plan B, C én D
Elk contract eindigt ooit. Vendors weten dat “eenmaal binnen” meestal betekent “voor eeuwig klant”. Maak datatoegang, exportmogelijkheden en transitiehulp contractueel. Specificeer de formaten waarin je data krijgt. Je betaalt nu voor problemen die je over drie jaar niet wilt hebben.
Aansprakelijkheid: Spreiding van pijn
Hier wordt het bloederig. De “standaard” is vaak onbeperkte aansprakelijkheid voor jou, maar gelimiteerd tot “betaalde bedragen” voor hen. Pure machtspolitiek. Eis wederkerigheid. Of op z’n minst aansprakelijkheidslimieten die proportioneel zijn met de risico’s die elk draagt.
Psychologische wapens aan de onderhandelingstafel
Prijs is slechts een nummer, waarde is alles
Goedkoop kan waanzinnig duur blijken. Die “spotprijs” van leverancier A valt in het niet als je alle indirecte kosten meerekent: extra IT-personeel, downtime, security-problemen, integratiehel. Reken keihard door wat elke oplossing je ECHT kost over 3-5 jaar. Soms is die “dure” leverancier plots verrassend betaalbaar. Gebruik deze berekeningen als ammunitie.
Vragen die vendors doen zweten
“Welke kortingen geven jullie typisch aan klanten in onze sector?” Simpele vraag, krachtig effect. De vendor wil niet liegen (angst voor ontdekking), maar ook niet meteen het achterste van zijn tong laten zien. Andere killers: “Als we vandaag tekenen, wat kunnen jullie extra bieden?” of “Wat gebeurt er precies als jullie deze SLA niet halen?” Let op het lichaamstaal meer dan het antwoord zelf.
De bundel-puzzel
Sommige vendors verkopen je een Zwitsers zakmes als je alleen een kurketrekker nodig hebt. Anderen verkopen elk mesje apart tegen woekerprijzen. Beheers beide spelletjes. Voor sommige modules geldt: bundelen en korting eisen. Voor andere: ontbundel genadeloos. De kunst is te weten wanneer welke aanpak werkt. Het kan binnen één contract wisselen per productlijn.
De waarheid over stilte
Als je een vraag stelt of een bod doet en dan je mond houdt, wordt er iets magisch in het brein van je gesprekspartner geactiveerd. Vrijwel niemand verdraagt stilte. Ze gaan praten, onderhandelen met zichzelf, concessies doen waar jij niet eens om vroeg. Die “final offer” verbeteren ze plots zelf. Als je maar kunt zwijgen. Tel in je hoofd langzaam naar 10. Dat voelt eindeloos, maar werkt verbijsterend goed.
Langetermijnrelaties vs kortetermijnwinst
Sommige onderhandelaars gaan voor de kill. Ze persen elke cent eruit, lachen, en lopen weg. Prima als je nooit meer zaken doet. Desastreus als je daarna 5 jaar samen moet werken. De kunst is stevig onderhandelen zonder te vernietigen. Laat de vendor iets winnen dat voor jou minder belangrijk is. De dankbaarheid vertaalt zich in betere support bij problemen.
Meesteronderhandelaar word je niet vanzelf
Onderhandelen is een spierbundel. Hij groeit alleen door training en gebruik. De eerste keren? Ongemakkelijk. Misschien zelfs pijnlijk. Maar elke onderhandeling maakt je sterker. Elke keer dat je “nee” durft te zeggen tegen slechte voorwaarden, bouw je ervaring op. Je leert welke tactiek wanneer werkt.
Professionele ontwikkeling helpt. Gerichte training onderhandelen zet je op de tegenaanval met technieken die anders jaren zouden kosten om te leren. Harde lessen, zachte aanpak. Maar onmiddellijk toepasbaar.
Ben je bezig met een deal die te groot is om te verliezen? Met contractwaarde die je jaarbudget kan maken of breken? Soms is één gesprek met een expert het verschil tussen een duur drama en een soepele overwinning. Gespecialiseerd onderhandelingsadvies lijkt een extra kostenpost, maar betaalt zich vaak terug in de eerste clausule die ze voor je verbeteren.
Eén ding is zeker: geen vendor besteedt meer tijd aan het perfectioneren van verkooptechnieken dan jij aan inkoop. Dat speelveld kantelt alleen als jij het besluit te kantelen. Begin vandaag. Je volgende contract zal het bewijs leveren.
