Zo bespaar je flink op Microsoft Teams
Vanaf 1 november aanstaande voert Microsoft ingrijpende wijzigingen door in de licentiestructuur van Microsoft 365 en Office 365. Organisaties krijgen voortaan de keuze: pakketten mét Teams of zonder. Volgens Kevin Pastor, managing partner bij licentie-adviesbureau BeSharp Experts, is de grotere keuzevrijheid de belangrijkste verandering.
Deze stap volgt op jarenlange druk vanuit de Europese Commissie en heeft grote gevolgen voor kosten, flexibiliteit en interoperabiliteit. De aanpassingen volgen uit een akkoord met de Commissie, die zich al langer zorgen maakt over de bundeling van Microsoft Teams met de bredere productiviteitssoftware.
Kevin Pastor van BeSharp Experts constateert dat er meer flexibiliteit komt in de samenstelling van de pakketten, al gaat dit wel gepaard met een nieuwe prijsstructuur. Afhankelijk van de gekozen suite bedraagt het prijsverschil met Teams minimaal 1 euro (Microsoft 365 F3) tot minimaal 8 euro p.p./maand (Microsoft 365 E3/E5). Daarnaast blijft Teams beschikbaar als zelfstandige dienst: Teams Essentials: minimaal 3 euro p.p./maand en Teams Enterprise: minimaal 8 euro p.p./maand. Het verschil voor Business Standard of Premium bedraagt 3 euro.
Voor bedrijven en instellingen kan dit een kostenbesparing betekenen. Je betaalt alleen voor Teams als je het gebruikt. De toezegging van Microsoft geldt voor minimaal zeven jaar.
Toezeggingen van Microsoft
Het softwarebedrijf belooft bovendien nieuwe api’s en exporttools voor eenvoudige datamigratie uit Teams. Ook komt er een centraal ontwikkelaarsportaal voor betere integratie van externe tools. Andere leveranciers worden beter in staat gesteld hun samenwerkingstools te koppelen aan Microsoft 365.
Microsoft heeft toegezegd technische documentatie te verstrekken om de toegang van concurrenten tot Office-producten te vergemakkelijken. Dit is bedoeld om een betere interoperabiliteit mogelijk te maken en zal tien jaar duren. Gebruikers krijgen volledige controle over eigen data, inclusief exportmogelijkheden. Klanten in Europa krijgen extra rechten:
• Jaarlijkse overstapmogelijkheid van een suite met Teams naar een suite zonder;
• Behoud van bestaande kortingen bij overstap;
• Gelijke kortingpercentages voor pakketten met en zonder Teams.
Complexer licentie-landschap
Volgens Pastor bieden de aangekondigde veranderingen meer keuzevrijheid, maar ze maken het licentie-landschap ook complexer. Klanten moeten opnieuw beoordelen welke licentie-variant het best aansluit bij hun organisatie, nu en in de toekomst. Wel wordt het eenvoudiger om andere samenwerkingstools naast of in plaats van Teams te gebruiken, dankzij de verbeterde export- en integratiemogelijkheden. Pastor: ‘Dit vraagt om een herbeoordeling van de huidige licenties, contracten en samenwerkingsstrategie.’
BeSharp Experts raadt aan om een duidelijk overzicht te maken van het gebruik van Teams. Hoeveel mensen gebruiken het echt? En wat kost dat straks met de nieuwe prijzen? Er bestaan drie opties:
• Teams blijven gebruiken zoals nu;
• Overstappen op een pakket zonder Teams;
• Teams combineren met andere tools.
Ook is het verstandig naar het contract te kijken. Misschien is het beter om te wachten tot het moment waarop het contract verlengd wordt. Pastor: ‘Dan kun je makkelijker en voordeliger overstappen naar een ander pakket.’
Miljardenboete van de baan
Microsoft biedt al business en enterprise productiviteitspakketten zonder Teams alsmede losse versies van deze communicatietool. Nu Teams is losgekoppeld van Microsoft 365 blijft Microsoft verschoond van een miljardenboete. Die had kunnen oplopen tot 10 procent van de wereldwijde jaaromzet.
De Europese Commissie is tevreden over de concessies die Microsoft heeft gedaan. Het compromis kwam niet zonder slag of stoot. De Europese Commissie onderzocht Microsoft sinds 2020, na een klacht van Slack over oneerlijke concurrentie. Verwacht wordt dat de concurrentie herleeft op de markt voor videoconferencing en samenwerkingstools.
