De clichés kennen we allemaal: de it-afdeling kost te veel geld, loopt enorm achter, heeft te weinig developers in dienst en is met name bezig met het ‘licht aanhouden’. Over innovatie praten ze wel, maar uitvoeren, ho maar. Daar is geen tijd voor. Dit beeld leefde ook bij Boels, verhuurbedrijf voor machines, gereedschappen en catering- en event-equipment.
De it-afdeling van Boels had één belangrijk doel: gezien worden als dé innovatie-katalysator van de organisatie. En zo ontstond, in samenwerking met it-partner Phact, de Boels Challenge Week. Alle elf business afdelingen binnen Boels mogen de it-afdeling uitdagen om binnen één week een applicatie voor hen te ontwikkelen met een low-code-platform.
Belangstelling
Binnen elke organisatie zijn er interne en externe processen en werkwijzen waarvan men wéét dat ze beter en efficiënter kunnen. Maar er is altijd wel een reden om er geen oplossing voor te ontwikkelen. Dat gold zeker ook voor Boels, zo bleek uit het totaal aantal aanvragen vanuit de afdelingen: 114! Om de aanvragen vanuit één centraal punt te beoordelen ontwikkelde Phact een portal-applicatie waar de ideeën ingediend werden. De belangstelling was overweldigend en daardoor had de it-afdeling van Boels een eerste doel al behaald: de business dichterbij it brengen en de it-afdeling positioneren als innovatiepartner van de business. De volgende uitdaging was het maken van keuzes, welke van de 114 ideeën worden werkelijkheid?
Phact en Boels hebben vooraf bepaald dat alleen de inzendingen die binnen één week van idee naar minimum viable product (mvp) konden gaan, daadwerkelijk ontwikkeld werden. Na een nauwkeurige selectie bleven er elf projecten op tafel liggen en is Phact in samenwerking met de it-afdeling van Boels aan de slag gegaan met het ontwikkelen van de business applicaties. Dit was het startsignaal van een productieve week waarin de ontwikkelaars van Phact samen met de it-afdeling van Boels door middel van een soort hackathon maar liefst elf applicaties ontwikkelden met het low-code-platform.
Innovatief, gewild en succesvol
Na een week ontwikkelen, zijn meerdere processen gedigitaliseerd en gestroomlijnd en is er zelfs een aantal fte bespaard. Maar belangrijker is dat alle afdelingen hebben geproefd van de enorme voordelen die low-code applicatieontwikkeling biedt en hoe snel je kunt innoveren als bedrijf. Met name app #37 van de afdeling bouwplaatsinrichting (bpi) voor het digitaliseren van werkbonnen viel goed in de smaak.
De monteurs in de buitendienst hebben nu een app op hun mobiele telefoon waar zij hun werkbonnen invoeren. Deze bonnen betreffen het opbouwen en afbreken van verhuurde liften en het verhelpen van storingen. Voorheen waren deze werkbonnen nog van papier. De app geeft monteurs de mogelijkheid alles digitaal te verwerken op locatie, waardoor ze niet meer naar kantoor hoeven om de bonnen in te leveren. Het systeem is bovendien altijd up-to-date en op kantoor hebben ze direct inzicht in de status. Het levert zowel de monteurs als de medewerkers op kantoor veel tijdsbesparing en gebruikersgemak op.
Het is een bekende regel en een grote frustratie voor veel it-afdelingen, 80 procent van de tijd gaat op aan de dagelijkse beslommeringen, en slechts 20 procent van de tijd wordt besteed aan innovatie. Tijdens de Boels Challenge Week heeft Boels dit in samenwerking met Phact omgedraaid. De hele organisatie stond in het teken van innovatie. Door de ontwikkelsprint heeft de it-afdeling zijn waarde aan kunnen tonen en zichzelf in de spotlight weten te zetten. De Challenge Week was zo’n groot succes dat er al gesproken wordt over een herhaling. Of elf apps in één week een no-go is? Zeker niet!
