Voor smartphoto, al jaren bekend om innovatie, creativiteit en klantgerichtheid, kwam er een moment waarop de bestaande IT-omgeving die ambities niet meer ondersteunde. Samen met SAP-partner Flexso zet het bedrijf daarom de stap van een verouderde SAP ECC-omgeving naar een moderne, schaalbare ERP-architectuur op basis van SAP S/4HANA Public Cloud. Tijdens SAP NOW AI Tour Netherlands deelde smartphoto hoe het de overstap naar een moderne cloud-ERP succesvol heeft uitgevoerd.
smartphoto produceert gepersonaliseerde gifts, fotoboeken en wenskaarten en beheert daarbij de volledige productie in eigen huis, terwijl de distributie via externe bezorgdiensten verloopt. In die dynamiek bood de oude ECC-installatie steeds minder flexibiliteit: aanpassingen werden complex, nieuwe verplichtingen zoals elektronische facturatie via Peppol waren lastig te integreren en snel veranderende bedrijfsprocessen werden onvoldoende ondersteund.
Systeem dat ondersteunt en versterkt
“Onze IT-infrastructuur paste gewoon niet meer bij wie we als bedrijf vandaag zijn”, vertelt Jonas Persyn, CFO smartphoto. “Onze businesscontext is veranderd. Daardoor wilden we een systeem dat onze manier van werken niet vertraagt, maar ondersteunt en versterkt.”
De opdracht was helder: smartphoto zocht een robuust, schaalbaar en betrouwbaar ERP-systeem dat bestaande processen optimaliseert en ruimte biedt voor internationale groei en toekomstige overnames. Met activiteiten in een vijftiental Europese landen zijn security, compliance en standaardisatie essentieel.
Bewuste keuze voor standaardisatie in de cloud
In plaats van een zwaar aangepast systeem te bouwen, koos smartphoto heel bewust voor een standaard SAP-oplossing met minimale aanpassingen, gebaseerd op SAP S/4HANA Public Cloud. “We zijn voor 99% bij de standaard gebleven. Dat was een bewuste keuze. Standaardisatie maakt het systeem eenvoudiger, flexibeler én klaar voor verdere digitalisering”, zegt Jonas Persyn.
De modulaire opbouw van SAP maakt uitbreiding mogelijk zonder telkens opnieuw te moeten bouwen. Nieuwe landen, entiteiten of functionaliteiten kunnen gecontroleerd worden aangesloten binnen dezelfde standaard. Het SAP Activate-model hielp de transitie versnellen en gaf tegelijk structuur via de herkenbare fasen van ‘discover’ tot ‘run’. Het huidige project dient nu als blueprint voor toekomstige implementaties binnen de groep.
Voorstudie als successfactor
Een bepalende succesfactor was de uitzonderlijk gedetailleerde voorstudie. smartphoto definieerde nauwkeurig wat nodig was en wat niet. “Het was soms frustrerend voor onze partners hoe gedetailleerd we waren, maar achteraf bleek het cruciaal”, zegt Persyn. De analyse werd uitgevoerd door medewerkers met diepgaande kennis van finance, operations en andere kernprocessen. Daardoor paste de inrichting van de nieuwe omgeving niet alleen technisch, maar ook organisatorisch bij de werkvloer.
De overstap naar een gestandaardiseerd ERP vroeg bovendien om een nieuwe manier van werken, met meer aandacht voor datakwaliteit, duidelijke rollen en uniforme processen.
Verandering uitleggen vanuit het einddoel
Zoals bij elk ERP-project was er sprake van verandering. Nieuwe schermen, processen en werkroutines vroegen gewenning. smartphoto investeerde daarom volop in communicatie over het ‘waarom’. Door consequent te benadrukken dat het nieuwe systeem het werk eenvoudiger en efficiënter maakt, bleef het projectteam de voordelen vooropstellen.
Persyn maakt het graag tastbaar: “Je vertelt je kinderen niet dat ze een dag in de auto moeten zitten, maar dat je onderweg bent naar een prachtig zwembad.” Die mindset zorgde voor breed draagvlak. Medewerkers die deelnamen aan tests begeleiden nu collega’s in andere units. Zij fungeerden als interne ambassadeurs en versnelden de adoptie in de rest van de organisatie.
Flexso als partner: samenwerking in de praktijk
Voor de implementatie koos smartphoto voor Flexso. De samenwerking kenmerkte zich door open communicatie, wederzijds vertrouwen en een gedeelde focus op resultaat.
“Het werd een samenwerking in de volle betekenis van het woord”, zegt Steven Decrock, Business Transformation Expert bij Flexso. “Ons advies werd opgepikt, er was wederzijdse betrokkenheid en ruimte voor feedback. Dat maakte het project niet alleen succesvol, maar ook aangenaam.”
Door de combinatie van standaard SAP, het Activate-implementatiemodel en de pragmatische aanpak van Flexso kon smartphoto gecontroleerd en stapsgewijs migreren, zonder de gekozen standaardisatieprincipes los te laten.
Blauwdruk voor verdere groei
Hoewel de digitale reis nog doorgaat, ligt de koers vast. Met SAP S/4HANA Public Cloud beschikt smartphoto nu over een toekomstbestendige ERP-infrastructuur die internationale expansie ondersteunt, compliance vereenvoudigt en een solide basis legt voor verdere digitalisering en automatisering. Nieuwe entiteiten kunnen sneller en consistenter worden aangesloten dankzij de ontwikkelde blueprint.
Zoals Persyn het formuleert: “We zijn onderweg naar dat mooie zwembad en elke kilometer brengt ons dichter bij onze bestemming.”
Videolink: https://vimeo.com/1143443528?share=copy&fl=sv&fe=ci
Meer lezen
