VersaDoc maakt kennis direct bruikbaar binnen klantenservice en fieldservice. Het platform combineert documentatie, e-mails, databases en ticketsystemen tot één betrouwbare kennisbron. Medewerkers krijgen snel onderbouwde antwoorden, zonder dat bedrijfsdata de organisatie verlaat.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
VersaDoc is een AI-gedreven kennisplatform dat organisaties helpt om versnipperde documentatie om te zetten in direct bruikbare kennis. In veel organisaties staat essentiële informatie verspreid over handleidingen, PDF’s, e-mails, databases, ticketsystemen en presentaties. Medewerkers besteden daardoor veel tijd aan het zoeken naar antwoorden, terwijl klanten juist snelle en consistente ondersteuning verwachten.
VersaDoc brengt deze kennis samen in één centrale kennislaag. Het platform verwerkt uiteenlopende documenttypen, waaronder ook complexe technische bronnen zoals CAD-tekeningen. Hierdoor kunnen medewerkers vragen stellen en direct antwoorden krijgen die gebaseerd zijn op de beschikbare bedrijfsdocumentatie.
Een belangrijk onderscheid met generieke AI-chatbots is de manier waarop VersaDoc met bedrijfsinformatie omgaat. Het systeem werkt uitsluitend met de documentatie van de organisatie zelf. Data blijft binnen de eigen omgeving en wordt niet gebruikt om externe modellen te trainen. Dat maakt het platform geschikt voor organisaties waar vertrouwelijkheid en compliance essentieel zijn.
Daarnaast zijn antwoorden altijd herleidbaar naar de onderliggende bron. VersaDoc baseert reacties op informatie uit documenten, e-mails, databases en ticketsystemen. Door deze brongebonden aanpak wordt de kans op zogenaamde hallucinaties sterk beperkt en blijft de betrouwbaarheid van antwoorden hoog.
Het resultaat is dat medewerkers sneller inzicht krijgen in complexe kennis en direct antwoorden kunnen vinden op vragen, ook buiten hun eigen expertise. Organisaties verbeteren daarmee hun klantcontact, verkorten oplostijden en maken hun kennis beter beheersbaar.
Beschrijf de definitie van de eindklant, hoe de strategie hierop bepaald is en hoe dit is door vertaald naar processen
De primaire eindgebruikers van VersaDoc zijn professionals die dagelijks afhankelijk zijn van technische of specialistische kennis om hun werk te doen. Denk aan medewerkers in klantcontactcentra, serviceteams, technische supportafdelingen en consultancyorganisaties.
Voor deze gebruikers vormt kennis vaak een bottleneck. Documentatie is omvangrijk, verspreid over verschillende systemen en vaak geschreven door specialisten. Wanneer klanten vragen stellen, moeten medewerkers snel schakelen tussen verschillende bronnen om een compleet en betrouwbaar antwoord te vinden.
De strategie van VersaDoc is daarom gericht op het centraal ontsluiten van alle relevante kennis binnen een organisatie. Niet het document staat centraal, maar de vraag van de gebruiker. Medewerkers kunnen vragen stellen in natuurlijke taal, waarna het systeem antwoorden samenstelt op basis van alle beschikbare bronnen.
Deze strategie is vertaald naar processen waarin kennis automatisch wordt verzameld, geanalyseerd en geïntegreerd. Documenten, e-mails, databases en ticketsystemen worden gekoppeld aan één centrale kennislaag. Nieuwe informatie wordt continu toegevoegd en geanalyseerd, zodat kennis actueel en bruikbaar blijft.
Tegelijkertijd signaleert VersaDoc conflicterende of ontbrekende informatie. Hierdoor ontstaat niet alleen betere toegang tot kennis, maar ook een structureel verbeterproces voor documentatie binnen organisaties.
Beschrijf hoe er klantgericht is geïnnoveerd, op basis van zaken als customer journey mapping, service design thinking of vanuit de klantbehoefte
De innovatie achter VersaDoc is ontstaan vanuit een concreet probleem dat veel organisaties herkennen: medewerkers besteden een aanzienlijk deel van hun tijd aan het zoeken naar informatie. Onderzoek laat zien dat werknemers gemiddeld bijna een vijfde van hun werktijd kwijt zijn aan het terugvinden van kennis uit documentatie. In klantcontactomgevingen kan dit percentage nog hoger liggen.
Qaitbay gelooft dat echte innovatie begint bij het begrijpen van de behoeften, doelen en uitdagingen van onze klanten en niet met het inzetten van technologie om de technologie. Daarom verdiepen we ons continu in klantprocessen met methodieken zoals service design thinking, Jobs-to-Be-Done, design sprints en Lean UX. Deze methodieken helpen ons om oplossingen te ontwerpen die écht waarde toevoegen. Om onze inzichten te verrijken en te toetsen, laten we ons wekelijks actief adviseren door de gerenommeerde onderzoeksbureaus Gartner en Forrester, zodat we blijven bouwen op bewezen trends, best practices en marktontwikkelingen. Zo zorgen we ervoor dat elke technologische keuze die we maken direct terug te voeren is op wat klanten écht nodig hebben.
Vanuit deze methodieken en inzichten is een oplossing ontwikkeld die het volledige kennisproces ondersteunt. VersaDoc kan verschillende type documenten verwerken en combineren binnen één centrale kennisbank. Uniek daarbij is dat ook complexe technische documenten, zoals CAD-tekeningen, kunnen worden geïnterpreteerd en meegenomen in het antwoord. Het resultaat? Begrijpelijke antwoorden uit complexe data.
Daarnaast is de innovatie sterk gericht op betrouwbaarheid. Waar generieke AI-chatbots geregeld hallucineren en vaak antwoorden genereren zonder duidelijke bron, baseert VersaDoc zich altijd op bestaande documentatie binnen de organisatie. Hierdoor wordt het risico op foutieve of verzonnen informatie sterk beperkt.
Het systeem voegt bovendien actief waarde toe door te attenderen op ontbrekende informatie en tegenstrijdige informatie zichtbaar te maken. Hierdoor verbetert niet alleen de toegang tot kennis, maar ook de kwaliteit van de kennis zelf.
Beschrijf hoe de klantinnovatie is embed in de bedrijfscultuur
Bij Qaitbay en het VersaDoc team staat het dagelijkse werk van de gebruiker centraal. Het team analyseert continu hoe medewerkers omgaan met kennis en waar zij in de praktijk tegenaan lopen. Kennis toegankelijk maken is het uitgangspunt, maar de toepassingen blijven zich ontwikkelen naarmate organisaties nieuwe behoeften ontdekken.
Naast marktanalyses is er intensief contact met klanten en gebruikers. Regelmatig worden gesprekken gevoerd met organisaties over hun kennisprocessen en de uitdagingen die zij daarbij ervaren. Ook wordt actief gekeken naar discussies en vragen in online communities en vakfora om trends vroegtijdig te herkennen.
Daarnaast loopt het team regelmatig mee met klanten om het dagelijkse werkproces beter te begrijpen. Door te observeren waar medewerkers tijd verliezen of vastlopen, ontstaan vaak nieuwe ideeën voor functionaliteiten.
Voordat nieuwe functies worden ontwikkeld, worden ze eerst gevalideerd met gebruikers en UX-specialisten. Deze werkwijze zorgt ervoor dat innovaties niet alleen technisch interessant zijn, maar daadwerkelijk waarde toevoegen in de praktijk.
Beschrijf wat het resultaat is (naar verwachting), en wat dit oplevert voor de eindklant
De hoeveelheid kennis binnen organisaties groeit sneller dan mensen deze kunnen verwerken. Veel waardevolle informatie blijft daardoor verborgen in documentatie, e-mails of technische bestanden.
Met VersaDoc wordt deze kennis toegankelijk en direct toepasbaar. Medewerkers kunnen vragen stellen en krijgen snel een onderbouwd antwoord dat gebaseerd is op de documentatie van hun eigen organisatie. Hierdoor wordt zoeken vervangen door begrijpen.
Dit levert concrete voordelen op voor de eindklant.
• Servicemedewerkers kunnen vragen sneller beantwoorden, ook wanneer deze buiten hun directe expertise vallen;
• Klantcontactcentra verkorten hun oplostijden en verhogen de consistentie van antwoorden;
• Kennis wordt beter beheerd doordat ontbrekende of conflicterende informatie zichtbaar wordt;
• De inwerktijd van nieuwe collega’s wordt aanzienlijk verkort.
Doordat VersaDoc uitsluitend werkt met interne bedrijfsdocumentatie en de data binnen de organisatie blijft, kunnen bedrijven bovendien veilig gebruikmaken van AI zonder risico’s voor vertrouwelijke informatie.
Het resultaat is dat kennis niet langer een obstakel vormt, maar een versneller van betere dienstverlening.