Azelis had de data, maar kon er niet op sturen. Duurzaamheidscijfers stonden geïsoleerd van de rest van de bedrijfsdata. Rapporteren was mogelijk, beslissen niet. Samen met Fellowmind bouwde Azelis een nieuw geïntegreerd platform om dat te veranderen.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Veel bedrijven meten hun duurzaamheid, maar weinig sturen erop. Het verschil zit in de infrastructuur. Heb je data die geïsoleerd staat van de rest van je bedrijf of data die verweven is met elke businessbeslissing? Dat was de kern van de uitdaging bij Azelis.
Azelis is wereldwijd actief als ontwikkelaar en distributeur van speciale chemicaliën en voedingsingrediënten. Met ruim 140 locaties in zestig landen en als serviceprovider van tienduizenden chemische producten en voedingsingrediënten is Azelis de schakel tussen grote producenten en klanten in onder meer de agrarische markt, farmaceutische toepassingen en persoonlijke verzorging. Die tussenpositie maakt ze tot belangrijke verbinder: als je in het midden van de keten zit, kun je innovatie en verduurzaming in twee richtingen versnellen.
De ambitie om duurzame impact te maken en eerste resultaten waren er, maar de onderliggende IT-infrastructuur schoot tekort om de volgende stap te zetten. Duurzaamheidsdata stond in een extern systeem waar Azelis geen regie over had, zorgde voor veel handmatig werk en was volledig losstaand van andere bedrijfssystemen.
Samen met Fellowmind stapte Azelis daarom over naar Microsoft Sustainability Manager (MSM) als strategische toevoeging aan het bestaande Microsoft-landschap. Gefaseerd, datagedreven en met twee doelen: duurzaamheid verankeren in de dagelijkse besluitvorming en een fundament bouwen dat meegroeit met de organisatie.
Beschrijf de complexiteit en/of risico’s bij het doorvoeren van deze organisatietransformatie
De transformatie kende meerdere lagen van complexiteit:
Technisch: het oude systeem was een black box. Berekeningen van duurzaamheidsdata werden extern uitgevoerd zonder transparantie over de methodiek. Overstappen betekende niet alleen een nieuw systeem implementeren, maar ook volledige controle over data en rekenmethodieken terugpakken waarin ook landspecifieke vereisten meegenomen konden worden. Zo rekent het systeem nu voor één kilowattuur stroom een andere CO2-uitstoot in Nederland dan in Noorwegen, op basis van de lokale energiemix.
Organisatorisch: Azelis werkt met ruim 140 locaties wereldwijd, elk met eigen datapunten. Van kantoren die alleen energieverbruik rapporteren tot productielocaties met koelprocessen, transportbewegingen en tot wel 48 soorten afval. In het oude systeem kreeg elke locatie dezelfde vragenlijst om over te rapporteren, ook als driekwart van de vragen niet van toepassing
was. Samen met Fellowmind is dit in MSM per locatie gespecificeerd en geautomatiseerd, zodat locaties alleen rapporteren over wat voor hen relevant is en zo min mogelijk handmatig hoeven te verwerken.
Procesmatig: de implementatie liet zich vooraf niet volledig uittekenen. Pas tijdens het testen met gebruikers werd duidelijk waar processen moesten worden bijgesteld. Dat vroeg om een aanpak die kon meebewegen en een partner die dit ook kan.
Beschrijf de gerealiseerde waarde van deze organisatietransformatie voor de interne of externe klant
- Van geïsoleerde data naar geïntegreerd platform: duurzaamheidsdata staat niet langer in een losstaand systeem, maar past volledig in de bestaande IT-architectuur. Daarmee voldoet het aan alle veiligheidseisen die van een volwassen systeem worden gevraagd.
- Van black box naar controle: waar berekeningen voorheen extern en onzichtbaar werden uitgevoerd, heeft Azelis dankzij interne trainingen nu zelf regie over elke rekenmethodiek waar landspecifieke eisen in worden meegenomen.
- Van uniforme naar locatiespecifieke processen: door de inrichting per locatie te specificeren, rapporteren de ruim 140 locaties alleen over wat voor hen van toepassing is. Dit verhoogt de datakwaliteit en verlaagt de werklast aanzienlijk.
- Van rapportageverplichting naar instrument voor besluitvorming: duurzaamheidsdata is centraal inzichtelijk en bruikbaar voor strategische en operationele besluitvorming.
- Van statisch systeem naar schaalbaar fundament: het platform groeit mee met de organisatie en is klaar voor uitbreiding naar scope 3-emissies, leveranciersdata en AI-toepassingen.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van deze organisatietransformatie
Azelis gebruikt MSM niet uitsluitend als rapportagetool, maar ook als instrument voor strategische besluitvorming. Door duurzaamheidsdata van hoge kwaliteit te integreren in dagelijkse processen, bestaande systemen en financiële data, tilt Azelis duurzaamheid van rapportageverplichting naar besluitvormingsniveau. Daarmee wordt duurzaamheidsdata een integraal onderdeel van elke businessbeslissing over de gehele operatie.
De keuze voor MSM was bovendien een bewuste investering in de toekomst. Het platform is ingericht als fundament dat meegroeit met de organisatie en zich leent voor verdere automatisering van datastromen en integratie met bestaande systemen. Daarnaast biedt het platform de basis voor AI-toepassingen zoals agents die het systeem begrijpen en duurzaamheidsdata kunnen interpreteren in de context van de business. Zo wordt MSM niet alleen een rapportage- of sturingsinstrument, maar een platform voor verdere automatisering.
Beschrijf de rol van de interne of externe leverancier(s) bij deze organisatietransformatie
Azelis zocht in Fellowmind geen uitvoerende partij, maar een inhoudelijke partner. De keuze was gebaseerd op twee criteria: bewezen ervaring met MSM en inhoudelijke kennis van duurzaamheid. Niet alleen een partij die software implementeert, maar een partner die vanuit best practices denkt en begrijpt hoe je die vertaalt naar de eigen praktijk.
Die combinatie bleek essentieel. De implementatie vroeg om een agile aanpak, waarbij processen werden bijgesteld op basis van gebruikerstests in plaats van het oorspronkelijke plan. Fellowmind bewoog mee waar nodig. Ook op afstand, want de samenwerking verliep grotendeels online. Dat vroeg om heldere communicatie, de juiste mensen en een slimme werkwijze. Het laat zien dat een succesvolle digitale transformatie niet afhankelijk is van fysieke aanwezigheid, maar van de juiste partner.