Bij Vierstroom Verpleeg Thuis vervangt de roosterapplicatie 'Harry' complexe Excel-processen door een intelligent algoritme in een Mendix-applicatie van Tacstone Technology. 'Harry' reduceert de planningstijd met 90%, verhoogt de autonomie van zorgmedewerkers en garandeert een eerlijke bezetting.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Vierstroom Verpleeg Thuis biedt intensieve zorg en welzijn aan cliënten die, ondanks een zware zorgbehoefte, zo lang mogelijk in hun eigen vertrouwde omgeving willen blijven wonen. Om deze persoonlijke ondersteuning op maat te garanderen, is een vlekkeloze personeelsplanning cruciaal. Het project rondom de door partner Tacstone Technology (hierna ‘Tacstone’) gebouwde roosterapplicatie ‘Harry’ verving een foutgevoelig proces van Excel-lijsten en informele communicatie door een intelligent digitaal algoritme. De uitdaging was om complexe CAO-regels en wettelijke rusttijden te combineren met de persoonlijke voorkeuren en autonomie van de zorgmedewerkers.
De innovatieve kracht van ‘Harry’ schuilt in de rol als proactieve ‘digitale collega’. Gebouwd met het Mendix low-code platform als slimme laag bovenop bestaande systemen, adviseert de applicatie medewerkers direct over de haalbaarheid van hun verlofaanvragen. Deze aanpak creëert een balans tussen de operationele behoeften en medewerkerstevredenheid. Het resultaat is een enorme efficiëntieslag: de planningstijd voor coördinerend verpleegkundigen is met ruim 90% gereduceerd van 32 uur naar slechts dertig minuten. Hierdoor komt er aanzienlijk meer tijd vrij voor de directe cliëntenzorg.
De succesvolle realisatie door partner Tacstone was mede mogelijk dankzij de snelheid en wendbaarheid van Mendix. Door visueel te modelleren konden de specifieke behoeften van de werkvloer direct worden vertaald naar een gebruiksvriendelijke tool. Dankzij de expertise van Tacstone in de zorgsector is er een robuuste, toekomstbestendige oplossing neergezet met een zeer hoge adoptiegraad, die naadloos meegroeit met veranderende zorgwetgeving.
Beschrijf de complexiteit en/of risico's in/van het ict-project
De complexiteit van dit project lag primair in de noodzaak om een uiterst variabel en menselijk proces - de roostering van medewerkers in de thuiszorg - om te zetten in een sluitend digitaal algoritme. Voorheen werkte Vierstroom Verpleeg Thuis met handmatige Excel-lijsten, waarbij verlofaanvragen via talloze informele kanalen zoals e-mail, telefoon, WhatsApp of zelfs fysieke briefjes binnenkwamen. Dit zorgde voor een groot risico op informatieverlies en een gebrek aan objectiviteit in de roostering. Technisch gezien was de uitdaging om een veelvoud aan harde en zachte criteria te integreren: van harde CAO-regels en wettelijke rusttijden tot zachte criteria zoals persoonlijke voorkeuren voor bepaalde werkdagen en specifieke kwalificaties per dienst. Het systeem moest bovendien naadloos integreren met het bestaande ECD om de data-integriteit te waarborgen. Een belangrijk risico was het draagvlak; een geautomatiseerd systeem moet door medewerkers als ‘eerlijk’ worden ervaren om geaccepteerd te worden. Dankzij de expertise van Tacstone en de flexibiliteit van het Mendix low-code platform kon deze complexe logica worden vertaald naar een applicatie die de balans vindt tussen organisatiebelang en medewerkerstevredenheid.
Beschrijf de gerealiseerde toegevoegde waarde voor de interne of externe klant
De implementatie van ‘Harry’ heeft geleid tot een duidelijke efficiëntieslag en een verbetering van de werkkwaliteit en de medewerkerstevredenheid. Het (direct) automatisch en 24/7 goedkeuren van verlofaanvragen geeft medewerkers meer autonomie, bijvoorbeeld ‘in het weekend besluiten om last-minute vakantie te boeken’: de vakantie kan direct geboekt worden zonder eerst te hoeven wachten op goedkeuring van de verlofaanvraag. Die goedkeuring hoeft ook niet meer per WhatsApp/e-mail/mondeling doorgegeven te worden. Dit geldt ook voor de incidentele ‘wens vrijedagen’: medewerkers kunnen helemaal zelf ad-hoc dagen vrij nemen binnen de gestelde kaders (nog genoeg bezetting over op die datum, binnen het team, van dezelfde kwalificatie, etc.). Dit geeft extra flexibiliteit en vrijheid, betere werk/privébalans.
De grootste tijdwinst zit in het automatisch roosteren. Harry kan met één druk op de knop automatisch alle benodigde diensten inroosteren voor medewerkers, met inachtneming van kwalificaties, CAO-regels, persoonlijke voorkeuren, roosterbeleid van Verpleeg Thuis én de ingediende verlof- en wensvrije dagen. Voorheen was een coördinerend verpleegkundige per roosterperiode circa 32 uur kwijt aan het handmatig verwerken van aanvragen en het maken van de roosters. Met Harry is dit gereduceerd tot slechts een half uur, wat neerkomt op een tijdsbesparing van ruim 90%.
Daarbij zijn de roosters hiermee ook eerlijker en stabieler geworden: de omstandigheden en voorkeuren van alle medewerkers wegen even zwaar. Voorkeuren en minder populaire diensten worden dus eerlijk verdeeld over alle medewerkers.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van/in het ict-project
De innovatie van dit project schuilt in de opzet van de AI en de creatie van een ‘digitale collega’. Waar standaard ERP-software in de zorg vaak inflexibel is, heeft Vierstroom Verpleeg Thuis met Mendix een oplossing die proactief handelt. Harry is uniek omdat hij medewerkers al tijdens het aanvraagproces adviseert over de haalbaarheid van hun verlof, nog voordat de aanvraag definitief is ingediend. De door Tacstone gebouwde applicatie is een schoolvoorbeeld van een ‘best-of-breed’ aanpak in de zorgsector. In plaats van te wachten op beperkte basisfunctionaliteit van grote softwareleveranciers, heeft Vierstroom zelf een intelligente laag bovenop hun bestaande systemen gebouwd. Het systeem combineert harde parameters (kwalificaties en CAO) met zachte optimalisaties (medewerkerswensen), waardoor een balans ontstaat tussen operationele noodzaak en medewerkerstevredenheid die voorheen in de sector ondenkbaar was bij handmatige roosterindeling.
Beschrijf de kracht van de interne of externe leverancier
De succesvolle samenwerking tussen Vierstroom Verpleeg Thuis en partner Tacstone Technology is voor een belangrijk deel te danken aan de bewuste keuze voor het Mendix low-code platform. Dit platform vormde de perfecte brug tussen de complexe zorglogica en een snelle, gebruiksvriendelijke realisatie. Omdat Mendix werkt met visuele modellen in plaats van traditionele programmeercode, kon de leverancier de specifieke wensen van de verpleegkundigen razendsnel vertalen naar een werkende applicatie. Dit zorgde voor een unieke wendbaarheid waarbij aanpassingen direct konden worden doorgevoerd op basis van de praktijkervaringen van de eindgebruikers.
De kracht van Tacstone lag in het slim benutten van de integratiemogelijkheden die Mendix biedt, daarbij was is de nauwe samenwerking tussen Tacstone en Vierstroom een belangrijke factor in het succes van dit project, waarin ook de uitgebreide ervaring van Tacstone met de zorgsector een centrale rol heeft gespeeld. Het resultaat is een robuuste en veilige oplossing die niet alleen technisch uitblinkt, maar ook een zeer hoge adoptiegraad heeft omdat het precies doet wat de zorgmedewerker nodig heeft. Door de inzet van low-code is er een toekomstbestendige oplossing neergezet die gemakkelijk mee kan groeien met de veranderende behoeften van de organisatie en de zorgwetgeving.