De case beschrijft hoe Hero samen met 1uur.nu de adoptie van Microsoft 365 Copilot structureel en meetbaar heeft gemaakt door praktische toepassingen te ontwikkelen die direct aansluiten bij de dagelijkse werkprocessen, wat leidde tot zichtbare tijdsbesparing, hogere tevredenheid en breed gebruik binnen de organisatie.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Hero ontdekte dat Microsoft 365 Copilot veel potentie heeft, maar dat praktische, op maat gemaakte toepassingen en begeleiding nodig zijn voor echte meerwaarde. Met hulp van 1uur.nu werden in workshops 20 bruikbare toepassingen ontwikkeld, waarvan 16 direct inzetbaar. Resultaten: 75% vond Copilot werk strategischer of leuker maken, 2–6 uur tijdsbesparing per maand, en 84% behield de licentie. Copilot werkt vooral goed bij tekstgerichte taken zoals samenvatten, herschrijven en rapportages. Gestructureerde adoptie en training zijn cruciaal voor succes.
Beschrijf de complexiteit en/of risico’s bij het doorvoeren van deze organisatietransformatie
De complexiteit van het ICT-project bij Hero lag in het vertalen van de generieke mogelijkheden van Microsoft 365 Copilot naar praktische, organisatie-specifieke toepassingen. Risico’s in de beginsituatie waren onder andere het ontbreken van aansluiting op bestaande werkprocessen, onduidelijkheid over welke werkwijzen daadwerkelijk waarde opleveren, en incidenteel, onsystematisch gebruik door medewerkers. Zonder begeleiding bestond het risico dat gebruikers te brede of complexe opdrachten gaven, wat leidde tot teleurstelling en beperkte adoptie. Daarnaast was er onzekerheid over meetbare impact en duurzame implementatie. De complexiteit zat vooral in het identificeren van relevante use cases, het ontwikkelen van bruikbare prompts, en het borgen van structureel gebruik binnen verschillende teams en rollen.
Beschrijf de gerealiseerde waarde van deze organisatietransformatie voor de interne of externe klant
Dankzij de samenwerking met 1uur.nu realiseerde Hero meetbare toegevoegde waarde voor de interne klant door het ontwikkelen en implementeren van 20 praktische Copilot-toepassingen, waarvan 16 direct inzetbaar waren in dagelijkse werkprocessen. Medewerkers ervaarden een tijdsbesparing van 2–6 uur per maand bij taken als beleidsvergelijking, rapportages en artikelcreatie. Copilot werd breed ingezet in Chat, Outlook, Word en vergaderingen, waarbij meetingrecaps en het opstellen van content als duidelijke productiviteitsboosters fungeerden. 75%+ van de deelnemers vond dat Copilot hun werk strategischer of leuker maakte, 84% behield de licentie na de pilot en 80% zou Copilot aanbevelen. Door gestructureerde begeleiding en coaching op prompttechnieken konden teams Copilot effectief inzetten voor hun specifieke werkzaamheden, wat leidde tot hogere tevredenheid, snellere processen en duurzame adoptie.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van deze organisatietransformatie
De originaliteit en innovatieve kracht van het ICT-project bij Hero ligt in de unieke aanpak om Microsoft 365 Copilot niet generiek, maar volledig op maat te integreren in de dagelijkse werkprocessen van de organisatie. In plaats van standaard adoptiemateriaal te gebruiken, heeft Hero samen met 1uur.nu een traject opgezet waarin via interactieve workshops de specifieke pijnpunten, knelpunten en taken van medewerkers zijn geanalyseerd. Op basis hiervan zijn concrete, direct bruikbare Copilot-toepassingen ontwikkeld die aansluiten bij de eigen processen, rollen en functies van Hero. Dit resulteerde in 20 waardevolle toepassingen, waarvan 16 direct inzetbaar, en enkele innovatieve toepassingen zoals juridische clausule-analyse, een concept voor een juridische chatbot, vertaaloplossingen in interne tooling en automatisering van kwaliteitsdocumentatie. De innovatieve kracht zit in de combinatie van maatwerk, snelle zichtbare waarde en duurzame adoptie van AI, waardoor technologie daadwerkelijk vertaald is naar praktische en meetbare verbeteringen in het dagelijkse werk.
Beschrijf de rol van de interne of externe leverancier(s) bij deze organisatietransformatie
De kracht van 1uur.nu als externe leverancier lag in het concreet maken van de potentie van Copilot voor Hero. Door samen met Hero praktische toepassingen te ontwikkelen die direct bruikbaar waren in dagelijkse werkprocessen, bracht 1uur.nu visie, structuur en meetbare resultaten. Via interactieve workshops werden pijnpunten en repetitieve taken geïdentificeerd, waarna Copilot live werd getest met prompts op basis van Hero’s eigen werksituaties. Teams kregen ondersteuning bij het verkennen van complexere toepassingen en coaching op prompttechnieken, waardoor medewerkers leerden om grote processen op te delen in Copilot-compatibele stappen. Door deze gestructureerde aanpak werden 20 waardevolle toepassingen gerealiseerd, met duidelijke KPI’s, trainingen en een supportdesk, wat leidde tot snelle zichtbare waarde, duurzame adoptie en meetbare impact.