Middin verwerkt met slechts twee inkoopadviseurs tientallen inkooporders per dag voor 180 locaties en 3.000 medewerkers dankzij de gebruiksvriendelijke en efficiënte Spend Cloud, waarmee ze veel tijd en handmatig werk besparen.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Middin verwerkt tientallen inkooporders per dag met slechts 2 inkoopadviseurs dankzij de Spend Cloud. Hierdoor zijn hun inkoop-, factuur- en contractprocessen efficiënt en gebruiksvriendelijk ingericht, wat veel tijd en extra personeel bespaart. Spend Cloud ondersteunt automatische factuurverwerking, analyses en continue verbetering, waardoor het inkoopproces beheersbaar blijft voor 180 locaties en 3.000 medewerkers.
Beschrijf de complexiteit en/of risico's in/van het ict-project
Het ict-project bij Middin kent een hoge complexiteit vanwege het grote aantal locaties (180) en medewerkers (3.000) die dagelijks tientallen inkooporders verwerken. Zonder automatisering zou dit een forse personeelsuitbreiding vereisen (minimaal 5 FTE extra). Risico’s in de beginsituatie waren onder andere: foutgevoeligheid door handmatige verwerking, inefficiëntie, beperkte controle en inzicht in uitgaven, en een hoge werkdruk voor het kleine inkoopteam. Door de inzet van Spend Cloud zijn deze risico’s grotendeels gemitigeerd, maar afhankelijkheid van de software en leveranciers (voor bijvoorbeeld XML-facturen en OCI-koppelingen) blijft een aandachtspunt. Ook vraagt het beheer van koppelingen en het up-to-date houden van kennis over de software continue aandacht.
Beschrijf de gerealiseerde toegevoegde waarde voor de interne of externe klant
Dankzij de inzet van Spend Cloud kan Middin met slechts twee inkoopadviseurs het volledige inkoopproces voor 180 locaties en 3.000 medewerkers efficiënt beheren. De software maakt het mogelijk om tientallen inkooporders per dag te verwerken zonder extra personeel, waar bij een traditioneel proces zeker 5 FTE extra nodig zouden zijn. Spend Cloud zorgt voor gebruiksgemak en intuïtieve bediening, waardoor nieuwe medewerkers geen uitgebreide training nodig hebben en het aantal vragen beperkt blijft. Factuurverwerking is geoptimaliseerd door automatische 3-way matching en AI-gedreven boekingsvoorstellen, wat de administratieve last verder verlaagt. Spend Analytics biedt inzicht in verbetermogelijkheden en ondersteunt het management met rapportages. Door deze automatisering bespaart Middin veel tijd en handmatige handelingen, waardoor het primaire zorgproces ongestoord kan doorgaan.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van/in het ict-project
Middin onderscheidt zich door de innovatieve inzet van Spend Cloud, waarmee het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementproces volledig is geautomatiseerd en geïntegreerd. Uniek is dat slechts twee inkoopadviseurs het proces voor 180 locaties en 3.000 medewerkers beheren, mede dankzij OCI-koppelingen en automatische 3-way matching van facturen (inclusief AI-gedreven boekingsvoorstellen). Spend Analytics wordt actief gebruikt om continu verbeteringen en optimalisaties te signaleren, zoals het optimaliseren van het leveranciersbestand. De gebruiksvriendelijkheid van de software zorgt ervoor dat medewerkers zonder training direct aan de slag kunnen. Middin blijft bovendien actief op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen via webinars en kennisportalen, en experimenteert met slimme betaalpassen voor incidentele uitgaven. Deze combinatie van automatisering, datagedreven optimalisatie en laagdrempelig gebruik maakt het project origineel en innovatief binnen de zorgsector.
Beschrijf de kracht van de interne of externe leverancier
Spend Cloud stelt Middin in staat om met slechts twee inkoopadviseurs het volledige inkoopproces te beheren voor 180 locaties en 3.000 medewerkers, waar anders minimaal vijf extra FTE nodig zouden zijn. Door de automatisering van inkoop- en factuurverwerking, inclusief automatische 3-way matching en AI-gedreven boekingsvoorstellen, wordt veel tijd bespaard en zijn handmatige handelingen geminimaliseerd. De software is intuïtief en gebruiksvriendelijk, waardoor medewerkers zonder training bestellingen kunnen plaatsen en het aantal vragen beperkt blijft. Spend Analytics biedt inzicht in optimalisaties, en door proactief leveranciers te benaderen voor XML-facturen en OCI-koppelingen wordt het proces verder verbeterd. Middin blijft via webinars en het kennisportaal op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen, wat bijdraagt aan een continu verbeterproces.