De case gaat over hoe Eden Hotels met de implementatie van de Spend Cloud hun factuurverwerking heeft gedigitaliseerd, waardoor ze veel tijd besparen, fouten verminderen en het hele purchase-to-pay proces efficiënter en inzichtelijker hebben ingericht.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Eden Hotels bespaart veel tijd bij factuurverwerking door het digitaliseren van het volledige purchase-to-pay proces met Spend Cloud. Hierdoor zijn er minder fouten, facturen zijn sneller terug te vinden en 90% van de facturen wordt nu digitaal verwerkt. Automatische matching van facturen met inkooporders zorgt voor verdere efficiëntie en tijdswinst.
Beschrijf de complexiteit en/of risico's in/van het ict-project
De complexiteit van het project lag in het grote aantal inkomende facturen (45.000 per jaar) en de versnipperde, inefficiënte verwerking over 20 hotels, wat leidde tot veel fouten en correcties. Het risico bestond uit tijdverlies, hoge foutgevoeligheid en beperkte controle over het proces. De overgang naar digitale verwerking en automatische matching van facturen met inkooporders vereiste een zorgvuldige selectie van software, een gefaseerde implementatie (eerst testen in 3 hotels), en het aanpassen van werkprocessen. Daarnaast was er afhankelijkheid van leveranciers voor digitale facturatie. De beginsituatie kenmerkte zich door handmatige, foutgevoelige processen en beperkte transparantie, waardoor het project een aanzienlijke organisatorische en technische verandering inhield.
Beschrijf de gerealiseerde toegevoegde waarde voor de interne of externe klant
Door het digitaliseren van het volledige purchase-to-pay proces met de Spend Cloud zijn facturen sneller terug te vinden, is het aantal fouten bij het boeken sterk verminderd en verloopt de workflow geautomatiseerd. 90% van de facturen wordt nu digitaal ontvangen en automatisch gematcht met inkooporders en leveringen, waardoor handmatig zoekwerk en correcties vrijwel overbodig zijn. Dit levert een aanzienlijke tijdsbesparing op voor medewerkers en zorgt voor meer procesborging en transparantie. De samenwerking met de leverancier wordt als een partnership ervaren, mede door de snelle en accurate service.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van/in het ict-project
De innovatieve kracht van het project zit in de integratie van factuurverwerking en inkoop in één digitaal systeem, waarbij inkomende facturen automatisch worden gematcht met goedgekeurde inkooporders en leveringen (3-way matching). Door afspraken met leveranciers ontvangt Eden Hotels 90% van de facturen direct digitaal, wat de verwerking verder versnelt. De Spend Cloud zorgt ervoor dat het volledige proces – van inkoop tot betaling – digitaal en geautomatiseerd verloopt, waardoor facturen direct terug te vinden zijn en handmatige controles overbodig worden. Deze aanpak levert niet alleen een grote tijdsbesparing op, maar verhoogt ook de betrouwbaarheid en transparantie van het proces.
Beschrijf de kracht van de interne of externe leverancier
De kracht van de externe leverancier Visma | ProActive ligt in het bieden van een gebruiksvriendelijke, direct effectieve oplossing die het factuurverwerkingsproces volledig digitaliseert en automatiseert. De Spend Cloud-software maakt het mogelijk om facturen snel te verwerken, automatisch te matchen met inkooporders en leveringen, en minimaliseert fouten en zoekwerk. De leverancier onderscheidt zich door proactieve, snelle en accurate service, waardoor de samenwerking als een partnership wordt ervaren en het proces volledig digitaal geborgd is.