De case gaat over hoe zorgverlener Reinaerde, met ondersteuning van Accordis, tijdens de implementatie van Nedap Ons het behandeldossier heeft geïntegreerd in één elektronisch cliëntendossier om de zorg veiliger, efficiënter en gebruiksvriendelijker te maken, met waarborging van het medisch beroepsgeheim.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Reinaerde heeft, met hulp van Accordis, alle cliënt- en behandeldossiers samengebracht in één systeem: Nedap Ons. Dit zorgt voor meer veiligheid, minder fouten, snellere en makkelijkere zorg, en waarborgt het medisch beroepsgeheim door alleen relevante informatie te delen. De migratie verliep zorgvuldig via werkgroepen en duidelijke werkafspraken.
Beschrijf de complexiteit en/of risico's in/van het ict-project
De complexiteit en risico’s van het ICT-project lagen bij het migreren van miljoenen documenten uit het oude behandeldossier naar Nedap Ons, het waarborgen van het medisch beroepsgeheim in een systeem dat breder toegankelijk is, en het voldoen aan wettelijke bewaartermijnen van zorgdossiers. Er moesten keuzes worden gemaakt over welke informatie inzichtelijk is voor wie, en hoe gevoelige medische gegevens afgeschermd blijven. De uitfasering van het oude systeem vereiste nauwe samenwerking tussen verschillende disciplines en het opstellen van duidelijke werkinstructies. Daarnaast was het een uitdaging om de continuïteit van zorg te waarborgen tijdens de overgang en om gebruikers mee te nemen in de nieuwe werkwijze. Het risico bestond uit mogelijke datalekken, verlies van informatie, en weerstand bij gebruikers vanwege veranderingen in werkprocessen.
Beschrijf de gerealiseerde toegevoegde waarde voor de interne of externe klant
Door de overstap naar één centraal dossier in Nedap Ons is de zorg voor cliënten veiliger, sneller en makkelijker geworden. Medisch beroepsgeheim is gewaarborgd door alleen relevante informatie inzichtelijk te maken voor het zorgpersoneel, wat leidt tot minder fouten en korte communicatielijnen. Dit zorgt voor meer gemak en efficiëntie in het werkproces, betere samenwerking tussen behandelaren en begeleiders, en een hogere kwaliteit van zorg. Ook wordt de betrokkenheid van cliënten vergroot doordat alle relevante informatie op één plek beschikbaar is.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van/in het ict-project
De innovatieve kracht van het project zit in het samenbrengen van alle cliënt- en behandelgegevens in één elektronisch dossier, waarbij met behulp van de SOEP-methode zorgvuldig is bepaald welke informatie voor wie toegankelijk is. Door deze slimme inrichting wordt het medisch beroepsgeheim gewaarborgd, terwijl tegelijkertijd de samenwerking tussen verschillende zorgverleners wordt versterkt en dubbel werk wordt voorkomen. De werkwijze is vernieuwend doordat er multidisciplinaire werkgroepen zijn ingezet om werkafspraken en instructies op maat te maken, zodat het systeem veilig, comfortabel en gebruiksvriendelijk is voor alle betrokkenen. Bovendien wordt het gebruik van het nieuwe dossier actief gestimuleerd via nieuwsbrieven en kennisdeling, wat bijdraagt aan een cultuur van continue verbetering en innovatie binnen de organisatie.
Beschrijf de kracht van de interne of externe leverancier
Accordis onderscheidt zich als externe leverancier door hun proactieve en toegankelijke ondersteuning gedurende het hele traject. Ze namen Reinaerde volledig bij de hand, gaven per onderwerp inzicht in de mogelijkheden en opties, en waren altijd bereikbaar en snel in hun reacties. Dankzij deze begeleiding konden keuzes snel en goed worden gemaakt, wat leidde tot korte communicatielijnen en een soepele samenwerking. De aanpak van Accordis zorgde ervoor dat het werken in één dossier als prettig en efficiënt werd ervaren door de gebruikers.