MBO Amersfoort ging van datachaos naar controle en bracht hersteltijden terug van dagen naar minuten, terwijl belangrijke documenten van 8.000 studenten worden beschermd via één Commvault-platform.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Voor de overstap had MBO Amersfoort een chaotisch, versnipperd back-uplandschap waarin gegevens moeilijk te vinden waren en niet snel te herstellen. Denk aan studentbestanden, waaronder diplomadocumenten. Samen met Commvault en SPIE werd één centrale oplossing geïmplementeerd, die aansloot op de eisen rondom Microsoft 365, Active Directory en compliance. Trainingen en workshops zorgden voor een soepele overgang zonder verstoring van het onderwijs.
Beschrijf welke uitdagingen en risico's er met dit ict-project zijn overwonnen
1. Het ontbreken van één centrale back-upoplossing
Verschillende losse platforms en GUI’s maakten het beheer complex en foutgevoelig. Bestanden stonden op meerdere plekken, en het herstellen ervan vergde veel handmatig zoekwerk.
2. Een gebrek aan controle en consistentie
Het terugzetten van belangrijke bestanden, zoals diploma’s, duurde lang en was inconsistent.
3. Operationele en juridische risico’s
Verloren bestanden veroorzaakten discussies met studenten en medewerkers, terwijl het voldoen aan de Nederlandse GDPR-regelgeving steeds moeilijker werd.
4. IT-capaciteit onder druk
Het IT-team was veel tijd kwijt aan ad-hoc herstelwerk en dit ging ten koste van strategische en proactieve taken.
Beschrijf de gerealiseerde toegevoegde waarde voor de interne of externe klant
Met de uniforme oplossing voor databeveiliging en -herstel kan MBO Amersfoort nu Active Directory- en Microsoft 365-bestanden binnen vijf tot tien minuten herstellen. Dit duurde eerder dagen. Hierdoor gaan onderwijsprocessen ononderbroken door en hebben studenten en medewerkers altijd betrouwbare toegang tot belangrijke bestanden. Het centraliseren van back-ups heeft de operationele efficiëntie sterk verbeterd: data is eenvoudiger te beheren en terug te vinden, terwijl IT-teams veel tijd besparen. De oplossing verlaagt de IT-druk en stroomlijnt herstelprocessen, wat zowel kosten- als efficiëntievoordelen oplevert. Daarnaast voldoet de organisatie volledig aan de Nederlandse GDPR-regelgeving en is het IT-team verlost van ad-hoc herstelwerk, waardoor er meer ruimte is voor strategische en proactieve IT-initiatieven.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van/in het ict-project
De innovatieve kracht van dit project ligt in de holistische aanpak van Commvault bij het oplossen van de gefragmenteerde dataproblemen van MBO Amersfoort. In plaats van een standaard back-upoplossing te leveren, ontwikkelde Commvault een geïntegreerde strategie die meerdere systemen samenbracht in één centraal platform en die voldoet aan de eisen rond Microsoft 365, Active Directory en compliance. Om de implementatie soepel en gestructureerd te laten verlopen, werden workshops en technische sessies georganiseerd. Deze aanpak zorgde niet alleen voor snel en betrouwbaar dataherstel, maar veranderde ook de manier waarop de organisatie haar onderwijsdata beheert en beschermt.
Beschrijf de kracht van de interne of externe leverancier
herstel
SPIE: Zorgde voor deskundige implementatie en praktische trainingen.
Gezamenlijke impact: Samen zorgden zij ervoor dat de onderwijsinstelling weer volledige controle over haar data heeft. Daarnaast zijn de hersteltijden drastisch verkort, verlopen processen efficiënter en zijn ze beter beschermd.