De case gaat over hoe Keune Haircosmetics door het outsourcen van de salarisadministratie naar Visma YouServe minder kwetsbaar is geworden en haar HR-processen professioneler en efficiënter heeft ingericht.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Keune Haircosmetics heeft haar HR-processen en salarisadministratie gedigitaliseerd en geprofessionaliseerd door payroll outsourcing via Visma YouServe. Hierdoor zijn processen efficiënter, minder kwetsbaar en beter georganiseerd geworden. Medewerkers zijn tevredener door digitale selfservice, en de HR-afdeling heeft meer tijd voor strategisch werk. De overgang vergde aanpassing, maar levert nu meer rust, continuïteit en groeimogelijkheden op.
Beschrijf de complexiteit en/of risico's in/van het ict-project
De complexiteit en risico’s in het ict-project bij Keune lagen vooral in de afhankelijkheid van één salarisadministrateur, het ontbreken van procesautomatisering en het gebruik van slechts een klein deel van de bestaande softwarefunctionaliteit. Hierdoor was de organisatie kwetsbaar bij uitval of vertrek van sleutelfiguren en bestond het risico op fouten door handmatige processen. De overgang naar payroll outsourcing vereiste een grondige optimalisatie van werkprocessen, het in kaart brengen van alle taken en koppelingen, en het aanpassen van de interne organisatie en cultuur. Extra risico’s waren het wennen aan nieuwe werkwijzen, het mogelijk missen van neventaken in de uitbesteding en de noodzaak tot verdere integratie van systemen om foutgevoeligheid te verminderen.
Beschrijf de gerealiseerde toegevoegde waarde voor de interne of externe klant
Keune Haircosmetics realiseerde voor de interne klant een toekomstbestendige, efficiëntere en professionelere HR-organisatie door payroll outsourcing. Door processen te digitaliseren en automatiseren, werd de afhankelijkheid van één salarisadministrateur weggenomen, ontstond meer continuïteit en rust, en werd het werk minder operationeel. Medewerkers en managers kunnen nu zelf mutaties doorvoeren en hebben via een app direct toegang tot loonstroken, declaraties en verlofaanvragen, wat de tevredenheid vergrootte. De HR-afdeling houdt meer tijd over voor strategische taken, processen zijn beter georganiseerd en de organisatie is klaar voor verdere groei dankzij een stabiele, centrale oplossing die foutgevoeligheid vermindert en tijd bespaart.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van/in het ict-project
Keune Haircosmetics onderscheidt zich door de innovatieve inzet van payroll outsourcing in combinatie met vergaande digitalisering van HR-processen. Door samen met Visma YouServe niet alleen de salarisadministratie uit te besteden, maar ook processen als declaraties direct te koppelen aan bijvoorbeeld CO2-registratie, is een integrale, toekomstgerichte HR-omgeving gecreëerd. De organisatie heeft stapsgewijs workflows en modules voor in-, door- en uitstroom, performance management en declaraties geïmplementeerd, waarbij continu is gezocht naar slimmere, efficiëntere inrichting van processen. De keuze om alle systemen te integreren tot één centrale oplossing, inclusief het koppelen van pensioenportaal en verzuimsysteem, laat zien dat Keune niet alleen bestaande technologie toepast, maar deze ook benut om nieuwe, organisatiebrede optimalisaties te realiseren. Deze aanpak maakt de HR-functie schaalbaar, minder foutgevoelig en klaar voor verdere groei, en is daarmee vernieuwend binnen de sector.
Beschrijf de kracht van de interne of externe leverancier
Visma YouServe toont zich als externe leverancier krachtig door actief mee te denken met Keune, zowel bij het optimaliseren van processen als bij het implementeren van nieuwe workflows en modules. Ze bieden niet alleen technische ondersteuning, maar begeleiden ook het verandertraject intensief met een projectmanager en specialist, zorgen voor wekelijkse afstemming en dragen concrete verbetervoorstellen aan, zoals het koppelen van declaraties aan CO2-registratie. Door hun expertise en betrokkenheid neemt Visma YouServe operationele taken over, voert controles uit, en biedt continuïteit en stabiliteit, waardoor Keune minder kwetsbaar is en zich kan richten op verdere groei en professionalisering.