De case gaat over hoe Duplast, een Limburgse distributeur van voedselverpakkingen, samen met Hyperfox het complexe en foutgevoelige bestelproces heeft geautomatiseerd om de klantenservice te ontlasten, fouten te verminderen en klanten sneller te bedienen.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Duplast, Limburgse distributeur van voedselverpakkingen, automatiseerde samen met Hyperfox het bestelproces. Hierdoor werden meer dan 50% van de bestellingen volledig geautomatiseerd, daalde de werkdruk op de klantenservice, verminderden fouten en werd de verwerking sneller en schaalbaarder. Medewerkers hebben nu meer tijd voor klantrelaties en procesverbetering.
Beschrijf de complexiteit en/of risico's in/van het ict-project
Het ict-project bij Duplast kent aanzienlijke complexiteit en risico’s door de grote diversiteit aan klantgroepen, bestelformaten en communicatiekanalen (e-mail, telefoon, portalen, PDF, Excel, EDI). Elk klantsegment gebruikt eigen productcodes en levervoorkeuren, wat de orderverwerking foutgevoelig en moeilijk schaalbaar maakt. De operationele piekmomenten zorgen voor extra druk op de klantenservice en het magazijn, met risico op inefficiëntie en foute leveringen. De integratie van Hyperfox met Exact Online vereist een betrouwbare realtime datakoppeling, waarbij fouten in data-extractie of validatie direct impact hebben op het logistieke proces. Daarnaast brengt de overgang naar een geautomatiseerd bestelproces organisatorische en technologische veranderingen met zich mee, wat weerstand of fouten bij medewerkers kan veroorzaken. Het waarborgen van controle en kwaliteit tijdens en na de automatisering is cruciaal om klanttevredenheid en continuïteit te garanderen.
Beschrijf de gerealiseerde toegevoegde waarde voor de interne of externe klant
Door de automatisering van het bestelproces met Hyperfox verwerkt Duplast nu meer dan 50% van de bestellingen volledig automatisch, zonder manuele tussenkomst. Dit levert een tijdswinst van gemiddeld 2-3 uur per dag op voor de klantenservice, waardoor medewerkers zich kunnen richten op klantrelaties, kwaliteitsverbetering en procesoptimalisatie. Bestellingen worden sneller en foutloos verwerkt, wat leidt tot snellere leveringen en een hogere klanttevredenheid. Medewerkers ervaren hun werk als waardevoller door minder routinetaken en meer focus op uitzonderingen en klantcontact. Klanten profiteren van een gestructureerder bestelproces, minder fouten en een proactieve service.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van/in het ict-project
De originaliteit en innovatieve kracht van het ict-project bij Duplast zit in de inzet van AI-gedreven automatisering die bestellingen uit uiteenlopende bronnen (zoals e-mail, PDF, Excel, portalen) razendsnel omzet naar gevalideerde orders, direct geïntegreerd met het Exact Online ERP-systeem. Hyperfox combineert geavanceerde data-extractie en pre-validatie met een gepersonaliseerd bestelformulier, waardoor klanten enkel hun eigen relevante producten zien en eenvoudig kunnen (her)bestellen. Deze aanpak vermindert niet alleen de foutgevoeligheid en werkdruk, maar transformeert de klantenservice van reactief naar proactief. Het project onderscheidt zich door de combinatie van slimme automatisering, realtime integratie en klantgerichte personalisatie, waardoor schaalbaarheid en efficiëntie hand in hand gaan met behoud van controle en kwaliteit.
Beschrijf de kracht van de interne of externe leverancier
Hyperfox onderscheidt zich als externe leverancier door diepgaande kennis van supply chain-processen en een sterke focus op klantgerichtheid, wat aansluit bij de waarden van Duplast. Het Hyperfox-team biedt niet alleen een technologisch platform, maar begeleidt ook het veranderproces en zorgt dat de oplossing volledig aansluit op de praktijk van de gebruiker. Hun aanpak kenmerkt zich door doorzettingsvermogen, betrokkenheid en het leveren van zowel technische expertise als methodische ondersteuning, waardoor de implementatie zorgvuldig en succesvol verloopt.