De implementatie van een erp-systeem bij bestekgroothandel Amefa heeft geleid tot een financiële strop van 732.000 euro. Dat bedrag komt bovenop de 178.000 euro aan licentie- en implementatiekosten waarop het systeem aanvankelijk was begroot. De implementatietijd, die volgens de offerte drie maanden zou duren, liep uit tot drie jaar. Dat meldt advocaat Jop Fellinger die namens het bedrijf juridische stappen onderneemt tegen ict-dienstverlener Atos Origin, de onderaannemer van de erp-implementatie.
De 732.000 euro omvat extra kosten die door Atos Origin en erp-leverancier IFS zijn gefactureerd. De indirecte schade is volgens het bedrijf nog vele malen groter. Het gaat dan bijvoorbeeld om claims van klanten die door problemen met het erp-systeem niet op tijd hun bestelling geleverd krijgen, of kosten voor de inzet van extra personeel.
Het systeem dat nu draait, voldoet volgens Fellinger niet aan de verwachtingen. Bovendien is hij verbolgen over het feit dat, hoewel het contract is gesloten voor een vaste prijs, er toch extra kosten in rekening worden gebracht.
Fellinger vertelt dat Amefa in 2008 onder protest een aantal rekeningen betaalde omdat Atos Origin, dat de servers van het bedrijf stalde, dreigde de stekker uit de databases te trekken. Fellinger nam stappen voor het aanspannen van een kort geding. De advocaat: 'Atos ging er vervolgens mee akkoord dat de servers bij een andere dienstverlener werden ondergebracht.'
Volgens de overeenkomst met Atos Origin zou tussen 28 februari en 31 mei 2006 bij Amefa een erp-pakket geïmplementeerd worden van de Zweedse leverancier IFS. Het ging om een implementatie op het hoofdkantoor. Daarna zou de software gefaseerd worden ingevoerd bij de buitenlandse vestigingen. Dat liep anders. Pas in juni 2007 werd het erp-systeem in gebruik genomen op de hoofdvestiging in Apeldoorn. Vervolgens is het systeem stap voor stap ingevoerd bij de buitenlandse vestigingen van het bedrijf. Door allerlei complicaties draait het erp-systeem nog steeds niet op alle vestigingen van de groothandel.
Oproep aan ERP-slachtoffers
Amefa roept in een advertentie in Computable en het Financieele Dagblad bedrijven die slachtoffer zijn geworden van een erp-implementatie op zich te melden. Het bedrijf wil in contact komen met lotgenoten. Naast uitwisseling van informatie en ervaringen wordt mogelijk gezamenlijk actie ondernomen tegen leveranciers.
Volgens Fellinger houden veel bedrijven de problemen die ze hebben met erp-implementaties liever binnenshuis omdat ze niet met die problemen in de belangstelling willen staan. Hij hoopt gezamenlijk een vuist te maken tegen wanpraktijken in de erp-branche.
Als je dit artikel leest is er nogal wat omgegooid:
http://www.supplychainmagazine.nl/wp-content/uploads/2009/12/Amefa.pdf
Boeiend om te lezen wat de plannen van Amefa waren met IFS destijds.
Veel van de reacties geven een verklaring of een mening van wat er mis gegaan is, of wat mis gegaan
zou kunnen zijn.
Wie neemt er nu in deze discussie het voortouw om
te komen tot een praktische lijst met do’s & don’ts, ingebracht door ervaringsdeskundigen (de klant) en
ict-leverancier?
Hiermee kunnen ict-leveranciers de ontstane beeldvorming beïnvloeden, en kunnen ervarings-deskundigen hun kennis overdragen aan anderen
die nog aan de vooravond staan van deze leercurve.
Als niet materie deskundige wil ik graag onderstaand
de 1e aanzet daartoe geven.
– Beschrijf huidig bedrijfsproces in detail (‘ist’)
– Beschrijf gewenst bedrijfsproces in detail (‘soll’)
– Beschrijf route om van ‘ist’ naar ‘soll’ te komen
– Beschrijf business-case (onderdeel van prestatie
specificatie, en als test voor de oplevering)
– Bepaal welke specifieke functionaliteit niet binnen
de standaard functionaliteit valt
– Sluit prestatiecontract, gewenste functionaliteit
(business-cases) en specificeer maatwerk onderwerpen.
– Benoem leidende projectmanager (multifunctioneel
verantwoordelijk en sturend, ook voor afwijkingen
op aangeboden standaard)
– Zorg vanaf dag 1 voor een up-to-date
documentatie/technische beschrijving (soms wisselen
programmeurs elkaar af, en is er vooraf geen
eenduidige werkwijze)
– Maak bindende afspraken over welke programmeurs,
wanneer ingezet en beschikbaar zijn
– Welke materie deskundige neemt deze uitdaging op
zich?
Wie neemt deze uitdaging op zich?
Met vriendelijke groet,
Bert Anneveldt
Het maakt nogal wat los.
Het zou interessant zijn om wat meer van deze case te weten te komen voordat je je conclusies kan gaan trekken over waar de fout heeft gelegen.
Wat is nu eigenlijk de bedoeling met deze implementatie? Wie gaat deze klus nu verder op zich nemen?
Dit is sowieso dan ook niet het enige ERP fiasco dat bekend is bij mij of in de media.
Jammer, want met de juiste projectaanpak en implementatie en niet te vergeten.. het juist geselecteerde ERP systeem voor een bedrijf, had de overstap naar 1 centraal systeem het bedrijf veel voordelen kunnen opleveren.
Waarom is er eigenlijk voor IFS in combinatie met Atos gekozen? Is een pakket als bijvoorbeeld Microsoft Dynamics AX niet beter geschikt voor hun grootte en bedrijfsprocessen? En had er niet beter gekozen kunnen worden voor een (evt kleinere) partij die al wat aardig succesvolle implementaties op zijn naam had staan bij soortgelijke bedrijven met soortgelijke processen? Hoe heeft het selectietraject plaatsgevonden? Daar ben ik wel erg benieuwd naar, persoonlijk denk ik namelijk dat het daar vaak al mis gaat.
Jammer dat er juist het voortraject nog niet een bepaalde methodiek kent. Mijn indruk is dat veel organisaties voor allerlei vage redenen (zo goedkoop mogelijk, vriendjespolitiek? teveel vertrouwen in een externe adviseur?? etc..?) voor een pakket en partij kiezen. En dan later opgescheept zitten met allerlei spaghetti aan maatwerk.
Wat draaiden ze eigenlijk eerst bij Amefa? En wat waren de tekortkomingen in dat systeem/systemen?
@ Bert Anneveldt : beste reactie tot nu toe! Ik vraag me af of die vragen gesteld zijn alvorens aan deze implementatie te beginnen
Amusante site trouwens http://www.microsoft.com/netherlands/dynamics/erptv/partners.html?sector=groothandel
Dit is mismanagement van beide kanten, ongeacht wie de meeste schuld draagt.
Als een implementatie 3 jaar gaat duren in plaats van de omschreven 3 maanden en ook heel veel meer kost (ook indirect), dan zouden de verantwoordelijke directeuren van Amefa, Atos en IFS toch al veel eerder een oplossing bedacht moeten hebben? Ik ken geen overschrijdingsfactor van 12, zelfs niet bij de overheid.
Atos en IFS hebben onze branche in een slecht daglicht geplaatst. Zij hadden een betere inschatting moeten maken.
Drie maanden voor de implementatie van een ERP-systeem is alleen mogelijk als de standaardkoppelingen voldoen, de klant heel weinig maatwerk nodig heeft, daarop niet terugkomt en ook goed ontwikkelde processen gebruikt. Blijkbaar was het anders.
Lees de Butler-Cox rapporten van nu al weer 8 jaar geleden. 60% van alle ERP implementaties mislukken. Van de 40% ‘gelukt’ duurt de implementatie meer dan 3 jaar. Dat zegt toch genoeg. Waarom geen ‘recycling’ van de bestaande applicaties. Er zijn geen meer up-to-date applicaties dan je eigen spulleboel. Hoezo oude technologie? Zowel DB-systeem, applicatie-ontwerp, taal als TP-monitor zijn door een technische conversie zeer effectief te vervangen. En hou even op met ‘garbage in’ is ‘garbage out’. Bagger loopt niet, ook niet op achterhaalde platforms. Dus klant, weet de waarde van je applicatie, voordat je deze bij het grofvuil zet. Reduce, Reuse en Recycle is ook voor IT de weg naar duurzaamheid en heel veel goedkoper.
@Sylvia van Woerkom
Je verwijst naar http://www.microsoft.com/netherlands/dynamics/erptv/partners.html?sector=groothandel
Die partners die daarop staan, hebben ook hun nodige problemen hoor! Om over Qurius maar te zwijgen. Die hebben nauwelijks footprint in de AX-wereld.
Het project was ‘fixed price’, en toch betaalt de klant (“onder protest”, dat wel) 5x het afgesproken bedrag?? Volgens mij betekent dit dat òfwel de klant impliciet erkent dat er ook aan hun opdracht wel iets schortte, òfwel het artikeltje niet het hele verhaal vertelt (bijv.: was er misschien ook nog meewerk bovenop het vaste-prijsdeel?).
Meneer Van der Beek kan goed een sappig verhaaltje schrijven en meneer Fellinger kan goed publicitaire golven maken, maar hoe zit het nu echt? Daar ben ik wel benieuwd naar.