Microsoft 365 heeft de manier waarop we werken ingrijpend veranderd. Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Power BI en steeds vaker Copilot zijn voor veel organisaties niet meer weg te denken uit de werkdag. Toch is er iets vreemds aan de hand. Hoe meer digitale mogelijkheden medewerkers krijgen, hoe groter de kans dat ze het overzicht verliezen.
Een medewerker begint de dag in Outlook, krijgt een bericht via Teams, zoekt een document in SharePoint, opent een HR-systeem voor een verlofaanvraag, raadpleegt het intranet voor een protocol en heeft ondertussen nog een aantal andere applicaties nodig om het eigenlijke werk te kunnen doen.
Alles is digitaal beschikbaar. Maar is er daarmee ook sprake van een goede digitale werkplek? Niet automatisch.
Van beschikbaarheid naar overzicht
Lange tijd draaide digitalisering vooral om het beschikbaar maken van informatie en applicaties. Als medewerkers vanaf iedere locatie bij hun documenten, e-mail en systemen konden, hadden we een belangrijke stap gezet. Die fase ligt inmiddels grotendeels achter ons.
De uitdaging zit nu steeds minder in toegang en steeds meer in overzicht. Want iedere nieuwe applicatie die een probleem oplost, kan tegelijkertijd een nieuw probleem veroorzaken. Medewerkers moeten onthouden waar informatie staat, welk systeem waarvoor bedoeld is en welke taken op welke plek op hen wachten. En juist daar begint het te wringen.
Niet omdat de afzonderlijke systemen slecht zijn. Integendeel. Microsoft 365 bevat krachtige applicaties en hetzelfde geldt voor veel HR-, ERP-, CRM- en servicedeskoplossingen. De uitdaging zit vooral in wat er tússen al die systemen gebeurt.
De medewerker denkt niet in applicaties
IT-afdelingen zijn gewend om naar een applicatielandschap te kijken. Voor medewerkers ziet een werkdag er anders uit. Iemand denkt ‘ik moet mijn uren registreren’, niet ‘ik moet naar applicatie X’. Een verpleegkundige denkt ‘wat is het actuele protocol?’, niet ‘in welk systeem heeft de organisatie dat document opgeslagen?’ En een manager denkt ‘wat moet vandaag mijn aandacht hebben?’, niet ‘welke vijf dashboards moet ik openen om daarachter te komen?’
Dat verschil lijkt klein, maar is fundamenteel voor de manier waarop we over de digitale werkplek nadenken. Een digitale werkplek zou daarom niet moeten beginnen bij de systemen die een organisatie heeft aangeschaft, maar bij de werkdag van de medewerker. Wat moet iemand weten? Wat moet iemand doen? Welke informatie is relevant? En welke actie hoort daarbij? De technologie komt daarna.
Microsoft 365 als fundament, niet als eindstation
Daarmee wordt Microsoft 365 niet minder belangrijk. Juist niet. Voor veel organisaties vormt het een uitstekend technologisch fundament. Identiteit, communicatie, samenwerking, documenten, agenda’s en steeds meer AI-functionaliteit komen binnen hetzelfde ecosysteem samen.
Maar een fundament is nog geen huis. Naast Microsoft 365 gebruiken organisaties vaak tientallen andere toepassingen. Denk aan HR-systemen, EPD’s, zaaksystemen, ERP-software, servicedesks, roostersystemen en branchespecifieke applicaties. De vraag is daarom niet alleen meer hoe je nóg een applicatie toevoegt, maar vooral hoe je al die bestaande mogelijkheden voor de medewerker logisch bij elkaar brengt.
Dat vraagt om een andere manier van kijken naar de digitale werkplek.
Van informatieportaal naar werkdagregisseur
Traditionele intranetten en portals waren vooral bedoeld om informatie beschikbaar te maken. Nieuws, documenten, formulieren en links kregen één centrale plek. Dat was nuttig, maar voor de huidige digitale werkdag niet meer voldoende.
Een moderne digitale werkplek moet niet alleen vertellen wat er binnen een organisatie gebeurt, maar medewerkers helpen bepalen wat voor hén op dat moment relevant is. Een afspraak die over tien minuten begint. Een taak die vandaag af moet. Een gewijzigd protocol dat voor iemands functie relevant is. Een openstaand servicedeskticket. Een verlofaanvraag die goedkeuring nodig heeft.
Daarmee verschuift de digitale werkplek langzaam van informatieportaal naar werkdagregisseur. Niet door alle achterliggende systemen te vervangen, maar door de medewerker een logische ingang tot die systemen te geven.
AI maakt die ontwikkeling alleen maar relevanter
Met de komst van generatieve AI wordt dat onderscheid nog belangrijker. AI kan informatie samenvatten, vragen beantwoorden en medewerkers ondersteunen bij het uitvoeren van taken. Maar de waarde daarvan wordt uiteindelijk bepaald door de context waarin AI wordt gebruikt.
Een medewerker heeft weinig aan een slimme assistent die niet weet welke informatie relevant is voor zijn rol, welke bronnen binnen de organisatie betrouwbaar zijn of welke processen bij zijn werk horen. Het interessante zit wat mij betreft dan ook niet alleen in nóg slimmere AI-modellen. Het zit vooral in de combinatie van AI met de context van de medewerker en de organisatie.
Wie is deze medewerker? Welke rol heeft hij of zij? Welke informatie mag deze persoon zien? Welke taken zijn relevant? En uit welke systemen moet informatie worden samengebracht? Daar ligt volgens mij een belangrijk deel van de volgende stap in de ontwikkeling van de digitale werkplek.
Begin niet bij technologie
Bij MyDay houden we ons dagelijks met dit vraagstuk bezig. Niet vanuit de gedachte dat organisaties nóg een systeem nodig hebben, maar juist vanuit de vraag hoe bestaande informatie, applicaties en processen eenvoudiger rondom de medewerker georganiseerd kunnen worden.
En dat brengt ons regelmatig bij een opvallend simpele conclusie: de beste digitale werkplek is niet degene met de meeste functionaliteiten. Het is degene waarin een medewerker het minst hoeft na te denken over waar die functionaliteiten zich bevinden. Microsoft 365 kan daarin een belangrijk fundament zijn. AI kan de werkplek steeds slimmer maken. Integraties kunnen systemen dichter bij elkaar brengen.
Maar uiteindelijk is er maar één plek waar de kwaliteit van een digitale werkplek echt wordt bepaald: in de werkdag van de medewerker.
