Het was geen makkelijke opgave waar Coca-Cola Bottling Company United voor stond. In één weekend 1100 medewerkers migreren naar Office 365, zonder dat dit leidt tot een onderbreking van de productiviteit van de eindgebruikers. Door nauwe samenwerking met Microsoft, Dell en InfraScience kreeg de bottelaar het toch voor elkaar. 'Onze werknemers kwamen maandag op kantoor en konden gelijk aan de slag. Alsof er niets gebeurd was.'
Coca-Cola Bottling Company United (CCBCU) is de derde grootste bottelaar van Coca-Cola-producten in Amerika. Het bedrijf maakte gebruik van IBM Notes en Domino, maar stapte over naar Microsoft Office 365 om beter samen te werken met de overige 250.000 werknemers van de Coca-Cola-organisatie, die al gebruik maakten van deze software. ‘We wilden efficiënter samenwerken en beter aansluiten bij wat de andere bottelaars doen’, zegt Michael Neighbors, it-directeur bij CCBCU.
Om ervoor te zorgen dat het dagelijkse werk niet te veel zou lijden onder de migratiewerkzaamheden, stelde CCBCU zichzelf ten doel al zijn medewerkers in één weekend over te laten gaan. Geen makkelijke opgave als je bedenkt dat de bottelaar 1100 werknemers in dienst heeft en dat er maar liefst twee terabyte aan data moest worden overgezet.
Naadloos
CCBCU schakelde daarom de hulp in van Microsoft en Dell. Microsoft vanwege zijn kennis over Office 365, en Dell omdat dit bedrijf veel ervaring heeft met dergelijke projecten. InfraScience is onderdeel van het Dell-partnernetwerk en werd door de computerfabrikant ingeschakeld.
‘De migratie verliep naadloos en ging precies zoals gepland’, zegt Neighbors. ‘Medewerkers sloten op vrijdag een werkdag in Notes af en pakten maandag het werk weer op in Office 365. Alle data waren gewoon beschikbaar alsof er niets gebeurd was.’ En vanwege de makkelijke leercurve van Office 365 ontstond er ook bij medewerkers in het dagelijks gebruik geen kink in de kabel.
Lagere cost of ownership
Neighbors is dan ook erg blij met het resultaat. Behalve dat CCBCUnu efficiënter samenwerkt met de rest van de Coca-Cola-organisatie, resulteerde het gebruik van Office 365 in een betere uptime en een lagere cost of ownership: ‘Het is nu veel makkelijker om een werkomgeving in te stellen voor nieuwe medewerkers. Daarnaast zijn we nu ook veel minder tijd kwijt aan het dagelijks beheer van onze it-infrastructuur.’
