Meer dan ooit is archivering van e-mailverkeer voor het Nederlandse MKB van belang. Soms kan het terughalen van een oude e-mail het verschil van duizenden euro’s maken tijdens juridische processen.
Wet- en regelgeving op het gebied van e-mailbeheer is complex en is van land tot land verschillend. De wet in Nederland legt het MKB (nog) geen specifieke eisen op het gebied van e-mailarchivering op. Toch zijn er diverse redenen te noemen waarom organisaties e-mailarchivering zouden moeten overwegen. Softwaredistributeur Portland Europe geeft vijf redenen:
Binnen de Nederlandse civiele wetgeving kan in principe ieder document, inclusief e-mails, als bewijs dienen. Het gerechtshof bepaalt of een aangevoerd document waardevol bewijsmateriaal is. Bedrijven kunnen de waarde van hun e-mailberichten als bewijslast verhogen door deze in een archief te bewaren waardoor zij de authenticiteit en integriteit van de e-mails kunnen aantonen.
Alle Nederlandse ondernemingen zijn verplicht een administratie te voeren die hun rechten en plichten te allen tijde kan ondersteunen. Deze gegevens moeten ten minste zeven jaar bewaard blijven en hebben alleen betrekking op e-mailberichten die als onderdeel van de bedrijfsadministratie worden beschouwd.
Ondernemingen die professionele diensten leveren zijn in principe verplicht om ontvangen documenten op verzoek aan de klant te retourneren. Aangezien klanten hier vijf jaar lang aanspraak op kunnen maken, is het raadzaam relevante e-mails ten minste vijf jaar te bewaren.
E-mailberichten met informatie die betrekking heeft op de financiële positie van bedrijven en relevant is met betrekking tot het heffen van belastingen, moet ten minste zeven jaar bewaard blijven.
Schade mag tot vijf jaar na het vaststellen hiervan ingediend worden. Het is daardoor onzeker vanaf welk moment deze vijf jaar ingaan. E-mails die mogelijkerwijs relevant kunnen zijn bij schadeclaims, zouden dan ook veel langer dan vijf jaar bewaard moeten blijven.
"Het e-mailverkeer bij bedrijven heeft in een periode van slechts enkele jaren een enorme vlucht genomen. E-mail heeft dan ook een zeer grote invloed gekregen op de diverse processen binnen bedrijven", aldus Kim van Brugge, algemeen directeur van Portland Europe. "Net zoals bedrijven archieven aanleggen van papieren documenten, moeten zij zich bewust worden van het belang van e-mailarchivering. Zo kunnen zij op een later tijdstip altijd teruggrijpen op eerdere gebeurtenissen, mocht dit nodig zijn."
