‘No no limits, we'll reach for the sky we do what we want and we do it with pride’. Met deze bekende tekst uit het wereldberoemde lied No Limit van 2 Unlimited geeft Stefan van der Weide, programmamanager bij Schiphol, aan dat er wat hem betreft geen grenzen zijn bij functioneel beheer. ‘Meer dan ooit heeft de functioneel beheerder de kans zich te onderscheiden in deze tijd van vergaand digitalisering. Hij of zij bevind zich op het cruciale snijvlak van business en it.’
Dit stelt hij tijdens de Pizzasessie XL die specialist in functioneel beheer en informatiemanagement IV-experts.com op 21 mei 2019 hield in Burgers Zoo in Arnhem.
No limits?
Vervolgens vraagt Van der Weide aan de ruim vierhonderd aanwezige functioneel beheerders of zij het eens zijn met zijn stelling dat er ‘no limits’ zijn binnen functioneel beheer. Niet alle aanwezigen brengen hun stem uit, maar van de 251 die stemmen zijn 170 ict’ers het eens en zijn 81 functioneel beheerders het met hem oneens. Diegenen die het oneens zijn met de stelling geven vooral aan dat geld, wetgeving en privacyregels hen beperkingen opleggen in hun werk. Als voorbeelden noemen ze onder meer de AVG en de Brexit.
Vierhonderd applicaties
De programmamanager zoomt vervolgens in op zijn eigen werk en geeft aan dat Schiphol met maar liefst vierhonderd verschillende applicaties werkt. Jaarlijks investeer de organisatie meer dan 75 miljoen euro in it. Momenteel werken er zo’n zeshonderd it’ers bij de onderneming. Naast de ‘traditionele’ it-afdeling heeft Schiphol inmiddels ook een afdeling Digital. De digitale tak bestaat overigens uit zes onderdelen: customer experience, airport & airline performance, smart assests & buildings, transformation, innovation hub en data & analytics.
‘Voor beide afdelingen geldt dat met de introductie van Agile-werken ze steeds meer verweven raken met de business. Van origine gold dit bijvoorbeeld al voor de afdeling Asset Management met een eigen functioneel beheer-afdeling. Nu werkt deze afdeling op één fysieke locatie volledig geïntegreerd met it in meerdere DevOps-teams. De business neemt en moet ook steeds meer de lead nemen, vanuit hun ambitie datagedreven te willen werken’, aldus de programmamanager.
Proces centraal in plaats van systemen
Van der Weide geeft aan dat binnen zijn afdeling, asset management, meer en meer gedacht wordt vanuit processen in plaats van systemen. Daarnaast vindt er volgens hem een tweede verandering plaats met als uitgangspunt om meer vanuit waarde gedreven en wendbaarder te willen werken.
‘De functie van functioneel beheerder is hierbij overgegaan naar product owner. Hierdoor krijgen functioneel beheerders een directe return-on-investment (roi)-verantwoordelijkheid, al vinden sommige it’ers het nog lastig dat zij nu daadwerkelijk zaken mogen bepalen. Als onderdeel hiervan gaat het budget nu van projecten naar teams. Het is nog wel een uitdaging, niet zo zeer voor de medewerkers, maar in zijn algemeenheid, om de waarde van investering goed te bepalen en daardoor te kunnen prioriteren.’
‘Verder zijn we van afdelingsgericht naar Schiphol- en zelfs sector-gericht gegaan. Dit heeft een positief effect op de oplos-/doorlooptijden, ‘je realiseert je beter voor wat en wie je het doet’, maar dat vraagt ook ‘een flinke verbetering van de interne communicatie.’
Volgens de programmamanager zorgt de transitie voor een positievere houding, maar zijn ze er nog niet. ‘Zo blijft informatiemanagement binnen Schiphol versnipperd en voert systeemdenken nog de boventoon. Daarom raad ik iedereen aan om zoveel mogelijk decentraal te regelen en zo min mogelijk centraal, zeker als je denkt aan informatiebeveiliging en infrastructuur’, besluit hij.
Digitaal bouwen
Momenteel werkt Van der Weide, eerder verantwoordelijk voor it-ontwikkeling van de zelfservice bagage-afgifte op Schiphol, aan de digitale uitbreiding van Schiphol. ‘We bouwen nu al zo veel als mogelijk eerst digitaal, voor er daadwerkelijk handen uit de mouwen worden gestoken. Binnen dit project is verandermanagement essentieel, dit is meer dan 75 procent van het geheel, terwijl de technologie zelf maar maximaal 25 procent omvat.’
De bouw is nu nog te veel een ‘waste-industrie’, waar vaak pas tijdens het bouwen op onjuistheden wordt gestuit wat leidt tot veel verspilling van materialen en mankracht. ‘Het kan met lagere kosten en snellere doorlooptijden. Daarom bouwen we eerst digitaal en dan pas fysiek, digitaal neemt dus de lead. En dat is veel meer een gedragstransformatie, dan een technologische transformatie’, aldus de programmamanager.
