We zijn tegenwoordig overal bereikbaar en kunnen veel regelwerk snel en efficiënt afhandelen via een paar belletjes of berichtjes. Alleen bestaat het risico dat het mobieltje onze aandacht volledig opeist en we onze omgeving uit het oog verliezen.
Uit de praktijk en vast herkenbaar: u pakt uw mobiel en belt de administratie van een klant of leverancier omdat u een paar vragen heeft over een factuur. De telefoon lijkt eindeloos over te gaan. En net als u de verbinding wilt verbreken, wordt er eindelijk opgenomen. “Harry”, klinkt het kortaf. Even bent u sprakeloos. Heeft u wel het goede nummer gebeld? Wie is Harry? Voorzichtig informeert u of u wel met het juiste bedrijf spreekt. Dat blijkt inderdaad zo te zijn. Nu dit allemaal helder is, kunt u eindelijk de vraag stellen waar u voor belde, waarna de medewerker u behulpzaam verder helpt…
Voorkom onduidelijkheid
Als familie, vrienden of bekenden bellen is er natuurlijk niets mis mee om met de deur in huis te vallen. Maar in het zakelijke belverkeer is het een stuk beleefder en efficiënter om op te nemen zoals u dat ook met een buitenlijn doet die u op een vast toestel aanneemt. Zo’n telefoon laat u niet oneindig lang rinkelen en zodra u opneemt, noemt u eerst de bedrijfsnaam, eventueel de afdeling, daarna uw eigen naam en vervolgens informeert u wat u voor de beller kunt doen.
Zo weet degene die u belt direct dat hij de goede persoon aan de lijn heeft, zonder dit zelf uit te moeten vogelen. Gaat het om iemand die je regelmatig spreekt en waarvan u het telefoonnummer herkent, dan is een kortere en persoonlijkere introductie voldoende.
Opnemen of niet?
Op uw eigen werkplek is het meestal geen probleem om meteen op een telefoontje te reageren. Een deel van uw werk kan waarschijnlijk onderbroken worden en u pakt het daarna gewoon weer op. Maar u bepaalt dat uiteraard zelf. Bent u in overleg of heeft u een zakenlunch, dan is het verstandig om niet elk gesprek zomaar voorrang te geven. Is het belangrijk en kan het echt niet wachten? Meld dit dan en loop even de ruimte uit zodat anderen er verder geen last van hebben.
Reageren op berichten
Voor berichten die u op uw mobiel ontvangt geldt globaal hetzelfde. Bekijk en beantwoord niet meteen alles wat er binnenkomt als u in een overleg zit of met iemand in gesprek bent. Dit leidt enorm af en wekt onbedoeld de indruk dat u het overleg of gesprek niet belangrijk vindt. Veel zaken kunnen best wel even wachten. Dat is juist het grote voordeel van berichten boven telefoongesprekken: u kunt ze beantwoorden zodra het gelegen komt. Of geef waar nodig even door dat u er later op terugkomt, zodat de afzender weet dat u het oppakt.
Moet u gezien uw functie wel (vrijwel) meteen op telefoontjes en berichten reageren? Maak daar dan afspraken over met collega’s en leidinggevenden. Schakel uw telefoon bijvoorbeeld tijdelijk door naar een collega of richt een berichtengroep op.
Mobiel vangnet
Voicemail is een handig vangnet voor als u de mobiele telefoon even niet kunt opnemen. Zorg wel dat u de begroeting zo instelt dat de beller ook nu meteen weet met welk bedrijf en welke medewerker hij of zij te maken heeft. Wat vooral belangrijk is bij voicemail is dat u een oproep altijd binnen een redelijke termijn opvolgt. Het staat namelijk niet erg netjes als u belooft binnen twee uur of op dezelfde dag terug te bellen, om vervolgens drie dagen later pas contact op te nemen. Komt het een keer niet gelegen dan kunt u kort bellen of een berichtje sturen om te overleggen of het iets later mag worden of een collega in de tussentijd deze persoon te laten helpen.
Stadsomroeper
Geluiden van uw smartphone leiden enorm af tijdens presentaties, vergaderingen en uiteraard ook op plekken waar meerdere mensen aan het werk zijn. Zet het volume van uw telefoon daarom uit, of niet harder dan nodig is. Uw collega’s worden dan niet onnodig afgeleid.
De trilstand is vaak nog een betere optie. Dan kunt u heel discreet uw telefoon opnemen en op berichten reageren. Let ook op hoe hard u praat. Bent u niet verstaanbaar? Praat dan juist iets rustiger en vraag eventueel de ander om het volume aan te passen. Zelf harder gaan praten is maar zelden de oplossing in een verder rustige omgeving.
Conclusie?
De beste manier om slim met mobiele etiquette om te gaan, is erop letten waar u zich bij anderen aan ergert. Niet alleen op het werk, maar ook thuis, tijdens woon-werkverkeer, op een terras en in een restaurant. Want dan weet u meteen waar u zelf op moet letten…
E-book vol praktische tips over mobiele telefonie: voordelig, veilig en slim mobiel werken
Als MKB’er wilt u altijd en overal bereikbaar zijn voor uw klanten en prospects. Maar natuurlijk wel via een 100% veilige verbinding én tegen de laagste prijs. Voor veel MKB’ers valt wat dat betreft nog een hoop winst te behalen.
Wist u bijvoorbeeld dat het vaak voordeliger is om voor 4G te kiezen in plaats van voor een wifi-verbinding? Of wat u moet doen om te voorkomen dat u gehackt wordt via Bluetooth? En hoe zit het eigenlijk met belastingaftrek van zakelijke telefonie?
U leest het in dit e-book. Want bereikbaarheid kan slimmer, veiliger en voordeliger. Inclusief tips en ervaringen van collega-ondernemers!
