Xerox heeft een digitale werkstroom voor gespreksverslagen van verzekeringsadviseur Meeùs geïmplementeerd. De oplossing zorgt voor efficiëntere processen, verbeterde klantcommunicatie en documentatie van informatie-uitwisseling volgens de zorgplicht, aldus het printer- en documentbeheerconcern. Meeùs werkte tot voor kort nog met papier.
In het recente verleden gebruikten relatie- en accountmanagers van Meeùs ter voorbereiding op een gesprek papieren dossiers met daarin de polissen, actuele achtergrondinformatie over de klant en gespreksinformatie. Tijdens persoonlijke adviesgesprekken werd ook het nodige op papier handmatig vastgelegd.
Elke verzekeraar, en daarmee ook een broker zoals Meeùs, heeft een wettelijke zorgplicht om klanten goed te informeren over de risico’s die door de broker/verzekeraar zijn afgedekt of waarover een advies uitgebracht is. De informatie-uitwisseling met klanten moet volgens wet- en regelgeving goed zijn gedocumenteerd en de juiste onderwerpen behandelen in het kader van de zorgplicht. Dit is lastig met een proces waarin papier een rol speelt. Daarnaast moet ook het klantrelatiebeheersysteem handmatig gevuld worden met alle activiteiten die samenhangen met het bezoeken van klanten, meldt Xerox.
Meeùs wilde dit proces digitaliseren en vereenvoudigen. Na een selectietraject koos de broker voor de oplossing van Xerox die inmiddels is geïmplementeerd. De nieuwe workflow verbindt binnen- en buitendienst van Meeùs waarbij de relatiemanager (verkoper binnendienst) het gesprek voorbereidt, de accountmanager het adviesgesprek voert en het verslag en de hieruit voortvloeiende vervolgacties volledig digitaal verwerkt.
Volgens Xerox is de oplossing ook geschikt om andere arbeidsintensieve processen binnen de organisatie verder te automatiseren, zoals contractbeheer, personeelszaken en papierloos vergaderen.
