Het SAAone consortium realiseert in opdracht van Rijkswaterstaat de weguitbreiding Schiphol – Amsterdam – Almere (SAA). Het contract heeft een looptijd van rond de dertig jaar, waarbinnen SAAone verantwoordelijk is voor ontwerp, bouw, financiering en onderhoud van bestaande en nieuwe infrastructuur. RES Software verzorgde voor SAAone het it-as -a-service (IaaS)-platform op basis van RES IT Store.
Het volledige dienstenportfolio is nu dankzij de RES IT Store via selfservice beschikbaar voor vierhonderd medewerkers. SAAone, het consortium, dat bestaat uit de grote bouwmaatschappijen VolkerWessels, Boskalis, Hochtief en DIF, werd door Rijkswaterstaat geselecteerd op basis van factoren als prijs en kwaliteit. Daarnaast zijn er eisen vanuit Rijkswaterstaat voor wat betreft de beschikbaarheid van de systemen en het configuratiemanagement (zoals omschreven in de ISO 10007 norm).
‘Er komen in onze it-omgeving heel veel zaken bij elkaar’, vertelt Adelbert de Vreese, project director EPCM bij SAAone. ‘Dit soort grote projecten is opgedeeld in deelcontracten en goed raakvlakmanagement en stakeholdermanagement zijn dan essentieel. Vanuit de inherente complexiteit wilden we naar een organisatiebrede uniformiteit toe. RES IT Store is daar een belangrijk onderdeel van. De snelheid in de projecten is zo groot dat ook de it snel moet zijn. Omdat er nu structuur is gecreëerd in het afhandelen van verzoeken, hebben we veel aan efficiëntie gewonnen.’
Naar een standaardomgeving
Bij SAAone werken ongeveer vierhonderd mensen. Deze komen bij verschillende bedrijven vandaan, met allemaal hun eigen systeemconfiguratie. Dat zorgde voor behoorlijk wat netwerkproblemen en daarom koos men in 2013 voor een gevirtualiseerde Citrix-omgeving om helemaal onafhankelijk te zijn van de apparatuur die de medewerkers gebruiken. Dat was de eerste stap naar een standaardomgeving. Daarnaast werd er goed gekeken naar terugkerende, standaard werkzaamheden, zoals het toegang verlenen aan medewerkers tot projecten en directories, of het in- en uitdiensttreden van personeel.
‘We werken veel met mensen op projectbasis, dus er is een groot verloop in ons personeelsbestand’, zegt De Vreese. ‘Mensen werken vaak voor een paar maanden bij ons, maar moeten wel meteen aan de slag kunnen. En wanneer ze weer uitdiensttreden, dan moeten hun rechten direct worden herroepen. Een tijdrovende zaak.’
De ict-manager van SAAone, John Kools, wist dat veel van de terugkerende handelingen geautomatiseerd konden worden. ‘Onze filosofie is: vandaag bestellen, morgen leveren. Dat willen we ook terugzien in de applicaties die we gebruiken’, vertelt Kools. ‘Het enige product dat precies leverde wat wij nodig hadden was RES IT Store. Het was het eenvoudigst op te bouwen in relatie tot de andere componenten van onze systemen, zoals Citrix, VMware, Microsoft en met name Cisco. De simpele integratie met Cisco was en is voor ons essentieel bij de keuze voor RES Software.’
On- en offboarden
Het toewijzen en terugroepen van rechten kan met RES IT Store geautomatiseerd worden op basis van de rol die iemand vervult binnen een project en dankzij een koppeling met het hr-systeem, waar alle informatie al aanwezig is. ‘Met RES IT Store kunnen we werknemers met één druk op de knop on- en offboarden. Maar ook het uploaden van medewerkersfoto’s voor het intranet, het wijzigen van wachtwoorden of het aanvragen van software is geautomatiseerd’, vertelt De Vreese.
‘We zochten naar de juiste balans tussen compliancy en efficiëntie’, vult Kools aan. ‘We moesten ervoor zorgen dat we aan de eisen van Rijkswaterstaat tegemoet kwamen en tegelijkertijd wilden we natuurlijk de kosten beperken en de efficiëntie optimaliseren. Ik kan vol trots zeggen dat dat ook écht is gelukt. RES IT Store houdt automatisch de audit trail bij, zodat we volledig compliant zijn en eenvoudig aan kunnen tonen dat we voldoen aan de Norea-principes. Dat scheelt enorm veel werk: ik hoef nu, twee weken van tevoren, nog steeds niet met de komende audit bezig te zijn.’
One stop shop
RES IT Store wordt bij SAAone verder ingezet voor het gestructureerd en geautomatiseerd aanbieden van it-diensten aan medewerkers. Door RES IT Store met technologie van Oracle, Microsoft, Topdesk, Citrix en VMware te integreren, ontstaat voor de gebruiker een consistent aanbod van diensten vanuit een ‘one stop shop’. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van ict-hulpmiddelen, het aanvragen van software, het toegang verkrijgen tot Sharepoint, het aanvragen van een grotere mailbox en het wijzigen van wachtwoorden.
‘Voorheen had iedereen dezelfde applicaties, omdat het te veel tijd en geld kostte om voortdurend na te gaan wie wat nodig had en wie waar recht op had. Sinds we RES IT Store gebruiken heeft iedereen automatisch de software die hij nodig heeft, op basis van zijn of haar functie en wil iemand extra software, dan wordt er eerst gecontroleerd of dat wel echt nodig is. Dat zorgt voor bewustzijn van de kosten en gerichter gebruik van de applicaties. Niet alleen worden de juiste applicaties automatisch geleverd bij indiensttreding, maar ze worden ook automatisch teruggevorderd bij uitdiensttreding. Hierdoor besparen we veel op licenties’, zegt Vreese.
IT moet onzichtbaar zijn
Kools stelt: ‘Dienstverlening is de basis van it. Ik ben trots op het feit dat je ons bijna niet ziet binnen het SAAone-project, want dat betekent dat het werkt. Selfservice speelt hierbij een grote rol. Als iemand zegt software nodig te hebben, wie ben ik dan om dat te weigeren? Mijn taak is om snel en goed te leveren en niet om beperkend te zijn. Het gaat erom dat je zorgt dat iedereen in de organisatie in staat wordt gesteld om zijn werk te doen. Prestatie Meet Systemen en Configuratie Management Database Systemen zitten voortaan in het primaire proces en in de dienstverlening naar opdrachtgevers. Een bouwbedrijf is daarom ook een it-bedrijf aan het worden.’
Bij SAAone is men tevreden over de voordelen die men behaalde met RES IT Store. ‘We verwerken honderden aanvragen per maand en we krijgen geen klachten van de gebruikers’, zegt De Vreese. ‘We hebben bovendien een kleinere ict-afdeling dankzij RES IT Store. We betalen alleen nog maar voor de licenties die ook echt gebruikt worden en ook dat scheelt aanzienlijk. Ik ga RES IT Store zeker meenemen naar een volgend project. Maar ook de moederbedrijven van SAAone zouden gebaat zijn bij RES. Al houd ik mij voorlopig nog even bezig met het huidige project dat tot medio 2017 loopt.’
Ook Kools gaat RES IT Store meenemen naar toekomstige projecten. ‘Onder meer vanwegej de besparingen die we gerealiseerd hebben. De hr-afdeling is één dag per week minder kwijt aan het aan- en afmelden van medewerkers. We hadden voorheen 3,5 fte voor het netwerkbeheer nodig en dat is nu nog maar twee fulltime-medewerkers. We zijn van twee fte voor het werkplekbeheer naar 0,6 fte gegaan. En dan heb ik het nog niet eens over de besparing in uitval: medewerkers hebben nu 24 uur per dag, zeven dagen per week toegang tot persoonlijke diensten als het resetten van wachtwoorden.’
‘De reacties van onze eindgebruikers spreken boekdelen: medewerkers die weggingen gaven aan dat ze het fantastisch vonden dat ze hieraan mochten meewerken. Bij hun moederorganisatie was dit niveau van selfservice niet voorhanden en het was voor hen een stap terug wanneer ze daar weer aan de slag moesten.’
