Steeds meer organisaties kiezen ervoor hun personeelsdossiers te digitaliseren met de oplossing iFile Digitaal Dossier van DDinformatica, zoals recentelijk ook Truckland, Toshiba en Rivierduinen. Met iFile Digitaal Dossier kunnen bedrijven een efficiencyslag behalen door papierstromen en werkprocessen te optimaliseren, bijvoorbeeld op hun hrm-afdeling.
Vaak worden personeelsdossiers nog op papier bewaard, terwijl het bronbestand al in de meeste gevallen digitaal wordt ontvangen en verstuurd. Dit leidt niet alleen tot hoge kosten voor printen, kopiëren, verzenden en opslag, in de praktijk blijkt tevens dat dossiers hierdoor steeds vaker incompleet zijn.
Het digitale personeelsdossier maakt een eind aan dit probleem. Door de papieren documenten te scannen, kun je in een handomdraai ieder personeelsdossier digitaliseren. Daarnaast kunnen nieuwe documenten (functioneringsverslagen, diploma’s, et cetera) eenvoudig aan het juiste dossier worden toegevoegd.
Alle personeelsdossiers worden (centraal) digitaal opgeslagen en beveiligd tegen onbevoegden. Zo kunnen alleen de juiste medewerkers de vaak gevoelige/betrouwbare informatie inzien. U loopt zo niet langer het risico dat een ordner rondslingert op de afdeling of een dossierkast niet is afgesloten. Daarbij is ieder dossier, mits geautoriseerd, direct te raadplegen vanaf de pc, ongeacht de locatie waar men zich bevindt.
