De ware waarheid

Al decennia lang stoeien bedrijven met het consistent krijgen van hun data. Op verschillende plekken binnen een organisatie worden nieuwe klantrecords aangemaakt, productinformatie bijgewerkt of een wijziging aangebracht in leveranciergegevens. Andere applicaties moeten op de hoogte blijven van deze wijzigingen, wil een organisatie met de meest recente data en efficiënt kunnen werken. Het beheer van deze kerndata binnen een bedrijf wordt master data management genoemd.

Concensus over het opslagformaat van data vormt de basis van master data management ”, zegt IDC-analist Henry Morris. Zeker in deze tijd van overnames en fusies, krijgen ondernemingen te maken met verschillende systemen met bijvoorbeeld klant- of productgegevens. “Is Henry Morris dezelfde persoon als Henry D. Morris? Daarover moet een bedrijf intern afspraken maken. Vervolgens is het zaak om alle attributen van deze persoon gelijk te krijgen.” In het verleden werd er gedacht dat overstappen op een enkel erp-systeem de oplossing zou zijn voor het probleem van master data management (mdm). “Dit is niet zo gebleken”, aldus Morris. “Ik ken weinig bedrijven die maar op één erp-systeem draaien.” Deze afspraken over hoe het onderhoud en beheer plaatsvindt kunnen per bedrijf verschillen. “Het is mogelijk om, in plaats van het wijzigen van klant- en productinformatie in verschillende systemen, dit door een enkel proces te laten doen. Stel dat ik een webshop heb en een fysieke winkel, dan moet een nieuw aangemaakt orderrecord in dezelfde applicatie terechtkomen, ongeacht waar die aangemaakt werd.” Een ‘business rule’ controleert vervolgens of het record aan de vereiste mdm-afspraken voldoet. “Het is ook mogelijk om wijzigingen op diverse plaatsen in de organisatie te laten plaatsvinden. Dan is het zaak om deze informatie in een hub samen te brengen, te besluiten welke versie de juiste is en vervolgens te synchroniseren met de verschillende systemen.”

Datawarehouse als hub

Het is mogelijk om een enkele database aan een dergelijke hub te koppelen waar alle kerndata uit een bedrijf gesynchroniseerd wordt met de systemen die de data gebruiken. Het is ook mogelijk om meerdere databases te gebruiken die aan applicaties gekoppeld zijn. Deze databases moeten dan vervolgens wel weer aangesloten worden op de algemene hub. “De fysieke data kan op verschillende plaatsen worden opgeslagen, als het maar goed gecoördineerd wordt”, zegt Morris.

In hoeverre speelt een datawarehouse hierbij een rol? “Een datawarehouse zal informatie uit verschillende systemen halen en deze vervolgens opschonen. Deze data wordt voornamelijk gebruikt voor rapportage-doeleinden. Het idee van echte synchronisatie ligt vaak buiten het bereik van een datawarehouse. NCR Teradata heeft bijvoorbeeld extra mogelijkheden toegevoegd aan hun datawarehouse, zodat het kan functioneren als een master data management hub. Deze extra functionaliteit is wel nodig voordat een datawarehouse kan functioneren als hub, met alleen een datawarehouse kom je er niet.”

Bedrijfsprocessen

Dat is de technologische kant, maar master data management raakt eigenlijk veel meer de business-kant van een organisatie. Er moeten afspraken worden gemaakt, bedrijfsprocessen moeten worden aangepast. Wie is er verantwoordelijk voor de consistentie van de data? Hoe worden zaken ingevoerd? Master data management is belangrijk op twee plaatsen, zegt Mike DeBosse, vice president van de Teradata-divisie Demand and Supply Chain Solutions. “Ten eerste binnen de transactiesystemen van een bedrijf. Wanneer een klant een order plaatst, is het noodzakelijk dat een organisatie over de juiste klant- en productgegevens beschikt. Ten tweede op het gebied van business intelligence en analytics. Er valt alleen een juiste conclusie te trekken op het moment dat de data waarop je een query laat draaien klopt en consistent is.” Wanneer een bedrijf niet beschikt over een solide master data management fundering, krijgt het nooit goed inzicht in de eigen organisatie. Master data management is geen tovermiddel. “Men moet zeker werken aan de verandering van de werkwijze van de werknemers en de processen, zodat zij in samenwerking met de technologie kunnen helpen bij het onderhouden van de master data in zowel de transactionele als de business intelligence systemen. Wanneer een bedrijf echter de juiste technologie gebruikt en zorgt dat het een ‘gouden set’ master data heeft waarvan de diverse applicaties werken, komt het al een heel eind”, zegt DeBosse.