In de gemeentelijke organisatie van Zutphen gaat geen papieren post meer de organisatie in. De medewerkers van de afdeling Post scannen nu alle binnenkomende brieven en voor iedere medewerker is zijn post digitaal beschikbaar. Hiermee werkt de gemeente Zutphen gemeentebreed zaakgericht. GovUnited heeft het project begeleid.
De gemeente Zutphen wil net als veel andere gemeenten steeds meer digitaal werken, zowel in de externe als de interne dienstverlening. Om hiervoor een goede basis te leggen is in december 2012 besloten om digitaal zaakgericht te gaan werken. Daarvoor is een project opgezet met GovUnited, het samenwerkingsverband waarin Zutphen met andere gemeenten participeert. Het project is uitgevoerd door een projectteam bestaande uit medewerkers van de gemeente Zutphen. De projectregie is ondergebracht bij MvR en Partners, een adviesbureau dat is gespecialiseerd in de invoering van zaakgericht werken.
GreenValley
Voor inrichting van het zaaksysteem is uitgegaan van een zaaktypecatalogus: een uitgebreide beschrijving van alle klantprocessen die een gemeente uitvoert. De gemeente is op 1 oktober live gegaan met 520 van deze zaaktypen. Een forse klus, waaraan de hele organisatie heeft bijgedragen.
‘Nu de basis er ligt, kunnen we starten met de doorontwikkeling’, zegt Ylva Schutte, adjunct directeur en opdrachtgever voor het project. ‘Dat betekent voor ons het verder inrichten van dienstverlening via internet, het inrichten van een ondersteuningsysteem voor het klantcontactcentrum en het digitaliseren van interne processen. We doen dit allemaal met één systeem; de midoffice suite van GreenValley in samenwerking met GovUnited. Het voordeel van deze manier van uitrollen is dat alle medewerkers tegelijkertijd kennismaken met het zaakgericht werken en in de praktijk zien welke kansen dit voor hen biedt. Het vergroot het draagvlak en zorgt ervoor dat medewerkers zelf komen met vragen voor doorontwikkeling. Ik ben ervan overtuigd dat dit beter werkt dan dat alleen van bovenaf wordt bepaald hoe we digitaal doorontwikkelen.’
