Het verwerken en controleren van binnenkomende facturen kost vaak veel tijd. Dit probleem speelde ook bij IBK Groep. ISProjects hielp IBK Groep met een webbased oplossing van een systeem voor digitale factuurverwerking.
‘Na een korte, maar grondige testfase zijn wij live gegaan met de inkoopfacturen. Daarbij hebben wij gemerkt dat een goede instructie voor de medewerkers zijn vruchten afwerpt. Ook de inrichting van de workflowinstellingen is zeer belangrijk, zegt Arie van Arkel, controller bij IBK Groep
‘Wij hebben gekozen voor een gefaseerde implementatie, zodat wij het logistieke gedeelte eerst nog uitgebreid konden testen, maar toch al aan de gang konden met de kostenfacturen. Inmiddels gaan de logistieke facturen al weer geruime tijd via een 3-way match door het systeem. ISP-Invoice matcht daarbij de inkomende factuur met het ordernummer en de ontvangstregistratie op prijs en aantal. Als dit met elkaar overeenkomt, wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld zonder dat de crediteurenadministratie hier nog veel tijd aan hoeft te besteden. Wat uiteraard een forse besparing in arbeidstijd betekent.’
‘Doordat wij de collega die met pensioen ging, niet hoefden te vervangen, hebben wij in totaal full time medewerker bespaard; nu verwerkt 0,6 fte de 8500 facturen die door de receptioniste worden ingescand! De besparing bij de inkopers en projectleiders schat ik op 10 procent. Daarnaast kunnen wij nu direct de status van de lopende facturen opvragen en is er een betere bewaking van de uitstaande verplichtingen. De inkoopfacturen zijn nu ook direct opvraagbaar via ActoProject voorzien van Audit trail en boekingsgang. Dankzij de uitgebreide zoekmogelijkheden in ISP-Invoice kunnen zowel de administrateurs als de inkopers en projectleiders snel facturen terug vinden, wat voor iedereen zeer prettig werkt en tijdsbesparing oplevert!” sluit van Arkel af.
