Afgelopen juli publiceerde de Algemene Rekenkamer het rapport ‘Lessen uit ICT-projecten bij de overheid’. Aanleiding was dat ICT-projecten bij de overheid vaak veel duurder uitpakken dan gedacht, de ingeschatte tijdsduur grof overschrijden en/of uiteindelijk niet het gewenste resultaat opleveren. Dit geldt echter niet alleen voor ICT-projecten bij de overheid. Ook in het bedrijfsleven is veelvuldig sprake van ICT-projecten die op soortgelijke wijze verlopen.
Een belangrijke oorzaak voor het (deels) mislukken van ICT-projecten is dat deze vaak ambitieus en complex zijn. Ook zijn de verwachtingen van de betrokken partijen vaak niet gelijk. Voor het slagen van een ICT-project is allereerst een goed beheersbesturingssysteem nodig. Voor alle betrokken partijen moet duidelijk zijn, wat er gaat gebeuren en op welke wijze. Ook belangrijk is inzichtelijk te maken hoe tussentijdse wijzigingen het verloop en de uitkomst van de implementatie kunnen beïnvloeden en voor wiens rekening welke kosten komen. Zo wordt voorkomen dat de verwachtingen niet gelijk zijn.
Het welslagen van een ICT project hangt nauw samen met de vastlegging vooraf van de verplichtingen van partijen over en weer in een schriftelijk contract. Een standaardcontract met algemene voorwaarden, waarbij de namen van partijen op de stippellijnen is ingevuld, voldoet eigenlijk nooit. Het contract moet in ieder geval zijn toegeschreven naar het soort uit te voeren werkzaamheden.
Soorten ICT-contracten
Contracten worden vaak grofweg onderverdeeld in overeenkomsten met betrekking tot software-, hardware en/of diensten. Eigenlijk zou een gedetailleerder onderscheid moeten worden gemaakt. Voor een goede afstemming van de onderlinge verwachtingen, is van belang te kijken inhoud van de werkzaamheden.
Is er sprake van assistentieverlening dan moet dat wel als zodanig tot uiting komen in de gehele tekst van de overeenkomst. Het zou kunnen gaan om bijvoorbeeld pure dienstverlening waarbij de ene partij alle leiding en toezicht heeft. Of juist om een samenwerking op gelijke basis.
Het kan ook gaan om een vorm van systeemontwikkeling. Te denken valt aan ontwerp en realisatie, maar ook aan de implementatie van standaardprogrammatuur in een bestaande bedrijfsomgeving. Bij dit laatste maakt het dan verschil of er sprake is van een standaardsoftwarepakket. Belangrijk is in de overeenkomst de afgebakende verantwoordelijkheden in detail te beschrijven. Dit geldt evenzo voor de vraag of de licentieovereenkomst van een toeleverancier al dan niet onderdeel uitmaakt van de overeenkomst en hoe het zit met aansprakelijkheden voor deze software.
Ook zijn er nog ICT-gerelateerde werkzaamheden, zoals opleiding van eigen personeel en inhuur van ICT-personeel. In overeenkomsten verzuimt men vaak duidelijk aan te geven dat er hierbij geen sprake is van een verplichting tot het behalen van een concreet resultaat. Het gaat in de regel louter en alleen om het inhuren van ‘handjes’, vanwege gebrek aan capaciteit of specifieke deskundigheid van het eigen personeel. Is dit niet wat u wilt en wilt u dat er een specifiek resultaat wordt behaald, dan moet dát duidelijk worden vastgelegd.
Uit voorgaande mag duidelijk zijn dat het bij ICT-projecten niet mogelijk is om te volstaan met een standaardcontract. De wensen en eisen en de offerte moeten allemaal op de juiste wijze in het contract weerspiegeld zijn, om teleurstellingen achteraf te voorkomen. Een contract moet duidelijk, weloverwogen en volledig zijn.
Gemengde contracten
Er zijn ook gemengde contracten; contracten die alles (een hele zakelijke relatie) in één document trachten te regelen. Met name bij dit soort contracten zal al snel sprake zijn van onvolledigheid en onduidelijkheid over de verplichtingen van de betrokken partijen.
De partijen kunnen dit vaak voorkomen door een raamovereenkomst te sluiten. Hierin moeten zij de algemene bepalingen vermelden die voor alle soorten werkzaamheden gelden. Te denken valt aan aansprakelijkheidsbepalingen, beëindigingsclausules, geheimhoudingsregels en regelingen met betrekking tot het toepasselijke recht en de wijze van geschillenbeslechting. Ook regelingen omtrent voortgangsrapportages, escalatieprocedures en de wijze van facturering en betaling kunnen hier worden opgenomen.
Dit laatste is zeker belangrijk bij een discussie over wiens algemene voorwaarden op de relatie van toepassing zijn. Onder de raamovereenkomst hangen dan telkens deelovereenkomsten voor de uitvoering van afgebakende onderdelen van de werkzaamheden, voor zover die afwijken van de raamovereenkomst. Gemengde overeenkomsten moeten zeer nauwkeurig worden opgesteld, omdat het risico op onvolledigheid continu aanwezig is.
Aanbevelingen
Accepteer nooit zomaar de standaardcontracten die de wederpartij hanteert. De kans dat deze eenzijdig zijn, is groot; alle risico’s liggen dan bij slechts een van de partijen. Wees daarom altijd kritisch en laat u bijstaan door een deskundige, die kan aangeven met welke aanpassingen het contract een evenwichtiger spreiding van de risico’s weergeeft.
Contractsbepalingen dienen voortdurend kritisch worden bekeken op duidelijkheid: een bepaling moet zo min mogelijk voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Zorg vooraf voor een volledig contract. Het gebeurt regelmatig dat de werkzaamheden al van start zijn gegaan, bijvoorbeeld op basis van een intentieverklaring of offerte met een handtekening. Er is dan al sprake van ‘open-eind’ afspraak, bijvoorbeeld met betrekking tot de kosten. Laat voor u zelf een checklist opstellen voor het beoordelen van contracten.
Een laatste essentieel punt: monitor de uitvoering van de overeenkomst ook tijdens de looptijd. Laat er geen afwijkende gewoonten insluipen, maar wees tijdens het gehele project kritisch op de uitvoering en op het nakomen van de vastgelegde afspraken. Het tijdig aanspreken van de wederpartij op het niet nakomen van afspraken, voorkomt een hoop problemen.
Onontbeerlijk
Uiteraard is het succes van een ICT-project niet alleen afhankelijk van het vooraf opstellen van een goed contract. Ook de wijze van de projectleiding, ervaring van partijen, systeemcomplexiteit en organisatiepolitieke omstandigheden zijn voorbeelden van factoren die van grote invloed kunnen zijn. Een goede start is wellicht het halve werk, maar in ieder geval een groot gedeelte van het werk, want een goed maatwerkcontract is en blijft onontbeerlijk bij ieder ICT-project.
Auteur:
Liane Hilhorst – advocaat sectie Ondernemingen en sectie ICT & IE bij marxman advocaten
