Bedrijven kunnen de kosten voor enterprise content management (ecm) met tien tot twintig procent verminderen door de ict in te richten volgens een shared services model. Door de slechte economische omstandigheden staan ecm-leveranciers onder druk. De leveranciers zijn vaker bereid om samen te werken en zien shared services steeds vaker als een gangbare manier van zaken doen. Dat stelt onderzoeksbureau Gartner.
Onderzoeksdirecteur Mark Gilbert: ‘Veel bedrijven die ecm gebruiken kampen al lange tijd met contracten met verschillende leveranciers. Dat leidt tot informatiesilo's en software-, onderhoud- en supportlicenties die elkaar overlappen.'
De shared service benadering betekent dat een bedrijf ecm-functionaliteiten centraal inkoopt en kijkt naar centrale dienstverlening. Gartner ziet dat in de ecm-markt aanbieders steeds vaker hun traditionele leveringsmodel laten vallen en hun software leveren als webdienst.
De voordelen van de shared service benadering en nieuwe distributiemodellen van ecm zijn volgens Gartner: Schaalbaarheid van het gebruik van ecm-pakketten. Effectief gebruik van de infrastructuur, interoperabiliteit en een snelle toegang tot informatie.
Nadelen
Gartner waarschuwt dat het shared service model ook nadelen kent. Volgens de marktonderzoeker is het onmogelijk om bestaande informatiesilo's te integreren in de shared service aanpak. Daarnaast stelt de onderzoeker dat kostenbesparing bij individuele bedrijfsonderdelen door gebruik van ecm niet altijd leidt tot bedrijfsbrede besparingen.Dat specifieke ecm-functionaliteiten voor individuele bedrijfsonderdelen leiden tot kostenbesparing wil niet zeggen dat die software ook op andere afdelingen voor kostenbesparing zorgt.
Volges Gartner moeten ict-beslissers de voor- en nadelen van de shared service aanpak goed tegen elkaar afwegen. Tot slot geeft het bedrijf vijf tips voor de invoering van een shared services model.
Vijf stappen naar shared services aanpak
- Onderzoek of shared services werkelijk zal leiden tot een beter resultaat
- Standaardiseer naar één ecm-pakket of een platform van één leverancier.
- Benoem welke ecm-functies nodig zijn. Let daarbij op de specifieke vraag van bedrijfsonderdelen en de potentiële gebruikers van de software.
- Maak duidelijke afspraken over dienstverlening en support.
- Richt een ecm-competentiecentrum in.
9,15 miljard
Gartner berekende dat in 2008 9,15 miljard dollar werd omgezet in de wereldwijde markt voor ecm.
Het onderzoeksbureau behandelt verschillende ecm-onderwerpen tijdens het ITxpo symposium dat tussen 2 en 5 november wordt gehouden in de Franse kustplaats Cannes.
