Dat kostenreductie in deze tijden een 'hot issue' is, mag iedereen duidelijk zijn. Ict drukt voor veel organisaties zwaar op het budget. Het is dan ook logisch dat veel ict-afdelingen geconfronteerd worden met lagere budgetten. Tegelijkertijd zien veel bedrijven in deze tijd de noodzaak om orde op zaken te stellen en zodoende aan het einde van de crisis een pole position in te nemen en optimaal te profiteren van de economische groei. De inspanningen die ict hiervoor moet leveren staat omgekeerd evenredig ten opzichte van het beschikbare budget. De huidige situatie vraagt om creatieve oplossingen van zowel de business als ict.
Met name ict-organisaties die verantwoordelijk zijn voor het beheer en onderhoud van legacy-applicaties lijken in het nauw te komen. Door de complexiteit van de architectuur van deze applicaties duren ontwikkeltrajecten vaak erg lang. Kostenreducerende aanpassingen kosten op de korte termijn meer dan dat ze opleveren. Besparingen op ict voor deze groep lijken nog ver weg. Toch zijn juist voor deze groep op korte termijn kostenbesparingen te realiseren, zij het niet rechtstreeks op ict.
Veel, nog operationele legacy-systemen, zijn voorzien van een online systeem ter ondersteuning van bijvoorbeeld formulierverwerking of callcenter-activiteiten. Kenmerkend voor deze online systemen zijn de karaktergeoriënteerde schermen. De hoeveelheid informatie dat op één scherm gepresenteerd of ingevoerd kan worden is hierdoor beperkt. Presentatie van data gebeurt vaak in de vorm van codes om zoveel mogelijk informatie op één scherm te presenteren. Daarnaast is informatie vaak verspreid over meerdere schermen, verdeeld over meerdere transacties. Muisbesturing op deze schermen is nagenoeg niet mogelijk.
Het zwaartepunt van het gebruik van deze systemen ligt bij de know-how van de medewerkers. Zij dienen te weten welke schermen benaderd dienen te worden om de juiste informatie boven tafel te krijgen. Bovendien moeten zij in één oogopslag de vertaling van de weergegeven codes kunnen maken.
Kostenproblematiek
Het inwerktraject van nieuwe medewerkers op dergelijke online systemen is kostbaar. De nieuwe medewerkers moeten thuis raken in het online systeem met alle specifieke kenmerken. Het vinden van de juiste informatie is een kunst, die alleen door oefening eigen gemaakt kan worden. Ook het gebruik van functietoetsen en doorstartmogelijkheden zijn zaken, die tijdens de inwerkperiode niet vergeten mogen worden. Daarnaast vraagt de verwerking van bijvoorbeeld een aanvraagformulier de nodige doorlooptijd. Zelfs voor de meest ervaren medewerkers is het minimaal aantal benodigde toetsaanslagen nog vrij hoog.
Veel organisaties herkennen en onderkennen deze problematiek en het daarbij behorende kostenaspect. Vervanging van deze systemen lijkt dan meestal de voor de hand liggende oplossing. Echter, de praktijk leert dat dit vaak grootschalige risicovolle operaties zijn. De transacties achter de schermen bevatten een schat aan businesslogica die door de jaren heen sterk is geëvolueerd. Bovendien zijn deze systemen vaak erg krachtig als het gaat om stabiliteit, beschikbaarheid en betrouwbaarheid. De kosten om deze systemen te vervangen en daarbij zowel dezelfde functionaliteit als dezelfde beschikbaarheid en betrouwbaarheid te garanderen, zijn enorm. Technisch gezien zijn deze systemen vaak gebaseerd op gedateerde architectuurprincipes. Worden deze los gelaten, dan betekent dit een sterke toename van de kans op fouten.
Pimpen
In plaats van het vervangen van het complete online systeem, bestaan er mogelijkheden om alleen de presentatielaag te vervangen. Vergelijk dit met het pimpen van je mobiele telefoon: je vervangt de voorkant, zonder aan de functionaliteit van het apparaat te sleutelen. Om dit pimp-proces te realiseren, bestaan er meerdere mogelijkheden.
Eén daarvan is het plaatsen van een server tussen het oorspronkelijke online systeem en een modern medium. De server treedt op als gebruiker van het online systeem. Hij verzamelt met moderne screen-scraping-technologie de benodigde informatie vanuit het online systeem en presenteert deze informatie op een webpagina voor een webbrowser, webportal, pda of mobiele telefoon. Na invoer van de menselijke gebruiker worden de ingevoerde gegevens naar het online systeem verzonden door middel van een aanroep naar de betreffende transacties en schermen. Daar worden de gegevens gevalideerd en geregistreerd.
Resultaat
De grote kracht van een dergelijke oplossing ligt in de beperkte risico's en inspanningen die hiermee gepaard gaan ten opzichte van alternatieven als het vervangen of moderniseren van de legacy online systemen. Omdat aan het online systeem geen enkele regel code gewijzigd hoeft te worden, is de continuïteit van het proces gegarandeerd. De transacties werken nog steeds met dezelfde stabiliteit, betrouwbaarheid en beschikbaarheid. De combinatie van het on the fly genereren van html-pagina's en de betrouwbaarheid van de legacy-applicaties maakt het mogelijk om zonder risico's een belangrijke modernisatieslag in de uitvoering van het businessproces te realiseren.
Deze oplossing resulteert op twee fronten in kostenreductie. In de eerste plaats neemt de inwerktijd van nieuwe medewerkers zeer sterk af. Het raadplegen van informatie dan wel het verwerken van formulieren, klantreacties en dergelijke vraagt geen grondige kennis meer van de online systemen. Informatie wordt op een toegankelijke wijze getoond en met behulp van moderne technieken als een drop-down-menu, listbox en textbox muteerbaar.
In de tweede plaats worden kostenreducties gerealiseerd door het verkorten van de verwerkingssnelheid. Voor het verwerken van een formulier is het invullen van één enkele webpagina veelal voldoende. De voor visuele controle benodigde informatie kan op dezelfde webpagina worden gepresenteerd. Toetsaanslagen zijn alleen noodzakelijk voor de invoer van gegevens en niet meer voor het navigeren door het online systeem.
Het kan zijn dat voor ervaren medewerkers, die alle ins en outs kennen van het online systeem, de gewenste verwerkingsversnelling niet gerealiseerd wordt. Bovendien kan voor hen, die niet gewend zijn om met een webbased interface te werken, deze systematiek als bedreigend worden ervaren. Aangezien de bestaande online systemen niet gewijzigd worden en operationeel blijven, kan voor deze groep medewerkers besloten worden de verwerking met behulp van de karaktergeoriënteerde schermen te handhaven.
Conclusie
De huidige economische situatie vraagt om creatieve oplossingen. De kunst is om met weinig middelen zoveel mogelijk rendement te genereren. Het vervangen van de voorkant van legacy online systemen kan hieraan een goede bijdrage leveren. Met name voor organisaties, die te maken hebben met bulkverwerking van formulieren, grote klantenafdelingen die gebruik maken van legacy online systemen of callcenters, biedt deze oplossing op korte termijn een significante besparing op inwerkkosten en een kortere verwerkingssnelheid.
