Zonder vaste werkplek

Luister goed naar de medewerkers, maar houdt zoveel mogelijk vast aan je eigen plannen. Met dit uitgangspunt is het de Rotterdamse Kamer van Koophandel gelukt een compromisloos flexkantoor in te richten; een voorbeeld voor alle ondernemers.

Belangrijk bij de inrichting van een flexibel kantoor is vasthoudendheid. Je moet eerst goed weten tot welke graad de flexibiliteit moet gaan, dat vervolgens als uitgangspunt blijven hanteren en niet toegeven aan bezwaren van het personeel. Wel moet je de tegenwerpingen serieus nemen en er tegelijkertijd een goede oplossing voor vinden. Met het resultaat heeft de Kamer van Koophandel in 2003 de My Office Award gewonnen. Het beoogde voorbeeldeffect werkt. Met zekere regelmaat komen collega’s van andere KvK’s in den lande poolshoogte nemen. Een aantal klanten is komen kijken of de gekozen werkwijze ook iets is voor de eigen organisatie. Een Duitse bank heeft na een bezoek in Rotterdam besloten ook een flexibel kantoor in te richten. "We zijn toch wel trots op al die aandacht", zegt hoofd informatievoorziening Carlo Schreuder.

Ruimte, licht en tegelijkertijd intieme werkplekken om klanten te woord te staan, dat is de eerste indruk bij het betreden van het gebouw van de Kamer van Koophandel aan de Blaak in Rotterdam. Het atrium biedt de gelegenheid de bezoeker centraal te stellen. Een marmeren zuil en een glimmende ronde kluisdeur onder in het bouwwerk herinneren nog aan de oorspronkelijke bewoner: de Amsterdamsche Bank/Incassobank. Dit pand spreidt degelijkheid en betrouwbaarheid ten toon; twee eigenschappen die de KvK zichzelf ook graag toedicht. Tevens moet het bouwsel een derde karaktertrek verbeelden: vernieuwingsdrang.
Bijgestaan door zijn secondanten Robert de Winter (hoofd automatisering) en Carlo Schreuder (hoofd informatievoorziening) vertelt directeur interne bedrijfsvoering Tom van den Akker waartoe de innovatiedrift heeft geleid.

Iedereen overal

Startsein was de wens om de vertrouwde stek in het WTC aan het Beursplein te verlaten. Die lag te ver van de straat af en was te klein geworden. Bovendien moesten klanten vaak van werkkamer naar werkkamer om antwoorden op hun vragen te krijgen. Aanpassingen zouden veel geld vergen en dat doe je niet snel in een huurpand. De KvK zocht een eigen gebouw en vond dat om de hoek aan de Blaak.
"Eerst wilden we een traditionele kantoorinrichting maken", aldus Van den Akker. "Maar al snel bleek dat dit niet makkelijk is te verwezenlijken in een gebouw dat uit 1950 stamt zonder de arbeidsomstandighedenwet geweld aan te doen." Laten we dan maar een heel modern kantoor maken, was de gedachte waar het bestuur van de KvK Rotterdam zich eveneens goed in kon vinden.
Erik Veldhoen en zijn bureau Veldhoen + Company hebben in 1995 naam gemaakt door bij verzekeringsmaatschappij Interpolis in Tilburg een nieuwe manier van werken te realiseren: een gebouw zonder vaste werkplekken dat inmiddels te boek staat als flexkantoor. Veldhoen maakte bestuur en directie van de KvK Rotterdam enthousiast.

Management summary Luister goed naar de medewerkers, maar houdt zoveel mogelijk vast aan de eigen plannen. Digitalisering van de werkstromen is alleen mogelijk als de logistiek en alle functies helder zijn beschreven.

Een rondgang langs flexplekken in Nederland volgde. "Uiteindelijk was er op dat moment niemand die zo ver is gegaan in de verwezenlijking van het concept als wij. Ons uitgangspunt is dat iedereen overal moet kunnen werken. Je hebt een laptop en kunt dankzij het draadloze netwerk op elke plek binnen het gebouw toegang krijgen tot alle benodigde informatie. Daarom hebben we alles gedigitaliseerd. Alleen post die niet voor de gehele organisatie van belang is, stoppen we nog in de brievenbus die elke werknemer in zijn kluisje heeft. Dan heb je nog de, zeg maar, Euroforum-achtige uitnodigingen. We zijn geen papierloos kantoor, maar proberen het papiergebruik wel zo ver mogelijk terug te dringen. Er zijn altijd zaken die iemand toch liever vanaf papier leest, bijvoorbeeld stukken voor een vergadering. Daarom hebben we wel printers staan, maar wel 40 procent minder dan eerst. We hebben veertig procent minder papier hoeven in te kopen ten opzichte van onze vroegere werkwijze."
‘Papierloos’ is er geen heilig moeten, maar gebeurt waar het de bedrijfsvoering ondersteunt. "We versturen zelf nog wel veel brieven, omdat onze klanten bijvoorbeeld nog niet alles hebben gedigitaliseerd."

Belemmeringen

De reacties van het personeel zijn wisselend. Zoals in elke organisatie zijn er mensen die weg lopen met het idee van flexibele werkplekken, maar er zijn er ook die het niet veel uitmaakt. De houding hangt af van de functie. Iemand die gegevens in het systeem invoert, merkt niet veel van de nieuwe werkwijze. Adviseurs daarentegen zijn gebaat bij de digitale onderneming. "Via hun laptop hebben zij overal toegang tot de gegevens die ze nodig hebben. Vroeger liepen ze het hele gebouw door met zware dossiers. Nu hoeven ze alleen een paar knoppen in te drukken om, heel gericht, de gewenste feiten voor hun neus te krijgen. Wilde iedereen vroeger het liefst zo dicht mogelijk bij het archief werken, nu maakt het niks meer uit."
Mensen zijn van nature niet tot verandering bereid. Ook in dit project waren de belemmeringen niet van de lucht. "Er waren medewerkers die bijvoorbeeld toch een eigen vaste werkplek met de printer op hun bureau wilden hebben, omdat ze gevoelige informatie afdrukken waarvan ze niet willen dat iedereen die kan zien. Als je daaraan toegeeft en uitzonderingen gaat maken, ben je de regie kwijt en wijk je af van het oorspronkelijke idee van de totale flexibele organisatie. We zijn dan ook steeds bezig geweest goed naar het personeel te luisteren en vervolgens oplossingen te vinden, in dit geval een printer die pas gaat afdrukken nadat iemand op het apparaat de geëigende code heeft ingetoetst."
Het bezwaar dat iemand toch eigenlijk wel een eigen bureau nodig heeft om zijn nietmachine op te kunnen zetten, is opgelost door de nieters een plekje bij de printer te geven. Daar doen de hechters immers hun werk.

Heldere functies

Als iemand voorziet langer dan twee uur van zijn werkplek weg te zijn, bijvoorbeeld voor een bespreking, wordt hij geacht het bureau op te ruimen en netjes achter te laten voor een collega die eraan wil werken. Deze regel wordt in de praktijk als vanzelf uitgevoerd.
Digitalisering van de werkstromen is alleen mogelijk als die logistiek en alle functies helder zijn beschreven. Dat is de basis van een flexkantoor. In Rotterdam beschikten ze al over die gegevens en daar hebben ze dankbaar gebruik van gemaakt.< BR>