Legacysystemen bezorgen ict-managers lange dagen en slapeloze nachten. Want welke gevolgen heeft een aanpassing aan de software? Hoe stabiel is het systeem daarna? Autoleasemaatschappij LeasePlan had ook deze problemen. Zij vonden hiervoor een oplossing met DocGen.
Na een fusie in 2003 kreeg autoleasebedrijf LeasePlan te maken met legacysystemen, oude software die moeilijk is te onderhouden en te koppelen aan nieuwe systemen. Drie ict-systemen, waaronder een HP Powerhouse Systeem en een AS/400, werden aan elkaar gekoppeld. Het zorgde voor lange dagen op de ict-afdeling. Impact-analyses, die nodig zijn om software aan te passen, namen veel tijd in beslag.
'Er was geen documentatie van de systemen. Er moest in de broncode worden gekeken. Dat kost niet alleen tijd, je kunt ook dingen over het hoofd zien', zegt Henk Groenewoud, hoofd application development bij LeasePlan. Na de fusie gingen de medewerkers van de drie ict-afdelingen over, maar geen van de medewerkers had verstand van alle legacysystemen. 'De medewerkers hadden kennis van een deel van de systemen. Bij het doorvoeren van een verandering liepen we risico's op de stabiliteit van de systemen. We konden dat nooit 100 procent inschatten', zegt programma- en portfoliomanager Paul Wolhoff.
Oplossingen werden overwogen. Het vervangen van de systemen was geen optie. 'Het ging om de fusie van drie bedrijven. Dat zorgde al voor veel nieuwe processen en begrippen. Er is voor gekozen om zo veel mogelijk zekerheden in te bouwen en daarom zo veel mogelijk van de oude ict-infrastructuur te behouden', zegt Wolhoff. Ook is gezocht naar werknemers die wel van beide systemen verstand hebben. 'Als we iemand vonden, dan had die persoon misschien op het extra terrein een maandje ervaring. Daarnaast hebben deze mensen wel kennis van de systemen, maar niet hoe het bij LeasePlan is gekoppeld', zegt de programma- en portfoliomanager.
Geen intern project
De leasemaatschappij besloot de verbanden binnen het met Powerhouse ontwikkelde backofficesysteem in kaart te brengen. Een intern project was daarvoor geen optie. 'Je kunt niet jaren alleen maar documentatie maken. Dan werk je niet voor de business. Een ict-afdeling staat in dienst van de business', zegt Wolhoff. Het bedrijf klopte daarom aan bij verschillende dienstverleners voor het probleem. Maar die konden geen oplossing bieden. 'Powerhouse heeft niet veel gebruikers', erkent Wolhoff.
Uiteindelijk kwam het bedrijf in 2006 in contact met de Software Improvement Group (SIG). De applicatie DocGen bood uitkomst. Deze applicatie analyseert de software en geeft de onderlinge relaties tussen de systemen visueel weer. Dat deed het vooral bij Cobol-software. Ook SIG had voor Powerhouse nog geen oplossing. Wolhoff: 'Maar zij konden de applicatie makkelijk en snel aanpassen. Gezien de referenties die zij hadden voor Cobol, hadden wij daar vertrouwen in.'
De ontwikkelaars van LeasePlan waren in het begin sceptisch. 'Zij hadden van veel leveranciers al gehoord dat die een oplossing konden bieden, maar dat bleek dan toch niet te lukken,' zegt Wolhoff. Om de scepsis weg te nemen, koos de leasemaatschappij ervoor snel een proof of concept te laten zien. Dat gaf vertrouwen. 'Sommige ontwikkelaars waren zo enthousiast dat ze tijdens acceptatietesten al met de tool aan de slag gingen', zegt Groenewoud.
Conservatieve business case
In de business case die de afdeling maakte om aan middelen te komen, werd uitgegaan van een efficiencyverbetering van 10 procent. 'We hebben de businesscase conservatief ingezet', zegt Wolhoff. Hij erkent dat het krijgen van geld voor het project moeite kostte, omdat effectiviteit moeilijk te meten is. 'Maar betrouwbaarheid was een ander aspect', zegt Groenewoud. 'Door de inzet van de tool zouden we veel minder te maken hebben met re-work en verstoringen. Dat is makkelijk uit te leggen.' De aankoop van DocGen werd binnen een jaar terugverdiend, zegt LeasePlan. De werkelijke besparing is volgens de leasemaatschappij 25 procent.
Daarnaast haalde het enthousiasme van de programmeurs ook de financieel verantwoordelijke over. 'Het maken van impactanalyses vinden programmeurs niet het leukste om te doen. Nu hebben ze veel meer tijd voor andere dingen', zegt Groenewoud. De ontwikkelafdeling van LeasePlan werkt nu bijvoorbeeld volgens het agile-principe, waarbij een project wordt opgeknipt in delen. 'Nu hadden ze de tijd om daarin mee te gaan', zegt Groenewoud. Wolhoff voegt daaraan toe: 'We krijgen veel minder weerstand als we een verandering doorvoeren. Dat zijn effecten waar we niet op hadden gerekend.'
