Het selecteren van financiële software vergt de nodige moeite, terwijl het aanbod overvloedig is. Bedrijven krijgen het dringend advies geen dikke pakken met functionaliteitseisen samen te stellen.
Bij het kiezen van een financieel pakket is het beter de aandacht te richten op het beperkte aantal criteria dat de pakketten werkelijk onderscheidt. Deze waarschuwing klonk tijdens het congres ‘Selecteren van financiële software’, dat Euroforum organiseerde. Drs Wim Boogaard, senior organisatie-adviseur bij KPMG Management Consulting, bond de deelnemers op het hart alle aandacht te richten op de werkelijk belangrijke criteria.
J. van der Pouw, algemeen directeur van Coda (financiële software), sloot zich daarbij aan. "Aandacht voor de meerwaarde van een systeem is uitermate belangrijk," zegt hij. Volgens hem concentreren veel organisaties zich nog op de basisfuncties van de verschillende financiële informatiesystemen. Die zijn vanzelfsprekend aanwezig. "Anders heeft het geen enkel bestaansrecht."
Kijken naar meerwaarde
Verstandiger is het om naar belangrijke zaken te kijken waaruit de meerwaarde van een oplossing blijkt. Als voorbeeld noemde hij het werken met meerdere valuta, waaronder de Euro. Interessant is de vraag of de software nieuwe methoden aankan. De laatste jaren maakt de op activiteiten gerichte kosten-calculatie opgang. Bij deze zogenoemde ‘Activity Based Costing’ worden de kosten verdeeld naar de activiteiten die voor de totstandkoming van een produkt moeten worden ontplooid. Met deze methode valt de kostprijs nauwkeurig te berekenen.
Minstens zo belangrijk is de flexibiliteit van een systeem voor bedrijfsspecifieke aanpassingen, aldus de Coda-directeur. Elk systeem beschikt wel enigszins over mogelijkheden om scherm- en rapportenindeling en veldlengtes aan te passen. De vraag dringt zich op of het rekeningstelsel is in te richten naar de specifieke situatie in een bedrijf, ook in de toekomst. De manier waarop de verschillende functies zijn geïntegreerd mag zeker niet over het hoofd worden gezien. Van der Pouw raadt aan te bekijken of de aparte modules met elkaar informatie kunnen uitwisselen. Het komt ook voor dat het pakket gebaseerd is op een financiële database, die intelligente integratie van informatie garandeert en complexe analyses toestaat.
Openheid van zaken
Referenties kunnen antwoord geven op de vraag of een systeem in de praktijk goed werkt en gemakkelijk valt te implementeren. Van der Pouw waarschuwt voor leveranciers die alleen maar de namen van enkele zorgvuldig geselecteerde klanten doorgeven. "Je moet er op letten dat de leverancier openheid van zaken geeft over zijn volledige klantenbestand." Kpmg-consultant en docent Bestuurlijke Informatievoorziening aan de Universiteit van Amsterdam (UvA) Wim Bogaard raadt ook aan naar vergelijkbare bedrijven te vragen.
Tenslotte moet worden gekeken naar de totale kosten gerelateerd aan de meerwaarde van een systeem. Volgens Van der Pouw zegt de aanschafprijs weinig. De gebruikskosten zijn veel hoger. Onderzoeken hebben aangetoond dat de prijs van de financiële software slechts 20 procent van de totale kosten bedraagt.
Bogaard adviseert bedrijven nieuwe financiële software ook niet teveel vanuit de oude situatie te selecteren. Veel bedrijven zeggen: "Ik wil hetzelfde, maar dan flexibel, client/server en met grafische gebruikersinterface." Een dergelijke selectiemethode leidt volgens hem weliswaar tot een beter pakket, maar niet altijd tot de beste oplossing.
