Speciaalchemie- en levensmiddelentechbedrijf DSM vervangt zijn verouderde SAP Supplier Relationship Management-inkoopsoftware door SAP Ariba. Het vernieuwingstraject duurt zo'n drie jaar en is afgetrapt met de processen voor de indirecte inkoop. Eerder gaf het industrieconcern uit Heerlen te kennen dat het voor zijn klanten een nieuw bestelportaal inricht op basis van SAP Commerce Cloud. Zelfservice is bij beide het toverwoord.
De vervanging van de huidige SAP-inkoopsoftwareomgeving is een flinke klus. Ruim twintigduizend leveranciers leveren wereldwijd indirecte goederen en diensten aan DSM. Binnen het concern is de inkoop verdeeld in vijf regio’s en vier clusters: facilitaire goederen en diensten, ict, logistiek en verpakkingsmaterialen, en technische goederen en diensten.
DSM trekt er drie jaar voor uit om de huidige SAP Supplier Relationship Management-omgeving over te zetten op het inkoopplatform SAP Ariba. Vorig jaar ging het traject van start met een pilot in Frankrijk en Brazilië. Met name dit Zuid-Amerikaanse land staat bekend om zijn complexe wet- en regelgeving voor belastingen. Voor dit zogeheten Buy.Smart-programma werkt DSM samen met McCoy & Partners én Deloitte.
SAP Ariba Guided Buying
Op basis van deze proef is een ontwerp gemaakt voor de wereldwijde uitrol van SAP Ariba, waarbij tevens de inkoopprocessen zijn herschreven. Zo kende het concern een grote diversiteit aan goedkeuringslimieten voor budgethouders. Die is teruggebracht naar één overzicht voor alle budgethouders binnen DSM. Ook is binnen SAP Ariba zelfservice de norm, waarbij niet alleen inkoopmedewerkers maar ook eindgebruikers bestellingen kunnen plaatsen via SAP Ariba Guided Buying.
Volgens het bedrijf is de SAP Supplier Relationship Management-oplossing vandaag de dag niet gebruiksvriendelijk meer met ook nog de nodige taken die om een handmatige uitvoer vragen. Daarnaast waren er problemen met de communicatie tussen systemen en het betaalbaar stellen van facturen. Ook willen inkoopmedewerkers en managers actuele data-analyses op inkoopprocessen en leverings- en betaalrisico’s kunnen toepassen. Dat kan in SAP Ariba, dat gekoppeld is aan de SAP-backendsystemen van DSM.
Portaal
Niet alleen aan de leverancierskant vernieuwt DSM zijn SAP-software, ook aan de klantenbestelkant is gemoderniseerd. Daar heeft het industrieconcern voor Nutritional Products een nieuw portaal op poten gezet, op basis van de e-commercesuite SAP Commerce Cloud. Klanten van deze divisie zijn met name voedingsfabrikanten, die de benodigde ingrediënten vaak nog bestellen via fax, e-mail en telefoon. Het bestaande internetportaal werd voornamelijk gebruikt voor het raadplegen van informatie, en slechts beperkt voor het plaatsen van orders.
De SAP Commerce Cloud-omgeving moet de gebruikerservaring vergemakkelijken en verbeteren, bijvoorbeeld met een gestroomlijnd proces voor herhaalaankopen en uitgebreide toegang tot verkoopinformatie, zoals productdata, contractdetails en een factuuroverzichten. Net als bij SAP Ariba zijn in de nieuwe bestelsoftware diverse zelfservicemogelijkheden ingebouwd en is de omgeving gekoppeld aan de SAP-backend van DSM.
Agile, scrum en sprints
Bij de inrichting werkte het concern samen met Accenture Interactive. Voor veel it-projecten binnen DSM is Accenture de vaste partner. De twee partijen stelden een multidisciplinair team samen van deskundigen op het gebied van user experience (ux) en user interface (ui), functioneel ontwerpers, technisch architecten en delivery- en analytics-experts. Het team ging agile te werk volgens de scrum-werkwijze waarbij in het begin de scope beperkt is gehouden. Het eerste doel was de oplevering van een ‘minimum viable product’ (mvp) voor de EMEA-regio. Dat leverde discussie op omdat dit mvp qua functionaliteit minder bood dan de oude webshop. Maar op basis van veel feedback in een vroeg stadium kon daarna de verdere ontwikkeling via sprints – korte ontwikkeltrajecten- worden versneld.
Het bestelportaal is inmiddels live gegaan; alleen het onderdeel Food Specialities van DSM Nutritional Products moet dit jaar nog worden overgezet. Daarnaast wil het concern nog talloze nieuwe diensten via het platform ontsluiten. Het is volgens DSM niet de bedoeling klanten te verplichten gebruik te maken van de online-omgeving in plaats van te bellen, faxen of te mailen. Het doel is om 90 procent van de klanten aan te sluiten om orders te plaatsen of alleen informatie op te halen. Zo blijven veel grote klanten van een edi (electronic data interchange)-verbinding gebruikmaken om bestellingen te plaatsen, terwijl ze op het portaal alleen informatie over leveringen en facturen raadplegen.
