“Ecm is het beheer van alle informaie die zich niet in een database bevindt”, zegt Alan Pelz-Sharpe van de Indiase ict-dienstverlener Wipro. ECM maakt al die informatie toegankelijk en beheersbaar.
Wat is het?
Van enterprise content management (ecm) wordt vaak gedacht dat het niet meer dan een hulpmiddel is om websites goed te beheren. Het begrip is alleen veel breder. "Ecm is het beheer van alle informatie die zich niet in een database bevindt. Deze documenten, die zich in een apart opslaggebied op een harde schijf bevinden – een zogenaamde repository – krijgen door een ecm-systeem attributen toegekend. Aan de hand van deze metadata is deze informatie te gebruiken in een workflow-systeem, is het later terug te vinden via zoekmachines en wordt het volgens een afgesproken opslagregime weggeborgen", somt ecm-analist Alan Pelz-Sharpe van de Indiase ict-dienstverlener Wipro Technologies op.
Naast een aanduiding voor software waarmee bedrijfsinformatie te beheren is, wordt met ecm vaak ook het informatiebeleid van organisaties bedoeld. "Een ecm-strategie is concreter te maken door bijvoorbeeld een analyse te maken van het informatiegebruik in organisaties. Een zogenaamde content needs matrix geeft aan welke groepen medewerkers welke documenten en informatiebronnen gebruiken en wie daar eigenaar van is", meent Paul Baan van Capgemini.
Wat zijn de trends?
- Het beheer van websites en andere documenten wint aan belang. Bedrijfsprocessen zijn intelligenter en goedkoper in te richten door de juiste informatie goed te beheren. Ook moet het informatiebeheer voldoen aan wettelijke regels.
- Het vakgebied enterprise content management is volop in beweging na een reeks grote overnames. IBM kocht Filenet, Hummingbird verschalkte Open Text en Oracle verslond Stellent. Microsoft komt bijna uit met een nieuwe Sharepoint-versie en van nieuwkomer Google wordt ook veel verwacht.
Welke oplossingen zijn er?
- Potentiële afnemers van ecm-software moeten eerst hun informatiebeleid, het eigendom van informatie en de bijbehorende bedrijfsprocessen goed in kaart hebben gebracht voordat ze ecm-software uitkiezen en invoeren. "Bedrijven hanteren de verkeerde volgorde en schaffen eerst de software aan. Ik ken het voorbeeld van een it-manager die voor 450 dollar per werkplek een document management pakket aanschafte. De software met een totale waarde van 24 miljoen dollar is uiteindelijk op de plank blijven liggen, omdat niet duidelijk was hoe deze applicatie gebruikt of ingevoerd moest worden", aldus Pelz-Sharpe.
- Er is veel voor te zeggen om deze analyse in eigen hand te houden. "Allereerst gaat het om een zeer waardevol bezit, dat zonder al te veel moeite zelf te beschrijven is. Als je deze analyse wel door een ander laat doen, check dan of het adviesbureau het ecm-vakgebied goed kent en de betrokken documentmanagement applicatie al eerder geïmplementeerd hebben. Controleer of het systeem bij minstens vier of vijf andere organisaties aantoonbaar goed werkt. Word geen proefkonijn", zegt ecm-specialist Janus Boye.
- Ook een goede inspectie van het ecm-systeem vooraf is aan te raden. "Veel hulpmiddelen zijn niet meer dan een platform waar organisaties door eigen programmeerwerk nog een werkend systeem van moeten maken. Verder is contentmanagement nog een onvolwassen vakgebied, waar je je beter op de komende zes maanden kunt concentreren. Het is zeer gevaarlijk om met jaarplannen te werken, omdat systemen en de verwachtingspatronen rond ecm nog zo veel veranderen", vervolgt Boye. Hij raadt mensen aan om zeker ook naar open source varianten van ecm te kijken als dat van Alfresco.
Wie geeft hierover adviezen?
• AAC Cosmos
• Accenture
• Atos Consulting
• Avanade
• Capgemini
• Centric
• CIBER
• CIBIT
• Ctac
• Deloitte Consultancy
• EDS International
• Fujitsu Services
• Getronics PinkRoccade
• Informatie Management
• IBM – Global Business Services
• Imtech ICT
• Inter Acces
• LogicaCMG
• M&I/Partners
• Oracle
• Ordina
• Perfect for People
• Sogeti
• Twijnstra en Gudde Adviseurs en Managers
• Unisys
