Managed hosting door True

‘SAP levert vooral meer inspanningen op’

Defensie heeft nog moeite met gebruik nieuw systeem

 

Bij het Commando Landstrijdkrachten (CLAS) is het Materieel Logistiek Commando Land (MatlogCo) oktober 2013 overgegaan op SAP. Het gebruik van het systeem gaat echter nog niet van het leien dakje en er moeten nog meerdere hindernissen worden genomen. Defensie heeft zich vooral verkeken op de wederzijdse afhankelijkheden, die veel groter blijken dan aanvankelijk was gedacht. Sinds enkele maanden werken nagenoeg alle CLAS-schakels van de bevoorradingsketen in SAP. In het kwartaalblad Militair Logistiek Magazine komen verschillende Defensie-leidinggevenden hierover aan het woord.

‘Onze hoofdprocessen zitten nu in SAP’, zegt Steven van de Velde, hoofd van de sectie Ondersteuning bij MatlogCo. ‘Maar het staat deels nog in de steigers. Nog steeds moeten we grote inspanningen leveren om alle administratie werkend te krijgen in de nieuwe omgeving. In de afgelopen maanden zijn we ons gaan realiseren dat er meer belangen spelen in het SAP-landschap van Defensie. Mede daardoor kunnen we onze Defensiecollega’s nog niet de logistieke dienstverlening geven die ze van ons verlangen. Dat knaagt.’

Doorn in het oog

Van de Velde zou dit heel graag anders zien. ‘Wat ons een doorn in het oog is, is de hardnekkige stroperigheid en ondoorzichtigheid van de processen om wijzigingen in de software er doorheen te krijgen. De lange wachttijden frustreren de dienstverlening en ondermijnen de bedrijfsvoering. Dat kan en moet gewoon beter. Een aantal technische basale zaken schreeuwt om aanpassing van SAP. Denk hierbij aan een eenvoudige correctie van verkeerde scanacties bij het orderpicken. Of het snel kunnen aanpassen van foutieve basisgegevens van een artikel, van het aantal posities op een transportorder van vinklijsten en van de informatie op labels. Allemaal eenvoudige zaken die nu het werken onnodig moeizaam en traag maken.’

Doordat er bij het CLAS nog steeds sprake is van gebroken ketens, kunnen de voordelen van SAP nog niet geplukt worden. Nog niet alle gebruikers en aanvragers zitten in SAP waardoor de vraagvoorspelling lastig in beeld te krijgen is. Van de Velde: ‘We werken Defensie-breed nog in verschillende systemen, dus is het een hele uitdaging om één behoefte vast te stellen voor een bepaald assortiment.’

Hele keten heeft last

Maar dat is niet het enige fundamentele probleem bij Defensie. Zo is de kwaliteit van de artikel-stamgegevens niet op orde. ‘Als data vuil is, blokkeert het systeem en zijn artikelen niet leverbaar’, verduidelijkt Van de Velde. ‘Niet iedereen lijkt te beseffen dat vervuilde of onvolledige data niet alleen de uitgifte van goederen frustreert, maar ook de aanvraag, de behoeftebepaling, het assortimentsmanagement, de inkoop en het betaalproces. Kortom, de hele keten heeft er last van.’

Majoor Guus van Willigen, hoofd van het bureau Bedrijfsvoering en Informatievoorziening, is het met Van de Velde eens. ‘Dataschoning en dataverrijking is op Defensieniveau niet goed belegd. De centrale regie ontbreekt. Voor datakwaliteit is er geen aanspreekpunt, terwijl de bedrijfsvoering ermee staat of valt. Wie bepaalt er nu vanuit Defensiebelang de prioriteiten voor de wijze waarop en volgorde waarin de gegevens van artikelen geschoond en verrijkt moeten worden?’

Tegelijkertijd reorganiseren

De problemen met SAP worden versterkt door de reorganisatie die Defensie heeft moeten doorvoeren. Van Milligen: ‘SAP invoeren en tegelijk reorganiseren levert eveneens extra uitdagingen op. Dat de migratie naar SAP toch redelijk is verlopen, is een groot compliment voor de inzet van alle betrokken MatlogCo-collega’s en het Speer-projectteam.’

Ook luitenant-kolonel Alain Castermans, hoofd van de producteenheid Fysieke Distributie, ziet dat het werken met SAP nog niet bepaald vlekkeloos verloopt. ‘Vooraf toegekende rollen blijken niet altijd overeen te komen met de praktijk en het is een tijdrovende klus om deze rollen aan te passen. Daarnaast blijkt SAP in de praktijk erg complex te zijn en worden er overal in de keten foutjes gemaakt die leiden tot stagnaties bij de fysieke distributie. Het vereist heel veel kennis van SAP om deze foutjes te corrigeren. Kennis die nu nog niet aanwezig is binnen de eigen organisatie.’

Efficiënter en transparanter

Castermans merkt op dat SAP veel meer administratieve handelingen met zich mee brengt dan de oude legacy. ‘Dit draagt er allemaal aan bij dat we op dit moment niet in staat zijn om de dagelijkse werklast weg te werken, waardoor de achterstand alleen maar toeneemt.’ Volgens hem kan het nog wel zes maanden tot een jaar duren voordat de fysieke distributie weer op het oude niveau is. ‘De gebruikers hebben meer tijd nodig om met SAP te leren werken dan we aanvankelijk dachten. Maar als die leercurve is doorlopen en de technische aanpassingen gerealiseerd zijn, zal met SAP de productie een stuk efficiënter en transparanter verlopen dan met de oude legacy.’

Defensie kan pas echt van SAP gaan profiteren als alle onderdelen over zijn op het systeem. Dat is volgens Van Willigen op z’n vroegst pas in 2016. ‘Maar ik geloof dat we processen kunnen versnellen. Bijvoorbeeld door het proces om eenvoudige SAP-technische instellingen aan te passen sneller te maken en door in overleg met de assortimentsmanager van de vijf Defensie-onderdelen een centrale procesmodeleigenaar ‘datakwaliteit’ aan te stellen die over de Defensie-onderdelen heen de regie voert.’

Het wordt beter

Maar dat is niet het enige, meent Van Willigen, want ook moet het besef bij Defensie doordringen dat SAP vraagt om een wezenlijk andere wijze van denken en werken. ‘Dit mogen we niet onderschatten. Veel van de huidige onvolkomenheden zijn terug te voeren naar ketendenken, ofwel het gebrek daaraan. We zijn nog steeds gemotiveerd, realiseren ons ter dege dat we er nog niet zijn en dat het nog de nodige inspanningen kost. Maar dat het uiteindelijk beter wordt dan het was.’

De citaten in dit artikel zijn overgenomen uit de eerste uitgave van 2014 van het Militair Logistiek Magazine.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5048147). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over



Lees ook


Partnerinformatie
 

Reacties

Interessant artikel met een aantal constateringen die nog meer vragen oproepen.

Over het SPEER programma heb ik een uitgebreide toelichting gepubliceerd op ManagementSite.

Ergo de problemen zijn :

- de trage ITIL processen tav. simpele changes
- de gedeeltelijke implementatie over de ketenonderdelen
- vervuilde masterdata
- problemen mbt het authorisatiemechnisme (verkeerde rollen) en traagheid mbt. de correctie hiervan tengevolge van te weinig kennis op authorisatiegebied.
- onderschatting van de vereiste hoeveelheid training voor gebruikers

Dat heeft allemaal te doen met tekortkomingen van de implementatie en het beheer. En dat maakt de titel enigzins misleidend. Met SAP zelf is niets aan de hand, maar wel met deze specifieke implementatie en het beheer en het gebruik ervan.

En @Nico, we kennen jouw stukje nu wel...

@kj: dat heeft allemaal van doen met onderschatting van de volwassenheid van de eigen procesorganisatie.
Eerst organiseren, dan automatiseren. Als de keuze dan op SAP valt heb je niets te vrezen en van te voren al bepaald dat sommige processen gewijzigd zullen worden. Dus ja, met SAP is niets aan de hand, zolang een organisatie in staat is voldoende rekening te houden met de beperkingen van haar eigen organisatie én die van SAP.

Gewoon geen SAP maar mineraalwater bestellen...

Ik ben van mening -als materieelbeheerder bij een parate KL-eenheid- dat SAP niet ondersteunend is, maar een zwaar bewerkelijk gedrocht dat de bedrijfsvoering en de operationele inzet ernstig in gevaar brengt.
Wuif deze conclusie niet weg, HET IS ZO!! Zowel in de bevoorradingslijn als de onderhoudsomgeving is het een drama.

Oh oh oh, en wat staat er zoals altijd in een kwaad daglicht? Juist, het systeem. En omdat men vooraf de processen niet gestructureerd heeft en elkaars belangen niet afgestemd heeft, gaan er nu work arounds bedacht worden waardoor SAP nooit de gewenste efficiëncy zal bieden. Tenslotte moeten de systemen minstens zo omslachtig en log zijn als de organisatie zelf, nietwaar? En wat krijgt er dan over een paar jaar nog steeds de schuld van dat het allemaal zo omslachtig werkt? Juist, het systeem. Want rotsysteem enzo. Nee, rotbedrijf. Repareer het dak als de zon schijnt en geef de dakdekker er niet de schuld van dat het regent

Vraag me af waarom burger bedrijven SAP er aan het uitgooien zijn, omdat het zo'n geweldig systeem is, dat het niet niet het is een log onwerkbaar systeem. Voor defensie werkt het do weg niet en de fout die gemaakt word is dat ieder maar een klein stukje jan doen, mijn visie hierop is dat iedere gebruiker het systeem, geldt trouwens voor alle, handmatig moet kunnen overrulen of manipuleren om zijn werk normaal te kunnen doen. Gelukkig zijn er mensen die buiten het SAP om wel materialen verstrekken en dut werkt om het draaiende te houden. Zo werkt het vroeger, jaren tachtig dus ook, zat bij een herstelcompagnie en had zelf een redelijke mats voorraad en de eenheid die ik steunde had een hoge inzetbaarheid. En weet dat dut nu weer gebeurt, dus gewoon een simpel systeem die iedereen kan begrijpen.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×