Managed hosting door True

Creatief omgaan met kosten informatiesystemen

Externe financiële verslagen geven onvoldoende inzicht

 

De manier waarop een bedrijf de uitgaven aan informatiesystemen verwerkt in externe financiële verslagen kan de gepresenteerde resultaten en de ondernemingsbalans sterk beïnvloeden. Blijkens een onderzoek van Yvo Paagman bieden jaarverslagen en -rekeningen onvoldoende informatie over die uitgaven.

Aangezien creatief boekhouden binnen de huidige wet- en regelgeving interessante mogelijkheden biedt, is enig boekhoudkundig opportunisme te verwachten - en sommige opstellers van financiële verslagen benutten de aanwezige ruimte inderdaad.
'Dit jaar hebben we geen geld meer voor dat project.' 'De aanschaf van die pakketten past niet in het budget.' Dergelijke uitspraken herkent u ongetwijfeld. Stel dat die uitgaven over meerdere jaren worden uitgesmeerd. Dat biedt wellicht nieuwe perspectieven.
Dit artikel gaat in op de verwerking van de uitgaven aan informatiesystemen (IS) in het externe financiële verslag, met name het jaarverslag en de jaarrekening. Aan de orde komen vooral de resultaten van een praktijkonderzoek waarbij gekeken is hoe bedrijven in Nederland hun IS-uitgaven verwerken en in hoeverre dit aansluit bij de wet- en regelgeving. Daarmee reikt dit artikel ideeën aan over de manier waarop organisaties de uitgaven aan informatiesystemen kunnen of moeten verwerken.
Een trend die zich blijft doorzetten, is dat ondernemingen een toenemend deel van hun middelen besteden aan IS. Het IS-management moet er dan ook voor zorgen dat het algemeen management voldoende attentie heeft voor die IS-uitgaven. Informatiesystemen moeten worden behandeld als één van de meest vitale activa van een onderneming en overeenkomstig aandacht krijgen, ook in het externe financiële verslag.
In het algemeen geldt dat organisaties moeten proberen om kosten zoveel mogelijk toe te rekenen aan die periode(n) waaraan ook de met die kosten behaalde opbrengsten worden toegerekend. Uitgaven kunnen immers niet alleen leiden tot kosten maar ook tot bezit, dat vervolgens op de balans verschijnt als activa. De wijze waarop bedrijven omgaan met de uitgaven voor informatiesystemen met betrekking tot het al dan niet activeren, de gekozen activacategorie, het waarderen en het vervolgens afschrijven kan de balans sterk beïnvloeden. Het is dus van belang om kritisch te bezien hoe de opstellers van het externe financiële verslag daarmee omgaan. Creatief boekhouden kan interessante mogelijkheden bieden.
Een aantal trends kan veel invloed hebben op de manier waarop bedrijven de IS-uitgaven verwerken in het externe financiële verslag. Enkele voorbeelden: de economische levensduur van hardware neemt sterk af; een steeds kleiner deel van de totale IS-uitgaven wordt besteed aan hardware; meer en meer bedrijven kiezen voor pakketsoftware, inclusief de vaak kostbare implementatietrajecten; de afhankelijkheid van en de uitgaven aan informatiesystemen blijven toenemen.
Bij het onderzoek is gebruik gemaakt van een specifieke indeling van de IS-uitgaven in categorieën (zie figuur 1). Discussie over het direct ten laste brengen van de winst- en verliesrekening of het activeren en afschrijven is mogelijk voor wat betreft de uitgaven aan: 'aankoop' en 'huur/lease/gebruiksrecht' van 'hardware' en 'software', en 'nieuwe ontwikkelingen' en 'verbeteringen' van 'personeel' en 'services van derden'. Dergelijke keuzes hebben gevolgen voor de hoogte van de winst of het verlies. Enig boekhoudkundig opportunisme is dus te verwachten. De verwerking van de overige posten is evident: kosten of investeringen.

Centrale IS-uitgaven

Het onderzoek is beperkt tot de uitgaven aan informatiesystemen bij Nederlandse ondernemingen die deze systemen uitsluitend intern gebruiken. Met dit laatste wordt bedoeld dat wel sprake kan zijn van externe gebruikers, maar niet van commercialisering van de systemen, zoals bijvoorbeeld een software- of netwerkleverancier dat zou doen.
Het onderzoek heeft plaatsgevonden onder 160 organisaties uit diverse branches, die aselect zijn gekozen. Ruim honderd van die organisaties zijn in Amsterdam aan de beurs genoteerd. Ruim vijftig hebben een buitenlandse moederorganisatie. De omzet varieert van ongeveer 100 miljoen tot 75 miljard gulden (wereldwijd) en de personeelsomvang van ongeveer driehonderd tot bijna driehonderdduizend medewerkers (wereldwijd). In totaal hebben 53 organisaties meegewerkt aan het onderzoek. De deelnemers vertegenwoordigen een representatieve groep van de middelgrote en grote Nederlandse bedrijven.
Ruim 77 procent van de respondenten blijkt tussen de 1 en de 3 procent van de omzet uit te geven aan 'centrale IS-uitgaven'. Eventuele decentrale budgetten en 'verborgen' uitgaven zijn daarin niet meegenomen.

Niet uit de balans te lezen

Eén van de onderzoeksdoelen was inzicht te krijgen in de verwerking van de diverse IS-uitgaven in de jaarrekening. Dergelijke gegevens zijn over het algemeen niet uit de jaarrekeningen van organisaties te halen, omdat ze meestal niet als aparte post worden opgenomen.
De uitkomst van het onderzoek naar de verwerking van de uitgaven ten laste van de winst- en verliesrekening of van het activeren en afschrijven is weergegeven in figuur 2, evenals de rubricering bij materiële of immateriële vaste activa. Populair gezegd is de wet- en regelgeving ten aanzien van het activeren onder materiële vaste activa veel minder complex en stringent dan die voor immateriële vaste activa. Daardoor is bijvoorbeeld te verwachten dat organisaties software eerder als materiële dan als immateriële vaste activa willen beschouwen. Een belangrijk nadeel voor een belanghebbende is dat bij een eventueel faillissement deze 'materiële activa' geen waarde hebben. Dit gegeven was niet vooraf uit de balans te lezen. (Een nadere behandeling van de wet- en regelgeving voert te ver voor dit artikel, maar is wel te vinden in het onderzoeksrapport.)
Sommige organisaties hebben in de vragenlijst bij dezelfde soort uitgaven aan informatiesystemen zowel 'direct ten laste van winst- en verliesrekening' als 'activeren en afschrijven' aangekruist. Een reden voor het gebruiken van beide opties is onder andere dat organisaties bepaalde drempels hanteren alvorens te activeren, zo bleek bij navraag. Een organisatie kan er bijvoorbeeld voor kiezen alleen uitgaven aan hardware boven de 10.000 gulden te activeren.

Voorzichtige gedragslijn

In vijf gevallen activeren de responderende organisaties de aankoop van hardware niet. Reden hiervoor is met name het niet activeren van PC-aankopen.
Bij de aankoop van software geeft ruim tweederde van de organisaties aan dat ze programmatuur activeren. Acht respondenten hebben aangegeven dat ze software-aankopen ten laste van de winst- en verliesrekening brengen of activeren. Reden hiervoor is dat de omvang van de uitgaven bepaalt of er al dan niet wordt geactiveerd. In 82 procent van de gevallen waarin organisaties activeren, gebeurt dit als materiële vaste activa. Activering als immateriële vaste activa vindt plaats in 18 procent van die gevallen. Opvallend is dat op basis van de wet- en regelgeving activering als immateriële vaste activa wordt geprefereerd, waarbij het niet zelden de voorkeur zal hebben om niet te activeren. Een voorzichtige gedragslijn (niet activeren) heeft daarbij dus de voorkeur. Deze werkwijze kan wel een vertekend beeld geven van de jaarrekening.
Op zich is het een goede zaak dat veel respondenten aangekochte software activeren. Aangekochte programmatuur voldoet namelijk in beginsel aan de criteria waaraan een actief volgens de wet- en regelgeving moet voldoen. Bedrijfseconomisch lijkt een discussie over activering als materiële of immateriële vaste activa minder interessant. Bij een gelijke waardering en afschrijving zal immers in beide gevallen de balans en de winst- en verliesrekening in absolute zin gelijk zijn. Echter, externe belanghebbenden laten meestal immateriële vaste activa niet meewegen bij de bepaling van de waarde van ondernemingen. Activering als immateriële vaste activa kan dus wel degelijk nadelen hebben.
Uit een eerder jaarrekeningenonderzoek naar de uitgaven aan software bleek dat het in slechts 8 procent (20 van de 255) van de onderzochte jaarrekeningen mogelijk was om te achterhalen dat er programmatuur was geactiveerd (Van Cuijck, 1991). Blijkens het in dit artikel behandelde onderzoek activeert ruim 69 procent van de respondenten (aangekochte) software. Dit resultaat ondergraaft dus de ongefundeerde suggestie in diverse publikaties dat de meeste ondernemingen de uitgaven aan software direct ten laste van de winst- en verliesrekening brengen. Wel is de conclusie gerechtvaardigd dat de gebruiker van de jaarrekening klaarblijkelijk onvoldoende informatie krijgt over de uitgaven aan informatiesystemen.

Stringente criteria

Organisaties zijn zeer terughoudend met het activeren van uitgaven aan nieuwe ontwikkelingen en verbeteringen door eigen personeel. Geen enkele respondent activeert de uitgaven aan 'verbeteringen door eigen personeel'. Negen respondenten (18 procent) activeert 'nieuwe ontwikkelingen door eigen personeel'. Uit telefonische navraag bleek dat organisaties in het laatste geval duidelijke en stringente criteria hanteren alvorens te activeren, bijvoorbeeld 'de personele bijdrage aan het project moet duidelijk afgebakend zijn en meer dan 100.000 gulden bedragen'.
Het activeren van de uitgaven aan nieuwe ontwikkelingen en verbeteringen uitgevoerd door derden komt regelmatig voor. De uitgaven aan 'verbeteringen door derden' worden minder vaak geactiveerd dan 'nieuwe ontwikkelingen door derden' (10 procent tegenover 39 procent). Ook bij deze uitgaven hanteren de respondenten duidelijke en stringente criteria alvorens te activeren, bijvoorbeeld 'alleen projecten die duidelijk afgebakend zijn en meer dan 50.000 gulden bedragen', zo bleek bij telefonische navraag.

Niet consistent

Bijna 40 procent van de respondenten activeert de uitgaven aan nieuwe ontwikkelingen, mits uitgevoerd door derden. Daarentegen activeert slechts 18 procent van de respondenten de inzet van eigen personeel bij nieuwe ontwikkelingen. Uit het onderzoek is gebleken dat organisaties in beide gevallen regelmatig een zekere bestedingsgrens hanteren voordat ze tot activering overgaan, bijvoorbeeld 50.000 gulden. Als belangrijkste beweegreden voor het direct ten laste brengen van die uitgaven aan het resultaat noemen de ondervraagden het continue karakter van deze ondernemingsactiviteit.
Als organisaties de aangekochte software activeren, zou het op basis van de wet- en regelgeving consistenter zijn indien ze dat ook doen met de (projectmatige) uitgaven aan nieuwe ontwikkelingen. Ondernemingen lijken echter de voorzichtigheid (niet activeren) zwaarder te laten wegen dan het op een juiste manier toerekenen van kosten aan die jaren waarin ook de baten van toepassing zijn (wel activeren). De respondenten activeren nieuwe ontwikkelingen minder vaak dan aangekochte software.
De verschillende behandeling van de uitgaven (bij projecten) voor interne en externe personele bronnen lijkt niet consistent te zijn. Mits uitgevoerd door derden activeert ruim 10 procent van de ondervraagden de verbeteringen aan informatiesystemen. Daarentegen activeert geen enkele van de onderzochte organisaties de inzet van eigen personeel bij verbeteringen. Gelet op het aantal respondenten dat aangekochte software en nieuwe ontwikkelingen activeert, lijken deze uitkomsten niet logisch. Als een onderneming de uitgaven aan nieuwe ontwikkelingen activeert, zou het consistenter zijn om de kosten van verbeteringen op dezelfde manier te behandelen.

Afschrijvingstermijnen

In totaal 23 respondenten hebben aangegeven dat ze aangekochte software niet activeren. De belangrijkste beweegredenen daarvoor zijn: het continue karakter en het niet-materiële belang van de uitgaven, en voorzichtigheid. In totaal 34 respondenten hebben aangegeven dat ze aangekochte programmatuur wel activeren. De voornaamste motieven daarvoor zijn: de uitgaven met de opbrengsten toerekenen, beter inzicht geven in resultaat en vermogen, en het materiële belang van de uitgaven.
Ongeveer veertig respondenten hebben aangegeven dat ze de uitgaven aan personeel of services van derden niet activeren. De voornaamste beweegredenen (vrijwel unaniem) zijn gelijk aan die voor het niet activeren van aangekochte software. In totaal 19 respondenten hebben aangegeven dat ze de uitgaven aan services van derden voor nieuwe ontwikkelingen wel activeren. De belangrijkste motieven komen overeen met die voor geactiveerde programmatuur.
Nagenoeg alle respondenten hanteren voor de geactiveerde aangekochte software, hardware en personeel en services van derden de lineaire afschrijvingsmethode. De opgegeven gemiddelde afschrijvingstermijn is voor hardware en software gelijk, 3,8 jaar, en voor eigen personeel en services van derden 3,9 jaar. Het geringe verschil tussen de afschrijvingstermijnen is opmerkelijk. Een langere afschrijvingstermijn op aangekochte software dan op hardware bijvoorbeeld zou logischer zijn. Meerdere respondenten hanteren verschillende afschrijvingstermijnen voor de diverse typen hardware (PC's, Unix-systemen, mainframes).
Gelet op de wettelijke verplichting voor het bestuur van een organisatie om via het jaarverslag inzicht te geven in de gang van zaken gedurende het boekjaar en in het belang van informatiesystemen is de verwachting gerechtvaardigd dat het verslag informatie bevat over het gebruik van en de investeringen in IS. Blijkens het onderzoek doet slechts 27 procent van de respondenten dit ook werkelijk. De interpretatie en het gebruik van de wet- en regelgeving in de praktijk lijken dan ook niet in overeenstemming met de bedoeling ervan.
De interpretatie van de wet- en regelgeving doet voorkomen dat organisaties, met uitzondering van de hardware (materiële vaste activa), de 'activeerbare IS-uitgaven' naar keuze als materiële of als immateriële vaste activa kunnen activeren. Het merendeel van de respondenten die uitgaven aan software en aan personeel en services van derden activeren, doet dit onder de activacategorie 'materiële vaste activa'.
Niet duidelijk is wat de beweegredenen zijn om bij het activeren van de verschillende uitgaven inconsequent te werk te gaan. Waarom activeren organisaties bijvoorbeeld aangekochte software wel en eigen ontwikkelingen niet? Voor de geactiveerde uitgaven aan informatiesystemen wordt meestal geen aparte 'materiële vaste activa'-post gebruikt of gecreëerd. Dat komt het inzicht in het resultaat en vermogen niet ten goede. Merk op dat de wet- en regelgeving niet limitatief bedoeld is. Daardoor bestaat de mogelijkheid om bij materiële of immateriële vaste activa een aparte post te gebruiken voor de geactiveerde IS-uitgaven, bijvoorbeeld een post 'informatiesystemen', eventueel zelfs uitgesplitst naar 'hardware' en 'niet-hardware'.
Gelet op de verschillende interpretaties in de praktijk moet aanvullende wet- en regelgeving duidelijkheid scheppen in de verwerking van de uitgaven aan informatiesystemen. Zolang dat niet gebeurt, kunnen organisaties enigszins opportunistisch omgaan met het verwerken van de IS-uitgaven in het externe financiële verslag. (Het onderzoeksrapport kost 75 gulden en is te bestellen via telefoonnummer 0346-571432.)
 
Drs Yvo M.J.M. Paagman, bedrijfskundige en -econoom, heeft zo'n acht jaar in de automatiseringsbranche gewerkt, bij IBM Nederland en Amdahl Nederland, en werkt nu in de levensmiddelenbranche. Dit artikel is geschreven op persoonlijke titel.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1304944). © Jaarbeurs IT Media.

?


Sponsored

 

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.