Enterprise content management

“Enterprise content management (ecm) is het totaal aan softwarehulp om ongestructureerde informatie en handelingen te structuren”, zegt Hans Kaashoek van Strategy Partners.

Wat is dat?

"Enterprise content management (ecm) is het totaal aan softwarehulp om ongestructureerde informatie en handelingen te structuren", zegt Hans Kaashoek van Strategy Partners. Contentmanagement kan niet zonder procesmanagement. Kaashoek: "Contentmanagement zonder procesmanagement is niet meer dan een digitale verzameling van informatie. Bij contentmanagement wordt doorgaans het traditionele documentgebaseerde proces geautomatiseerd."

Wat zijn de trends?

• De ecm-markt is de afgelopen jaren flink in beweging geweest. De laatste anderhalf jaar werd voor grote ict-bedrijven contentmanagement een steeds belangrijker thema. Veel van deze bedrijven hebben dan ook contentmanagementbedrijven overgenomen. IBM kocht Filenet, Oracle kocht Stellent en EMC kocht Documentum. Generieke contentmanagementfuncties worden steeds meer geïntegreerd in de ict-infrastructuur. "Dat komt omdat grote spelers, zoals IBM en EMC, de software binnen hun eigen infrastructuur beschikbaar stellen", zegt Kaashoek. Deze software is vooral interessant voor bedrijven die contentmanagementfuncties bedrijfsbreed willen invoeren.
• Een tegenreactie komt van de originele spelers op de markt voor contentmanagementsoftware. "Zij richten zich juist meer op een specifieke marktbenadering. Dat doen ze door unieke functies aan het product toe te voegen of ze richten zich op point-solutions", zegt Kaashoek. Daarmee bedoelt hij dat ze zich bijvoorbeeld met procesgerichte applicaties richten op een specifieke verticale markt.
• Een heel nieuwe ontwikkeling op de markt is dat het zoeken en analyseren van informatie veel belangrijker wordt. Tot op heden zijn ecm-oplossingen vaak afdelinggericht. De ontsluiting van deze informatie voor de gehele organisatie vindt plaats door zoek- en integratiefuncties toe te passen. Deze informatie vormt tevens de basis voor business intelligence dashboards over informatiegebruik en proceseffectiviteit. Kaashoek: "Het management wil weten wat er gebeurt in de organisatie en hier gericht op kunnen sturen. Er ontstaat een koppeling tussen informatie over het gebruik van content en de verrichte processtappen met business intelligence."

Welke oplossingen zijn er?

• Omdat contentmanagement niet los staat van procesmanagement moet eerst duidelijk worden gemaakt wat de processen zijn van een bedrijf. Dat is volgens Kaashoek geen lastige klus. "In de werk- en procesinstructies van bedrijven staan de processen beschreven." Het is echter wel vaak zo dat een audit laat zien dat bedrijven anders werken. "Daarom kan een verversing van de procesanalyse geen kwaad."
• Als de processen duidelijk zijn moet een link worden gelegd met de gebruikte gestructureerde en ongestructuurde data in een bedrijf. De werk- en informatiestroom wordt geautomatiseerd. "Er moet vanuit het business process managementsysteem toegang komen tot de content. Gebeurt dat niet dat heb je eigenlijk alleen een elektronisch waarschuwingssysteem", zegt Kaashoek.
• Probeer medewerkers tijdig te betrekken en vraag wat zij voor functies willen in het systeem. "Het is lastig om verschil te maken in wat ‘nice to have' is en wat nodig is. Praat niet alleen met managers", zegt Kaashoek. Managers concentreren zich meer op de uitzonderingen, omdat ze daar voornamelijk mee geconfronteerd worden.
• Medewerkers moeten leren omgaan met het nieuwe systeem. Dat is één van de lastigste fasen bij de implementatie van een contentmanagementsysteem. Een bedrijf moet alle neuzen dezelfde kant op krijgen. "Voorheen had een medewerker een specifieke taak en hoefde hij zich alleen maar druk te maken over zijn rol. Nu zijn de gevolgen van zijn taak ook zichtbaar. Medewerkers moeten zich daarom bewust worden van hun rol in het proces," zegt Kaashoek. Ook worden de taken van een medewerker meer gestandaardiseerd. "Zorg daarom dat de medewerker zich blijft herkennen in de aangeboden functie."
• Hou na implementatie de kwaliteit van de content in het systeem in de gaten. Kaashoek: "Het onderhouden van informatie is niet statisch. Je moet de processen in de gaten blijven houden en daar het systeem op aanpassen." Volgens Kaashoek wordt dit vaak onderschat, omdat het implementeren al een grote klus is geweest en vaak uitloopt. "Als de kogel door de kerk is, gaat men weer over tot de orde van de dag." Hij vergelijkt het met het jaarlijks opruimen van ladekasten op kantoor. "Maar dat is tastbaar en zichtbaar. Bij een ecm-systeem wordt er juist extra opslag bijgekocht. Maak daarom duidelijk wat bewaard wordt en wat niet."