Een consequent doorgevoerde standaardisatie is de beste methode om de totale kosten van PC's onder controle te houden.
Meer dan 70 procent van de bedrijven gelooft dat een compromisloze standaardisatie het effectiefst is. Ruim 90 procent twijfelt niet aan het nut van een dergelijke operatie. Dit is de hoofdconclusie uit een onderzoek van adviesbureau OTR Group naar de IT-kosten in Duitsland, Nederland en het Verenigd Koninkrijk. Van de ondervraagden erkent 80 procent moeite te hebben met het beheersen van deze kosten. Hoewel de bezorgdheid hierover wijdverbreid is, kent slechts één op de drie organisaties de omvang van deze kostenpost.
Het makkelijkst zijn de kosten van apparatuur en software te berekenen. Het IT-personeel dat helpt bij PC-problemen, vormt meestal een belangrijke kostenpost, zo blijkt uit onderzoek. Als ze alleen de bureaucomputers onder hun hoede hebben, zijn de kosten eenvoudig te berekenen. Als ze echter aan meerdere soorten systemen werken of verspreid actief zijn over meerdere bedrijfsonderdelen, is de kostenberekening een stuk lastiger.
Zeer moeilijk meetbaar zijn de eindgebruikers-kosten. Deze kunnen ook fors oplopen, bijvoorbeeld door de kosten van training. Als systemen uitvallen, gaat productieve tijd verloren. Data kunnen bij storingen verloren gaan. Veel tijd kan ook verloren gaan als het gebruik van systemen en applicaties moeilijkheden oplevert. Tevens komt het voor dat eindgebruikers anderen helpen met de oplossing van systeemproblemen.
Bijzonder veel tijd kan verloren gaan als PC's naar iemands persoonlijke wensen zijn geconfigureerd. Vaak beginnen werknemers met goede bedoelingen te sleutelen aan de configuraties. Ze proberen hun systemen sneller of slimmer te maken. Als de zaak vastloopt, moet de IT-afdeling eerst zien te achterhalen wat precies de configuratie is. Standaardisatie is het beste recept. Aangeraden wordt het aantal componenten in een systeem te verminderen. Hoe minder verschillen des te beter. Daarnaast moeten de systeemconfiguraties altijd bekend zijn. Standaardisatie heeft het bijkomende voordeel dat hardware en software tegen lagere kosten zijn aan te schaffen.
Een ander probaat middel om kosten te besparen is de inzet van 'slanke clients'. Organisaties die dergelijke terminals op grote schaal hebben geplaatst, blijken aanzienlijke voordelen te behalen. Verder kan het helpen niet overal weer een nieuwe server voor aan te schaffen. Soms werkt het kostenbesparend als zwaardere servers voor meerdere taken worden ingezet.
Over het effect van hulpmiddelen voor systeembeheer melden onderzoeken verschillende resultaten. De ene studie schetst een uiterst negatief beeld, de andere meldt dat driekwart van de tool-installaties succesvol is. Het OTR-onderzoek wijst uit dat 60 procent van de organisaties die zulke hulpmiddelen inzetten, grote successen melden bij het terugdringen van de kosten. De onderzoekers tekenen hier wel bij aan dat veel grote organisaties moeilijkheden hebben bij de implementatie van tools voor systeemmanagement. CORR.
