Centraal georganiseerde informatiesystemen komen weer in de mode. De adviesorganisatie Organisation and Technology Research (OTR) signaleert het begin van een nieuwe trend. De enkele, ‘uit een stuk steen’ opgebouwde informatiesystemen van weleer zullen in het algemeen echter niet meer worden herschapen.
De beweging van centralisatie naar decentralisatie werd destijds mogelijk in vrij stabiele technologische omgevingen. De verschuiving naar nieuwe technologie betekent dat de cyclus weer wordt opgepakt. De nieuwe revolutie in technologie doet het tij keren ten gunste van een zekere centralisatie. Deze tendens bleek ook tijdens een nationaal forum dat de OTR Group onlangs organiseerde in Den Haag. De behoefte aan een consistente infrastructuur (zoals netwerken en desktops) zet bedrijven aan een centrale eenheid te vormen of op te bouwen.
Een andere stimulerende factor is de behoefte aan kostenbeheersing. De verschillende bedrijfseenheden moeten ervan worden weerhouden uiteenlopende oplossingen voor hetzelfde probleem te ontwikkelen. Het inzicht dat het bereiken van het optimale budget per bedrijfseenheid niet alles zaligmakend is, neemt toe. Het realiseren van zo’n optimum per lokale eenheid kan duurder uitvallen dan de optimale besteding die voor de gehele organisatie geldt. Beter is het eerst naar het totaal te kijken.
Oog voor mogelijkheden
De nieuwe tendens naar centralisatie wordt zowel door het algemeen management gedreven als door de IT-afdeling. Vanuit de organisatie komt er een beweging naar centralisatie op gang, omdat de bedrijfseenheden oog krijgen voor de mogelijkheden van nieuwe technologie. Bovendien hebben de verschillende bedrijfsonderdelen geleerd dat het niet zo eenvoudig is de informatie-technologie de baas te worden. Het beheer ervan kan nogal problematisch zijn.
Ook vanuit de afdeling automatisering komt een impuls tot centralisatie. Elke keer dat een onderneming over de hele linie gaat reorganiseren, probeert het technisch personeel de kans te grijpen meer centralisatie af te dwingen. En algehele reorganisaties komen steeds vaker voor.
Dure krachten
Door de ingewikkelde aard van technologieën zijn dure krachten met bijzondere vaardigheden nodig om alles goede banen te leiden. Voor de technische systemen is bijvoorbeeld een architect vereist die het geheel kan overzien. Het valt echter niet mee voor een bedrijfseenheid om zich dergelijk personeel te veroorloven. Mocht het toch lukken, dan is het weer moeilijk hen een goed carrièreperspectief te bieden. Verder is het moeilijk mensen te vinden die leiding willen geven aan een Jaar 2000-project ter oplossing van het millennium-probleem of aan een Euro-project. Voor goed gekwalificeerde mensen lijken deze projecten te tijdelijk van aard, waardoor ze gevoeliger worden voor aanbiedingen van andere bedrijven en instellingen. Voor een goede beveiliging is het nodig goede, hooggekwalificeerde veiligheidsexperts in te huren. Deze mensen zijn alleen te betalen als ze op een centrale afdeling worden neergezet.
Verder blijkt het soms moeilijk te zijn een hoofd van een centrale afdeling te rekruteren die door de andere afdelingen van een organisatie niet als bedreigend wordt gezien. In het verleden leidde dit nogal eens tot wrijving bij veel bedrijven. De gebruikelijke oplossing is een echte ‘business manager’ op die post te benoemen.
Terugkeer moeilijk
Tijdens de discussies bleek ook dat hoe sterker gedecentraliseerd is, des te moeilijker het is terug te gaan. Decentralisatie is eenvoudiger te bereiken dan centralisatie. Het valt niet mee om lokale bedrijfsonderdelen weer in het ‘gecentraliseerde’ gareel te krijgen. Dit moet goed worden geregeld. Een stuurgroep bestaande uit de directeuren van elk bedrijfsonderdeel kan dat het beste voor elkaar krijgen. Ze zorgen voor een goede afstemming tussen de algemene strategie van een onderneming en de centrale automatiseringsstrategie – welke methode ook wordt gevolgd.
