Energiebedrijf Eneco heeft in de zomer van 2018 zijn SAP-omgeving succesvol gemigreerd naar Microsoft Azure. Dat gebeurde met hulp van ict-dienstverlener Conclusion uit Utrecht. Daarvoor werden beide partijen beloond met de Computable Award voor Partnerproject van het Jaar 2019. De volgende stap is het overzetten van de applicaties naar de nieuwste variant van SAP S/4 Hana. Sander van Steenis van Eneco en Maximilian Ebenhoch van Conclusion praten Computable bij.
Het migratietraject bij Eneco is opgedeeld in drie fases. In de eerste fase is de toenmalige omgeving (SAP dat op Windows en Linux draaide bij de leverancier waarmee het contract eindigde) overgebracht naar de cloud-omgeving van Azure bij Microsoft in Amsterdam. In de tweede fase zijn de onderliggende Sybase-databases vervangen door SAP Hana. In een derde fase worden de applicaties overgezet naar de nieuwste variant: SAP S/4 Hana.
Deze laatste stap laat vooralsnog nog even op zich wachten. Sander van Steenis, binnen Eneco verantwoordelijk voor de SAP-omgeving, vertelt: ‘Eneco is na de overgang op SAP Hana verkocht aan Mitsubishi, waardoor de overgang naar SAP S/4 Hana is uitgesteld. We zitten nu in de voorbereidende fase. Dit houdt in het opstellen van een businesscase. Bij een akkoord hierop door onze raad van bestuur wordt er in 2021 gestart met de implementatie, waarbij de fases van SAP worden gevolgd.’ Van Steenis verwacht dat de doorlooptijd twee tot tweeënhalf jaar is. Het project zou dus in 2023 of 2024 afgerond moeten zijn.
Hoewel het traject tijdelijk stilligt, is er volgens hem geen sprake van vertraging. ‘Pas in 2027 is er geen ondersteuning meer vanuit SAP voor de huidige omgeving. Daarnaast hadden we zelf niet heel strak voor ogen wanneer we wilden starten.’ Conclusion helpt momenteel mee met de voorbereidingen. De it-partner uit Utrecht speelt, als er groen licht is voor de implementatie, een rol bij het onboarden van alle landen en het inrichten van de systemen. De businesskant blijft bij Eneco zelf liggen. Vanuit Conclusion gaan naar verwachting zo’n tien medewerkers met verschillende expertises op het gebied van SAP, financiën en logistiek met het project aan de slag, voegt Maximilian Ebenhoch van Conclusion hieraan toe.
Eneco-brede impact
Van Steenis geeft aan dat de derde fase van de SAP-implementatie Eneco-breed impact gaat hebben. Dit, omdat alle businessprocessen gestandaardiseerd moeten worden om zo binnen de SAP-S/4 Hana-applicaties te passen. Van Steenis ziet de verdeling wat betreft de werknemers bij het project als twee derde medewerkers vanuit de business en een derde it’ers. Er wordt gewerkt met een agile-scrum-methode vanuit de stuurgroep. Concreet gaat het om de traditionele projectbesturingsmethode Prince 2, met een agile-scrum-werkwijze.
Ook Ebenhoch benadrukt dat de derde fase van het traject veel meer impact heeft op de bedrijfsvoering. ‘Het SAP-huis binnen Conclusion, MyBrand, gaat dit oppakken en houdt hierbij de fases aan van SAP zelf. Eerder voerden we kleinere SAP S/4 Hana-trajecten uit, zoals bij webwinkel voor industriële klanten Zamro, nu Eriks Digital geheten, in Amsterdam. Nu doen we het dat ook bij grotere partijen als NS en zijn het implementatieprogramma’s van meerdere jaren.’
‘Eerst zien, dan geloven’
Van Steenis geeft aan dat er wat it betreft, heel wat is veranderd de afgelopen jaren. Eneco is een internationaal bedrijf, onder andere actief in Nederland, Duitsland en België. Al deze kantoren moeten over naar SAP S/4-Hana en daarom onderstreept de SAP-man het belang van ‘stakeholder-management’. ‘Dit betreft het praten met collega’s over de visie waar we heen gaan en de stip op de horizon. Deze visie wordt gelukkig ook door onze buitenlandse collega’s gedeeld.’ Hij merkt dat er tussen de verschillende landen cultuurverschillen zijn wat betreft de denkwijzen om een bepaald doel te bereiken. ‘In Nederland hebben we veel lokale partijen en denken we in Nederlandse oplossingen, in België is dit net zo. SAP is natuurlijk een wereldwijde onderneming, nu merken we bij deze implementatie met name verschillen qua wetgeving. De Belgische wetgeving stelt bijvoorbeeld weer totaal andere eisen aan zo’n implementatie dan de Nederlandse. Het is heel interessant om dit met collega’s te overleggen.’
De leukste uitdaging zit volgens Van Steenis in het meekrijgen van de business. Hij merkt dat nu de eerste twee fases gerealiseerd zijn, er meer draagkracht is voor de derde fase. Wel is het belangrijk om de toegevoegde waarde en de problemen die worden opgelost, te blijven benadrukken, want het beklijft volgens hem niet binnen één dag. De toegevoegde waarde van de overgang naar SAP S/4 Hana is volgens hem het standaardiseren van bedrijfsprocessen waarbij één standaardproces het ultieme doel is dat Eneco met de migratie wil bereiken.
Dit artikel is verschenen in Computable Magazine #3 2020.
Pionierswerk
Eneco won eind 2019 de Computable Award voor Partnerproject van het Jaar 2019. Het energiebedrijf kreeg die prijs voor zijn SAP-migratie naar Microsoft-platform Azure. Van Steenis geeft aan dat Eneco de prijs op een Rotterdamse manier gevierd heeft. ‘Het is hartstikke leuk allemaal, maar we gaan gewoon weer verder.’ Wel heeft hij samen met Maximilian Ebenhoch van ict-partner Conclusion tijdens een SAP-congres een presentatie over de migratie gegeven die door ruim honderdvijftig mensen werd bezocht. ‘We kregen ook veel vragen uit de zaal. Hieruit blijkt toch wel dat het een grote prestatie is geweest.’ Ook Ebenhoch benadrukt dat de presentatie een succes was en dat Conclusion samen met Eneco pionierswerk heeft verricht.
