Managed hosting door True

'Is ICT verantwoordelijk bij vervangen telefonie?'

 

'Vervanging van telefonie is anders dan vervanging van de meeste andere ict-componenten', meent Computable-expert Joost Lucassen. Hij vraagt zich daarom af of de ict-afdeling wel verantwoordelijk moet zijn voor zo'n project. Bij de vervanging van telefoniesystemen is het belangrijk voldoende aandacht te besteden aan de rol en wensen van de gebruikers. Computable vroeg zijn telecompanel om advies bij implementatie van telecomdiensten. De top-3 staat vermeld in de Services Guide 2009.

In de ICT Services Guide 2009 staat per topic een selectie van de belangrijkste expertadviezen. Ook worden per topic rapportcijfers gegeven voor dienstverleners die actief zijn in dat ict-deelgebied. Hiervoor liet Computable onderzoek verrichten onder bijna tweeduizend ict-managers en ambitieuze ict-professionals. Ook werden de respondenten algemene vragen en stellingen voorgelegd. Het onderzoek werd verricht door TNS Nipo.

Bepaal je wensen en hoe je ze realiseert

Kies een telecomoplossing die het beste bij de organisatie past. Dit lijkt een open deur, maar in de praktijk lopen projecten hierop mis. Stap één is het bepalen van de gewenste functionaliteiten en vervolgens een plan hoe deze functionaliteiten te realiseren. Deze stappen zullen eerst op strategisch niveau moeten worden bepaald om vervolgens praktisch te worden uitgewerkt. Daarnaast is het belangrijk om de gebruikers bij de nieuwe telecommunicatie oplossing te betrekken, zodat de productiviteitsvoordelen ook daadwerkelijk door de gebruikers geadopteerd worden. Introduceer een proof of concept fase om zo de gebruikers te betrekken en de telecommunicatie-oplossing optimaal aan te passen.

Pierre Ottenheim, consultant, Dimension Data

Functionaliteit moet leidend zijn, niet technologie

Laat je niet gek maken door de belofte van nieuwe technologieën! Bij veel mensen en bij mij is er een groot geloof in (de technologieën van) de toekomst. De praktijk heeft mij geleerd dat het gebruik maken van nieuwe techniek niet alle problemen oplost. Een paar voorbeelden zijn VoIP en meer recentelijk Voice over WLAN (VoWLAN) in combinatie met mobiele telefonie. Er was behoefte om goedkoop mobiel bellen op de zaak en/of met collega's. VoWLAN met gsm was drie jaar geleden een nieuwe belofte, een technische oplossing voor een commercieel probleem. Het is geweldig dat organisaties de nek durven uit te steken voor het implementeren van innovatieve oplossingen, maar test ze uit en denk na over alternatieven. Functionaliteit moet leidend zijn, niet technologie!

Eildert van Dijken, sales manager, Comsys

Telecomoplossing: diensten in plaats van dozen

Kijk naar diensten in plaats van naar dozen, ook voor telecomoplossingen.  Er zijn professionele hosted voicediensten op de markt die gebruikers voordelen bieden op het gebied van beheer en kostenbesparing en -transparantie.  Zo kan de gebruiker het functioneel beheer van de telefooncentrale zelf doen via een web portal, maar zorgt de provider voor alle 'gedoe' van security en redundantie.  In plaats van een investering vooraf te doen,  wordt bij een dienst per maand afgerekend op basis van het actuele gebruik.  Groot verschil in het business model is dat een provider elke maand de klant tevreden dient te houden, met kwaliteit, service en nieuwe features, en niet slechts eens in de vijf jaar.

Rob Kurver, ceo, Voipro Nederland

Leg de configuratie vast bij de oplevering

Tijdens de selectie van een nieuwe telefonie infrastructuur wordt na het vaststellen van de eisen en wensen van de verschillende gebruikersgroepen binnen een organisatie, een request for proposal (RFP) traject met leveranciers en fabrikanten gevolgd. Neem in de eisen en wensenlijst  in elk geval de eis op dat de leverancier tijdens oplevering de configuratie van de infrastructuur tot in detail gedocumenteerd oplevert. Alle mogelijke configuratie-items zijn in deze documentatie voorzien van de keuze en een beschrijving van de ingestelde waarde; zelfs de standaardwaarde wordt vermeld. De documentatie ondersteunt de dagelijkse beheertaken en vormt het startpunt van het configuratiemanagement voor de nieuwe telefonieomgeving.

Martain Spierings, business consultant, Ordina Infrastructuur Solutions

Is de ICT-afdeling verantwoordelijk voor vervanging van de telefonie?

Advies 1: De ict-afdeling leidt in de regel het implementatietraject van een nieuwe telecomoplossing. Vervanging van telefonie is echter anders dan vervanging van de meeste andere ict-componenten. Bij telefonie gaat het namelijk niet alleen om nieuwe techniek, maar vooral ook om nieuwe gebruikersfunctionaliteit. Het is daarom van belang bij de vervanging van telefoniesystemen voldoende aandacht te besteden aan de rol en wensen van de gebruikers en je af te vragen of de ict-afdeling wel verantwoordelijk moet zijn voor zo'n project. Advies 2: Een nieuw telefoniesysteem biedt de mogelijkheid de telefonische bereikbaarheid te verbeteren. De vraag is echter of dit als onderdeel van het vernieuwingsproject moet worden meegenomen of dat dit pas na ingebruikname als apart project wordt opgepakt. In dit laatste geval is de ingebruikname alleen een één-op-één-vervanging van de oude situatie. Advies is goed na te denken hoe en met name wanneer de telefonische bereikbaarheid met het nieuwe systeem kan worden verbeterd. 

Joost Lucassen, consultant, Expanding Visions

Zorg voor goede ondersteuning van de gebruiker

Het allerbelangrijkste bij het selecteren, implementeren en beheren van telecomoplossingen is de ondersteuning van de gebruiker. Het proces om een oplossing te selecteren en implementeren wordt vaak uitgevoerd door ‘tech savvy' mensen die een kostenbesparingsdoelstelling hebben meegekregen. Meer dan eens leidt dat tot de inkoop van een technisch hoogwaardige dienst tegen de laagste prijs. In de beheerfase die volgt, ligt de nadruk vaak opnieuw op de kostenbeheersing. Door klachten van gebruikers wordt in deze fase duidelijk dat de oplossing van middel tot doel is verheven. Het resultaat hiervan is hogere (verborgen) kosten in het afhandelen van klachten, de communicatie over en weer met de leverancier. En mogelijkerwijs minder opbrengsten door suboptimale ondersteuning van de bedrijfsprocessen door de technologische oplossing. Door te allen tijde het gebruik van de technologie als uitgangspunt te houden, weet de organisatie zich van optimale oplossingen ondersteund. De mogelijk hogere kosten aan de telecomoplossing worden gecompenseerd door de hogere productiviteit en lagere klachtafhandelingskosten.

Sam Smit, marketing manager major enterprise division, Colt Telecom

Vraag collega-ondernemers naar hun ervaringen

Aangenomen dat er geen slechte bedrijfstelefooncentrales meer worden gemaakt en de gangbare toepassingen alle goed worden ondersteund, wordt het verschil vooral gemaakt door de integrator. Vraag aan collega-ondernemers in dezelfde branche naar hun ervaring met een integrator of neem een adviesbureau in de arm. Selecteer een aantal integrators en biedt deze een functioneel bestek. Zorg dat het bestek aansluit op jou specifieke situatie en niet te algemeen is. Maak onderscheid tussen eisen, wensen en nice-to-have. Voorkom daarnaast ook dat de aanbieder één oplossing kan aanbieden doordat de vragen te specifiek worden gesteld. Wanneer dit het geval is weet je al, wat je wil hebben waardoor een bestek overbodig is. Dus schets per onderwerp het huidige functionele probleem en laat deze creatief invullen.

Lars Christophersen, consultant, HPS

Dienstverlener moet vakkundig, flexibel en groot genoeg zijn

Kies een leverancier met een gedegen service-organisatie. De organisatie die de installatie, integratie en het support (eventueel het beheer) van de telecom-oplossing uitvoert, dient vakkundig, flexibel en van voldoende omvang (kritische massa) te zijn. De redenen hiervoor zijn (1) Technische ontwikkelingen gaan snel. Een verandering in de telecom-infrastructuur (ook buiten de eigen oplossing) kan consequenties hebben en weer nieuwe aanpassingen vereisen, die voorheen niet waren voorzien. (2) Economische omstandigheden veranderen snel. Core business verschuift en een leverancier met goede dienstverlening kan zorgen uit handen nemen, die nu wellicht nog niet op het netvlies staan.

Patrick Blankers, manager regulatory affairs, Ericsson

Combineer kostencontrole en de kracht van Unified Communications

Het is verbazingwekkend te zien hoeveel multinationals hun telecommunicatiekosten niet onder controle hebben. Ook mist vaak een duidelijke strategie voor unified communications (UC). Combineer beide in een UC blueprint: waar wil ik als bedrijf staan over drie tot vijf jaar? Alle ict-componenten hierin dienen te worden ontwikkeld naar deze blueprint, zodat de gewenste UC-functionaliteit beschikbaar komt. De tweede stap is het standaardiseren van de vaste telefonie-infrastructuur met centrale 'telefonie-intelligentie'. Hierdoor zijn de telecommunicatiekosten centraal inzichtelijk en te sturen en wordt bovendien UC-integratie eenvoudig mogelijk. De derde stap is het integreren van mobiele telefonie in de vaste telefonie- infrastructuur om op mobiele bel- en roamingkosten te besparen. Dit alles leidt tot kostencontrole, besparingen en geoptimaliseerde bedrijfscommunicatie.

Maarten van den Berg, principal consultant infrastructure architecture and security, Logica

Onderneem met souplesse en op basis van significante gegevens

(1) Genormaliseerde standaardisatie en het toepassen van internationale regelgeving. (2) Toepassen van beheer methoden en sector specifieke bedrijfsproces architecturen. (3) Allocatie procesbeheersing van alle significante bedrijfsmiddelen. Met klem op waardeketen brede, rapportage die holistisch geharmoniseerd, en extramuraal zijn.  Bedrijfsprocessen als elementaire functionaliteit van de waardeketen, speelt zich af in een dimensie dat volledig onzichtbaar is voor de ondernemer, gekenmerkt door it-achtige afkortingen zoals NGOSS, eTOM en XBRL. Wie slaat de brug der transformatie tussen business en technologie? De organisatie-architect: een generalist, die institutionele governance, risico en regelgeving procesmatig beschrijft en multidisciplinair kan schakelen. De jaarcijfers zijn statutair, fiscaal veilig, terwijl de klant geduldig wacht op kwaliteit.

Aubrey Janga, business process architect, Qtel

 

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3024781). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Ik kan beamen wat Maarten van den Berg (Logica) aanhaalt: heel wat grote bedrijven hebben geen zicht op hun telecommunicatiekosten. Multinationals nog heel wat minder: iedere entiteit in elk land beheert zijn eigen telecomcontracten (met zijn eigen contracten, serviceomschrijvingen en tarieven in een van de tientallen talen). Weinig zijn de multinationals die centraal onmiddellijk een zicht hebben op het communicatieverkeer (vast en mobiel, data) tussen werknemers van het bedrijf, laat staan dat men hieruit een financieel onderbouwd beleid, een strategie en een architectuur (UC, one-number one-phone,VoWLAN?) uitwerkt.
Meten is weten, maar als men voor 5000 werknemers 23 formaten van billing gegevens van mobiele operatoren (in Europa) moet analyseren, dan ziet het kleinste kind dat competentie en krachtiger middelen dan Excel nodig zijn. Nochtans, een prompt inzicht in de verkeersstromen (intra-company, roaming,?) kan een architectuur beter onderbouwen; tegenover de telecomoperatoren heeft men alle argumenten in handen bij onderhandelen; afwijkingen (fraude? oneigenlijk gebruik? diefstal?) worden zeer vlug gedetecteerd. De laatste twee punten zijn in veel gevallen voldoende voor kostenverbetering met meer dan 25%. (Zou dit helpen om nieuwe communicatiearchitecturen financieel te verantwoorden? Is dit in deze moeilijke tijden een aandachtspunt?) De nodige Business Intelligence laag levert alle tools om de toekomstige architectuur te sturen en te verantwoorden . De BI-laag laat toe om de impact van business initiatieven beter in te schatten (homework, mobile office, ?).
Heel wat multinationals in Europa gaan om de problematiek van communicatiekosten heen, maar zullen geconfronteerd worden met de vraag/opmerking van hun entiteiten in de VS, waar men jaren verder staat (compare cost of operations in US vs . cost of similar operations in Europe ?)
En TEIM (Telecom Expense and Inventory Management) of TLM (Telecom Lifecycle Management) kan hierin helpen.

Ja ICT is er verantwoordelijk voor.
Vroeger waren er mensen die niet met de tijd mee wilden gaan, ze hadden in hun bedrijf geen telefoon, je kon elkaar immers toch bezoeken en gewoon spreken.
Maar van die bedrijven hoor je nu niets meer...

Daarna kregen werknemers mobieltjes en zodoende was de werknemer goed te berijken, bedrijven die personeel van een dergelijk ding voorzagen konden flexiebeler werken dan bedrijven die dat niet deden. En dat verstevigde hun concurentie possitie.

Nu zie je integratie van PDA's mobiele telefonie en Email, en bedrijfs applicaties die op zo'n een PDA draaien. De integratie tussen ICT is niet meer te vermijden. En wordt steeds beter geintegreerd.
(ICT = Informatie Communicatie Technologie)

Je hoeft er natuurlijk niet aan mee te doen.
Je werknemers hebben geen mobiel/PDA/Email etc nodig.
Je kunt je er als ICT buiten houden, en je zo als je dat wilt aansluiten. Bij die bedrijven die vroeger geen telefoon namen, omdat het allemaal maar een hype was.
Immers waarom al die drukte en ellende leef toch gewoon lekker relaxed. Zo'n PC is enkel ellende, een Typmachine en yellownotes volstaan ook prima.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×