Organisaties behalen pas echt voordelen uit de inzet van nieuwe communicatiemiddelen, wanneer de bedrijfsdoelstellingen voor iedereen duidelijk zijn. De juiste it-oplossingen daarbij kiezen, is dan van latere zorg. Dat menen Remco de Kramer, category manager cloud productivity bij Vodafone, en Martijn van Lieshout, marketing manager large enterprises & partners bij Vodafone. Vodafone is onderdeel van de Skype for Business Community, waarin partijen in het Skype for Business-ecosysteem samenwerken om nieuwe manieren van communiceren onder de aandacht te brengen.
Universal communications, oftewel ‘het nieuwe communiceren’ vervaagt grenzen. Van grenzen tussen organisaties en tussen toestellen tot geografische scheidingslijnen. Dat meent Remco de Kramer, category manager cloud productivity bij Vodafone. Dit is volgens hem dan ook meteen het belangrijkste voordeel van universal communications. ‘Door het verdwijnen van grenzen gaat communiceren en samenwerken zowel binnen het bedrijf als met het hele ecosysteem eenvoudiger.’
Vodafone verkoopt als Microsoft-partner de zakelijke productiviteitsoplossing Skype for Business. Het bedrijf nam in 2014 nog Skype for Business-specialist Nexct over, om het aanbod van vaste en mobiele zakelijke telecomdiensten verder te integreren en uit te breiden. De leverancier van geïntegreerde communicatiediensten combineert de Skype for Business-oplossing dan ook met andere diensten van Vodafone, zoals connectiviteit, mobiele telefonie, Office 365, contact centers en receptie posten. Hiermee zegt Vodafone een totaal-oplossing te leveren.
Gestandaardiseerde cloud-omgeving
Ook biedt het bedrijf een speciale dienst aan voor middelgrote organisaties (vanaf dertig gebruikers). De Kramer legt uit dat er voor organisaties vanaf ongeveer honderdvijftig gebruikers normaal gesproken een privé-Skype for Business-omgeving wordt opgezet. ‘Dit is aantrekkelijk voor grote organisaties, omdat de kosten per medewerker in dat geval laag zijn. Voor kleinere organisatie worden die kosten snel te hoog.’ Om die reden heeft Vodafone een gestandaardiseerde cloud-omgeving gebouwd, die door verschillende organisaties wordt gedeeld. ‘Wel goed afgeschermd natuurlijk’, voegt De Kramer toe.
Verder implementeert de leverancier ook de technologie en ondersteunt hij de adoptie ervan voor zijn klanten. Volgens marketing manager Martijn van Lieshout is Skype for Business een goede communicatie-oplossing voor bedrijven, maar is het daarin niet de enige. ‘Er zijn meer wegen die naar Rome leiden. Vodafone levert meerdere oplossingen voor universal communications en adviseert de oplossing die het beste bij de behoeften van de organisatie past.’
Bedrijfsdoelstellingen vaststellen
Van Lieshout merkt dat onduidelijkheid over bedrijfsdoelstellingen nog vaak een uitdaging vormt voor organisaties die aan de slag gaan met universal communications. ‘Vanuit de sales-teams merken we dat bedrijven vaak niet weten welk doel ze hebben met de nieuwe communicatie-middelen. Wij gaan dan eerst met de klant om de tafel zitten om te ontdekken wat de wensen en behoeften zijn.’ Systemen en it komen relatief laat aan bod, voegt De Kramer toe. ‘Eerst kijken we naar de doelstellingen en de technologie wordt vervolgens ingezet om deze doelen te bereiken.’
Organisaties moeten zich dan ook verzekeren van goede begeleiding, adviseert Van Lieshout. ‘Zorg dat je tijdig met de juiste partner aan tafel zit. Vooral in middelgrote organisaties worden dergelijke grote keuzes maar enkele keren door een cio gemaakt. Zo’n beslissing kan je dan maar beter niet zonder advies vroeg in het proces maken. Denk hierbij ook na over de lange termijn-behoeften van het bedrijf. Kies dus een partner die flexibel is.’
Focus op adoptie
Daarnaast raadt hij aan om aandacht te besteden aan de adoptie van de technologie. ‘Alleen als de werknemers de technologieën ook echt gaan gebruiken, kan een project succesvol zijn. Ik heb genoeg projecten gezien die werden aangekondigd, maar na drie jaar opeens stopten, omdat er niet genoeg focus was geweest op de adoptie.’ Volgens Van Lieshout is het hierbij van belang dat de organisatie de overstap op nieuwe technologie voor de volle honderd procent maakt. Dat betekent dat er dan ook geen andere oplossing beschikbaar moet zijn voor de werknemers.’
Tot slot moeten organisaties volgens hem ook beseffen dat je bij universal communications-trajecten niet alleen de technologie verandert, maar ook de hele organisatie die daar achter zit. ‘Het is een cultuurverandering.’
