Managed hosting door True

Outsourcing: meer dan iets buiten de deur zetten

 

'Het woord outsourcing doet vermoeden dat je iets buiten de deur zet. Maar niets is minder waar', waarschuwt Frits Timmermans van SPS. 'Als opdrachtgever houd je de verantwoordelijkheid en word je geacht de regie stevig in handen te houden.' Computable verzamelde deze en acht andere adviezen van de experts in het outsourcingspanel. De top-3 staat vermeld in de Services Guide 2009.

In de ICT Services Guide 2009 staat per topic een selectie van de belangrijkste expertadviezen. Ook worden per topic rapportcijfers gegeven voor dienstverleners die actief zijn in dat ict-deelgebied. Hiervoor liet Computable onderzoek verrichten onder bijna tweeduizend ict-managers en ambitieuze ict-professionals. Ook werden de respondenten algemene vragen en stellingen voorgelegd. Het onderzoek werd verricht door TNS Nipo.

Definieer de scope en service levels

Voordat je leveranciers uitnodigt om een aanbieding te maken, is het essentieel dat de scope en de service levels van de gevraagde dienstverlening eenduidig is beschreven. Op basis daarvan kunnen de voorstellen van leveranciers worden beoordeeld. Uitbestedende bedrijven doen er verstandig aan om leveranciers uit te dagen om, in aanvulling op hun voorstellen, suggesties te doen voor een aangepaste scope en service levels. Deze aanpassingen kunnen zowel een uitbreiding als een inperking van de scope of service levels zijn. Leveranciers kunnen bij een uitbreiding van de scope meer schaalvoordelen realiseren. Het vervangen van niet-standaard services door standaard services resulteert in kostenvoordelen. Door het aansluiten op de standaard service levels van de leverancier wordt er ook een kostenverlaging gerealiseerd.

Prof. dr. Erik Beulen, Accenture en Universiteit van Tilburg

Het gaat om operationaliseren en niet om uitbesteden

Outsourcing staat niet op zichzelf. Ict wordt ingezet om werkprocessen te ondersteunen en maakt dus deel uit van een keten met doelstellingen, middelen en mensen. Een aloude waarheid is: een keten is zo sterk als de zwakste schakel. Als ict de zwakste schakel is, zal outsourcing nooit leiden tot een sterkere keten. Outsourcing is alleen mogelijk als er een goede aansluiting in de keten is, waarna optimalisatie kan plaatsvinden. De invloed van andere zwakke schakels moet een plaats gegeven worden in de besturing. Succesvolle ict-outsourcing is het managen daarvan in de betrokken waardeketen, waarbij opdrachtgever en opdrachtnemer hand in hand moeten samenwerken. Ict-outsourcing begint pas na de aanbesteding en het contract. Het gaat niet om uitbesteden, maar om operationaliseren.

Cees Berrens, strategic sourcing manager, Biforte

Onder druk zetten van leveranciers werkt averechts

Sourcing gaat over waardecreatie, zeker in deze tijd van crisis. Lage kosten, time-to-market, kwaliteit. Hoe realiseer je dat? Het allergrootste gevaar van de huidige recessie is een eenzijdige focus op het onder druk zetten en verder uitknijpen van de (relatie met) de leverancier(s). Korting, extra prestaties, heronderhandeling. Dat is erg onverstandig, want het geeft absoluut een averechts effect. Juist in deze tijd is het van belang zich te realiseren dat waarde wordt gecreëerd door de communicatie en afstemming tussen de leverancier(s) en de business  te optimaliseren. Hele korte onderlinge lijnen, introductie van zogenaamde collaborative KPI's, maximale deling van doelstellingen, plannen en sturingsinformatie. In een tijd van economische crisis lijkt dit vreemd en moeilijk, maar het is de enige juiste reactie.

Wim Vrijmoeth, managing partner, Sense Sourcing

Succesvol outsourcen van IT-beheer door transparantie

Het woord outsourcing doet vermoeden dat je iets buiten de deur zet. Ervan af bent. Er geen zorg meer over hebt en niets is minder waar. Als opdrachtgever houd je de verantwoordelijkheid en word je geacht de regie stevig in handen te houden. Voor een succesvolle outsourcing is het dan ook aan te raden ervoor te zorgen dat processen en procedures ingericht zijn om de rol van opdrachtgever naar behoren te kunnen vervullen. Transparantie, vertrouwen en tooling om de prestaties objectief meetbaar te maken zijn belangrijke succesfactoren. Het beheren van ict-middelen is en blijft voorlopig nog een aangelegenheid voor specialisten. Die doen er goed aan om zich actief en meedenkend op te stellen naar de business. Zo kunnen afspraken worden gemaakt per business service, zodat het halen van de SLA ook synoniem staat voor klanttevredenheid!

Frits Timmermans, operationeel directeur, SPS

Doe een juridische quick-scan op de business case

Bij veel outsourcingstransacties wordt vooraf een business case opgesteld om te bepalen of en welke voordelen met outsourcing kunnen worden behaald. In de praktijk blijkt dat niet altijd voldoende aandacht wordt besteed aan de juridische aandachtspunten en knelpunten, met als gevolg dat de business case in de praktijk minder rooskleurig is dan vooraf bedacht. Met name softwarelicentieovereenkomsten kunnen nog wel eens 'roet in het eten gooien' omdat die overeenkomsten bepalen dat juist die (bedrijfskritische) applicaties niet mogen worden geïnstalleerd op apparatuur van een derde of niet mogen worden overgedragen aan een ict-leverancier. Dit betekent dat met de softwareleverancier moet worden onderhandeld met veelal als resultaat dat er een extra licentievergoeding moet worden betaald.

Edward de Lange, advocaat, Loyens & Loeff

Analyseer de volwassenheid van je eigen ict-organisatie

Voordat je met outsourcing kunt starten, moet je de volwassenheid van de eigen ict-organisatie goed analyseren. Dit is namelijk van grote invloed op de inrichting van je outsourcingsmodel. Er zijn diverse gebieden die je goed op orde moet hebben voordat je succesvol kunt outsourcen. Je kunt hierbij denken aan het inrichten van de regiefunctie, het formuleren van de opdrachtdefinitie, het commitment van het management  en het organiseren van kennisoverdracht. Kortom, zorg ervoor dat je het outsourcingsmodel toepast dat het beste bij je organisatie past!

Marcel Duijnisveld, senior consultant, Yellowtail

Zorg dat het requirementbeheer goed is geregeld

Belangrijkste advies voor het implementeren van ict-outsourcing is dat het requirement management goed geregeld moet zijn. Dat wil zeggen, dat de interne organisatie zich er van bewust moet zijn dat slechte specificaties leiden tot slechte outsourcing en dat goede specificaties leiden tot vruchtbare outsourcing. Maak een aparte in/externe afdeling verantwoordelijk voor de kwaliteitsbewaking op de specificatie. Zij zullen als last gelden voor degenen die de specificaties moeten opleveren en zullen er voor zorgen dat alleen goed uitgewerkte ideeën ter verwezenlijking worden geoutsourced.

Mat Maas, directeur, DTP@Work

Zorg voor een eenduidige en allesomvattende SLA

Dat een leverancier in staat is om voor een goede implementatie te zorgen, zou in de huidige markt met al zijn mogelijkheden geen probleem mogen zijn. Het maken van afspraken en elkaar daaraan houden is vaak de bottleneck gebleken. De leverancier heeft vaak de neigeing multi-interpretabele afspraken te maken waar de klant zich vaak nog erg flexibel opstelt. Er is niets mis met elkaar aanspreken op fouten die worden gemaakt en duidelijkheid te eisen die je met elkaar vastlegt in een SLA die weinig ruimte overlaat voor onhelderheden. Daarbij is het ook belangrijk om maar één SLA te hebben in plaats van meerdere. Kies daarom voor je beheer een organisatie die in staat is je volledige ict te beheren. Daarmee wordt gelijk het kaf van het koren gescheiden in aanbieders.

Maurice van der Woude, strategic business manager, NetSourcing

Met welk doel ga ik outsourcen?

Ga ik outsourcen omdat het 'modern' is en omdat mijn buurman dat ook doet, of heb ik een strategisch besluit genomen om mijn bedrijf op lange termijn te laten groeien en hiermee de kosten laag wil houden? Outsourcen is niet 'even' werk door een andere partij laten uitvoeren, maar een proces binnen je bedrijfsvoering dat de nodige aandacht en zorg verdient. Stel je zelf eerst de vraag 'wat' of welk deel van je bedrijfsproces je gaat uitbesteden. Inventariseer wat hierbij komt kijken. Wat is de impact op de huidige organisatie en wie kies ik als outsource-partner? Wie gaat mijn belangen behartigen? Wat is zijn reputatie, hoe heeft hij zijn processen ingericht en sluiten zijn processen aan op onze processen?

Maikel Kok, consultant, Bridge Outsourcing

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3029091). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

"Zorg voor een eenduidige en allesomvattende SLA"

Ja maar een SLA zegt dus helemaal niets, als je niet in staat bent om als klant de key figures in de SLA zelfstandig te verifieren en te interpreteren. En daar zit hem vaak de kneep. Een manager die een SLA opstelt zonder te weten waar hij het over heeft.

Organisaties die bovenstaande tips, of een aantal ervan, opvolgen hoeven helemaal niet meer te outsourcen. Wie zijn zaakjes keurig op orde heeft kan het zelf beter, efficienter en waarschijnlijk ook goedkoper. Wie er een rommeltje van maakt denkt al snel dat een ander het beter, efficienter en goedkoper kan en stuurt daar op. De schijn van goed ICT management wordt in het laatste geval opgehouden door outsourcing te presenteren als een efficiencyslag die goed zou zijn voor zowel de IT organsisatie als voor de business. Mijn stelling: De volwassenheid van een organisatie bepaalt niet alleen de behoefte aan outsourcing, maar ook het succes er van. Met andere woorden: een onvolwassen organisatie heeft een grotere behoefte aan outsourcing, maar tegelijkertijd een grotere kans dat dit niet het gewenste rendement oplevert. Een zeer volwassen organisatie heeft nauwelijks behoefte aan outsourcing, maar, als ze het zouden doen, wel een veel grotere kans op een succesvol traject - overigens los van het rendement.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×