Dat ict-projecten bij de overheid te ambitieus zijn, komt doordat overheidsorganisaties niet over de juiste managementinformatie beschikken. Met de juiste gegevens kunnen ze inschatten welke capaciteit en bekwaamheid er is en wat ze van uitvoeringsorganisaties kunnen verwachten. Dat zegt Ferdinand Griesdoorn in zijn masterthesis over informatiemanagement bij de rijksoverheid.
Wat gaat er mis bij ict-projecten van de overheid?
Veel projecten zijn te ambitieus. De projecten hebben vaak last van politiek populisme. Deze twee redenen komen ook in het rapport van de Algemene Rekenkamer voor. Uit mijn aanvullende onderzoek blijkt dat de overheid niet over de juiste managementinformatie beschikt om de projecten goed te beheren. Daarnaast hebben vooral langlopende projecten last van het feit dat er iedere vier jaar een nieuw politiek veld is. Dat betekent dat doelstellingen niet worden gehaald, dat geen geld meer beschikbaar komt of dat het project helemaal wordt stopgezet. Zo wordt het verwachte rendement van investeringen niet gehaald.
U geeft in uw onderzoek oplossingen voor de problemen die ontstaan bij overheidsprojecten. Welke oplossing is er voor het te ambitieus zijn?
De overheid weet niet welke capaciteit en bekwaamheid er is bij uitvoeringsorganisaties. Daarom weten ambtenaren op een ministerie niet of zij een project binnen de gestelde tijdspanne kunnen uitvoeren of niet. Als je deze informatie niet hebt, ben je altijd te ambitieus. In mijn onderzoek geef ik als oplossing dat de overheid betere managementinformatie nodig heeft.
De managementinformatie moet een overheidsorganisatie helpen een weerwoord te formuleren op het moment dat zij een vraag vanuit de ministeries of politiek krijgen. Zij kunnen politiek en maatschappij duidelijk maken welke mogelijkheden zij hebben en welke consequenties dat heeft.
Is die managementinformatie nu niet beschikbaar?
Die is er wel, maar zeer gedifferentieerd. Iedere overheidsorganisatie heeft een eigen systeem en geeft verschillende soorten informatie af.
Overheidsorganisaties en ministeries zeggen altijd dat ze heel uniek zijn en dat een systeem of een methode niet werkt.
Dat is een gemakkelijk weerwoord. Alle overheidsorganisaties gebruiken Office, doen aan urenregistratie en gebruiken dezelfde technologie. Zo uniek zijn ze niet, ze lijken veel op elkaar. Ze slaan alleen een ander soort informatie op. Rijkswaterstaat wil de hoogte van de waterstanden weten, de Belastingdienst de hoogte van de inkomensstanden.
Daarnaast heb ik het over een set van regels en standaardaarden die overal op dezelfde manier wordt toegepast. Als de informatie overal op dezelfde manier kan worden ingezien en weergegeven kun je overheidsorganisaties met elkaar vergelijken en zien welke het goed doen en welke niet. Vervolgens kunnen ze van elkaar leren.
Hoe denkt u het politiek populisme op te kunnen lossen?
De overheid moet kiezen voor een inrichting van portfolio-, programma- en projectmanagement.
Nu kunnen de regering en de ministeries niet eens duidelijk maken welke projecten er zijn en wat het succesratio van deze projecten is. Of hoe groot de investeringen van deze projecten zijn. Dat moet een eenduidige inrichting van portfolio-, programma- en projectmanagement duidelijk maken.
Gebeurt dat nu niet?
Een paar overheidsonderdelen doen dat. Zij geven hier allemaal hun eigen invulling aan. De bedoeling is dat dit rijksbreed wordt ingevoerd.
Bent u geschrokken van de uitkomsten van uw onderzoek?
Ja, ik schrok er wel van. Je moet het natuurlijk relativeren. De overheid doet veel en behaalt ook succes. Maar het feit dat ze meer kunnen samenwerken dan ze nu al doen, zal het succesratio van de projecten zeker verhogen. Dat vind ik wel een opvallende uitkomst.
