De provincie Gelderland heeft in zijn aanbesteding voor de selectie van een it-uitbestedingsadviseur ten dele laten leiden door een in Nederland amper bekende methodiek: IAOP. Het enige Nederlandse managementadviesbureau dat hiermee veel ervaring heeft, is Quint Wellington Redwood. Laat dit nu net de partij zijn die de aanbesteding gewonnen heeft. Zowel de provincie als Quint wil niet aangeven waar de keuze voor IAOP vandaan komt.
Ook was Quint betrokken in het voortraject van de aanbesteding waarbij het meehielp de business case voor de it-outsourcing op te stellen. De provincie bestrijdt echter dat Quint een voorsprong heeft gehad op andere inschrijvers in het aanbestedingstraject. Quint won de Europese aanbesteding ‘Ondersteuning Outsourcing I&A’ en ondersteunt sinds afgelopen 1 september de provincie Gelderland bij de uitbesteding van zijn it-omgeving. Dat traject moet in het eerste kwartaal van 2018 zijn afgerond. Het contract heeft een waarde van ruim vier ton.
Gelijk speelveld?
Begin 2015 maakte de directie van de ambtelijke organisatie van de provincie zijn sourcingstrategie bekend. Daarbij verleende Quint al ondersteuning; de provincie maakte voor het opstellen van de business case gebruik van de expertise en de tools van Quint. In document over de Sourcingstrategie I&A wordt bijvoorbeeld gewezen op het zogeheten Market Alignment Framework: ‘een omvangrijke database met benchmarkgegevens over outsourcing van Quint’, aldus de provincie. In dit strategisch plan kiest zij ervoor om alle ict-diensten ‘buiten de deur’ te plaatsen. Een ict-regieorganisatie is het enige wat overblijft.
Daarna is een sourcingstraject gestart waarbij Quint afgelopen september is geselecteerd als partij die de provincie gaat begeleiden in het outsourcen van de it. Het gaat daarbij om de selectie en contractering van de it-leveranciers en de inrichting van een kleine, interne afdeling die de regie over de uitbestedingen gaat voeren; een stokpaardje van Quint (al zijn er meer adviesbureaus die dit model hanteren).
Standaardmethodiek?
De provincie vindt niet dat Quint niet had mogen meedoen omdat het bedrijf voorkennis had en daarmee een voorsprong op de concurrentie. ‘Als een aanbesteder – in dit geval de provincie Gelderland – zorg draagt voor een ‘level playing field’ (‘gelijke concurrentie-omstandigheden’) is er aanbestedingstechnisch geen belemmering om dit zo te doen’, laat woordvoerster Loes Phoelich weten. ‘Wij hebben in de aanbesteding alle beschikbare informatie gedeeld, waarmee er geen sprake was van een voorsprong op andere inschrijvers.’
Een ander opmerkelijk aspect in het aanbestedingstraject is dat in het bestek een van de eisen die aan te selecteren adviseur werd gesteld, was dat die ’ten minste drie jaar ervaring met een gestandaardiseerde methodiek voor het outsourcen van ict-dienstverlening (IAOP of gelijkwaardig)’ moest hebben.
Geen rol van betekenis
IAOP staat voor International Association of Outsourcing Professionals en is een internationaal opererend platform voor partijen – opdrachtgevers, adviesbureaus en leveranciers – die actief zijn op het gebied van outsourcing. In Nederland speelt PON (Platform Outsourcing Nederland) een vergelijkbare rol, maar dan lokaal. IAOP heeft sinds een tijdje een outsourcingsmethodiek met een certificatieproces erbij, maar speelt in Nederland nauwelijks een rol.
Het certificaat COP (Certified Outsourcing Professional), dat IAOP uitgeeft in het kader van die methodiek, is in Nederland aan zo’n dertig professionals uitgereikt. Daarvan werkt meer dan de helft bij Quint. De andere gecertificeerden zijn verdeeld over leveranciers (met name Ordina), een paar uitbesteders en enkele andere (facilitair management) adviseurs. De werkwijzen die de adviseur vanuit IAOP/COP meekrijgt, zijn in Nederland dan ook nog geen standaard.
Aparte keuze
Navraag bij een aantal concurrenten van Quint leert dat bij de Nederlandse overheid IAOP voor zover bekend nog nooit is toegepast; afgelopen voorjaar heeft het UWV weliswaar IAOP gevraagd in een vergelijkbaar traject. Maar na veel vragen uit de markt heeft UWV die eis laten vallen en de uitvraag opnieuw in de markt gezet.
De provincie Gelderland geeft geen antwoord op de vraag hoe zij toch bij die keuze voor een bij de Nederlandse overheid onbekende methodiek als IAOP is gekomen; IAOP-specialist Quint wil bij monde van marketingmanager Jeroen Raijmakers ‘geen commentaar geven over trajecten die bij klanten plaatsvinden’.
Binnen de wet
Het opnemen van IAOP als eis in het bestek, leverde in de vragenronde van de aanbesteding dan ook veel commentaar op, blijkt uit een rondgang langs een aantal belangrijke ict-adviesbureaus. Diverse bureaus gaven aan dat slechts een zeer beperkt deel van de adviesmarkt – eigenlijk alleen Quint – de methodieken van IAOP heeft geadopteerd. Het aanvragen van zo’n certificaat is duur en er bestaan diverse alternatieve methodieken die wel standaard zijn geworden, zoals Cobit, BiSL, ASL en een aantal PON-tools.
De zegsvrouw van de provincie Gelderland blijft erbij dat IAOP een (wereldwijde) standaard is. ‘In onze aanbesteding hebben wij aangegeven ‘IAOP of gelijkwaardige standaard’. Daarmee was er ruimte voor alle partijen om mee te doen in de aanbesteding.’ Daarmee stelt de provincie dat het met deze eis binnen de kaders van de aanbestedingswet bleef.
Gelijkwaardig
Toch is daar nog wel het nodige op af te dingen, stelt een in it-outsourcing gespecialiseerde jurist die anoniem wil blijven. Hij wijst er op dat, omdat IAOP geen duidelijke standaard is, in Nederland de eis daarmee ook inhoudelijk onduidelijk wordt. Voor de inschrijvers die geen ervaring hebben met IAOP wordt het dan een hels karwei om aan te geven met welke ‘gelijkwaardige’ standaard zij werken. De gelijkwaardigheid moet door de deelnemer namelijk worden aangetoond. Dit zal vaak moeilijk of onmogelijk zijn, aldus de jurist.
In zijn ogen voldeed de provincie met deze eis niet aan het transparantiebeginsel in het aanbestedingsrecht. De vraag blijft dan ook of de provincie de meest economisch voordelige oplossing heeft geselecteerd of ‘gewoon’ de partij die haar heeft geholpen met het opstellen van de selectiecriteria waaraan de sourcingadviseur diende te voldoen. De provincie vindt de keuze voor Quint wel te verantwoorden.
Desondanks zijn er geen partijen naar de rechter gestapt. Wel heeft zich een aantal it-adviesbureaus uit het aanbestedingstraject teruggetrokken, blijkt uit de rondgang. Die hebben zich ‘de moeite bespaard’. Drie partijen bleven over. ‘Op basis van punten hebben twee partijen een presentatie gegeven. De score van deze presentaties, samen met de scores op alle andere onderdelen hebben tot gevolg gehad dat Quint Wellington Redwood de aanbesteding heeft gewonnen’, aldus woordvoerster Phoelich van de provincie.
Reorganisatie
Het uitbesteden van een groot deel van de it-afdeling door de provincie Gelderland stuitte op veel weerstand. Van de afdeling Informatievoorziening & Automatisering (I&A) blijft alleen de genoemde regie-organisatie over. Zo’n dertig tot veertig arbeidsplaatsen verdwijnen. De ondernemingsraad is inmiddels akkoord met wat inmiddels een reorganisatie heet. Voor de medewerkers ligt er een sociaal plan met als uitgangspunt om hen te begeleiden van werk naar werk, bij de provincie danwel bij een andere werkgever.
Een prachtig verhaal. Het gaat hier nog maar om de keuze voor een adviesbureau om de de outsourcing te begeleiden. Nooit geweten dat er ook methodieken en certificaten bestaan hiervoor. Maar het is wel handig om de methode van het gewenste bureau als eis bij de aanbesteding mee te nemen. Maar kan de regieorganisatie het niet zelf doen zonder adviserend bureau?
Waar ik benieuwd naar ben wat voor functies er opgeheven zijn. Is dat nog ergens terug te vinden?
Dit verhaal heeft een hoog “wij van WC-eend gehalte” bij het gegeven advies. De weigering van de provincie om inzicht te geven waarom er een keuze is gemaakt voor een in NL nauwelijks gebruikte methode maakt het er niet beter op. De eis om IAOP op te nemen kan alleen maar afkomstig zijn van QWR en daarmee is er gelijk een conflict of interest geschapen.
Methodieken en certificaten zijn zo ongeveer het meest misbruikte middel om ‘kwaliteit’ aan te tonen. Het zegt vaak helemaal niets. Professionals die geen zin hebben om (te) veel geld te betalen voor een certificaat wat niets toevoegt aan wat ze al hebben worden vervolgens buitengesloten door organisaties die hier inmiddels een lucratief verdienmodel op hebben gemaakt. En het is vooral de overheid die niet gehinderd door al te veel kennis hier steeds weer intuint met als excuus dat dan de vinkjes voor de verantwoording weer gezet zijn.
De provincie kiest dus voor een methode die alleen bij de adviseur bekend is. Hoe sluiten de andere partijen; de leveranciers dus, van de diensten die ze nu af gaan nemen omdat het eigen personeel er niet meer is? je kan wel roepen dat je een wereldstandaard volgt. Een wereldstandaard. natuurlijk volkomen onzin als niemand die standaard kent. Dat is net zo zinloos als blauwe stoplichten. de standaard van… ergens anders.