Een 8 voor project 'flexwerk'

"Nee, ik weet echt niet hoeveel het project onze organisatie kost, we hebben de berekening niet gemaakt." Jan Goyen, hoofd Informatieverzorging bij Groene Kruis Zorg, zegt dat het meer een filosofie is. "We zijn een energiek en modern management en we hebben tegen elkaar gezegd: dit is hoe we willen werken. Het kostenaspect telt wel mee, maar flexibiliteit is veel belangrijker."
De enige cijfers die hij paraat heeft, zijn de globale kosten voor vijftig flexwerkplekken in een dependance aan de overkant van de straat. Die hebben samen negentig- tot 135 duizend euro gekost. In de loop van dit kleinere project is besloten om geleidelijk alle tweehonderd werkplekken flexibel te maken, ze uit te rusten met slanke clients, en de software centraal te laten draaien op zo'n veertien servers.
Door een sterke groei van de organisatie kreeg Groene Kruis Zorg in de loop van 2001 een nijpend tekort aan werkplekken. Afdelingshoofden moesten hun kamer af en toe zelfs afstaan en thuis werken; een soort roulatiesysteem, zodat er ruimte vrijkwam voor anderen. Aan deze hachelijke situatie wilde het management een eind maken, in eerste instantie door vijftig nieuwe werkplekken te creëren. Omdat de directie vooruitstrevend wilde zijn, werden het flexwerkplekken.
"We hebben toen gekeken wat er allemaal mogelijk was, en we kwamen uit bij 'server based computing' van Citrix. We zagen die leverancier op dat moment als enige optie. Van tevoren zijn we bij een aantal organisaties gaan kijken, bij een accountantskantoor met flexwerkplekken, en ook bij een zorginstelling. Natuurlijk namen ze ons mee naar geslaagde projecten, dat realiseerden we ons ook wel. Toch heeft het ons ervan overtuigd dat het een stabiele en bedrijfszekere oplossing was."
AAC Cosmos werd eind 2001 als begeleider van het project aangetrokken. Als Goyen nu, ruim een jaar later, de tussenbalans opmaakt, scoort het project een 8. "Zeker bij de nieuwe flexwerkplekken, hoewel de aanloop er naartoe wel hectisch en rumoerig is geweest."
"Als we een half jaar geleden de balans hadden opgemaakt, zou het project veel lager hebben gescoord. Er was geen werkruimte meer in de organisatie en daarom hadden we haast. Alles moest snel, snel, snel, waardoor details werden vergeten. De managers zouden bijvoorbeeld Ipaqs krijgen. Onze leverancier bood dat concept aan, maar de software werkte niet onder Citrix. Dat was een misser, maar er ligt ook schuld bij ons doordat alles zo snel moest. Het is overigens naar tevredenheid opgelost, nu werkt het wel, maar als we toen de balans hadden opgemaakt..."

Transparanter

Een ander probleem had Groene Kruis Zorg met het installeren van printers. Een printerfabrikant leverde een driver die niet functioneerde onder Citrix. De software overschreef binnen Citrix andere drivers, waardoor de hele organisatie een maand lang printerproblemen had.
Goyens afdeling krijgt het geleidelijk aan gemakkelijker; de automatisering wordt transparanter en beter beheersbaar. "We kunnen met hetzelfde aantal mensen meer werk verrichten. Dat merken we nu al. In de oude situatie werkten vaak nog twee mensen aan hetzelfde probleem op verschillende plekken. Verder hadden we bijna een dagtaak aan het installeren van de opwaarderingen van alle branchespecifieke pakketten, zoals het thuiszorgsysteem, het kraamzorgsysteem, en het voeding-en-dieet-adviessysteem."
Eind dit jaar hoopt Groene Kruis Zorg 95 procent van de organisatie te hebben overgezet op het 'slanke client'-concept van Citrix. Tegen die tijd zal de organisatie kijken naar het veiligheidsvraagstuk. "Dat hebben we niet direct meegenomen omdat het een vrij gesloten netwerk is; er zitten nog geen webenabled applicaties in. Dat gaat wel komen, dus daar moeten we nog aandacht aan besteden."

 
Koen Stegeman