Snel en optimaal samenwerken dankzij nieuwe Sharepoint-omgeving en adoptietrainingen

“Het team Projecten maakt bijvoorbeeld een nieuwe site aan voor een op te leveren complex. Daarbij produceren zij een heleboel nieuwe data en maken daarvoor mappen aan per complex. Zodra een complex wordt opgeleverd, gaat het project inclusief de relevante data over naar team Onderhoud. En daar was absoluut ruimte voor verbetering. Ik zag bijvoorbeeld dat mappen gekopieerd werden van het ene team naar het andere team, in plaats van verplaatst. Met als gevolg dat we onnodig veel dubbele data hebben. Bovendien zag ik ook dat er in beide mappen toch nog werd gewerkt, met alle gevolgen van dien,” legt Kenan Boz uit.

Na een aanbesteding en met een vijftal partijen te hebben gesproken, werd de klus aan Insight gegund. Het voorstel van Insight sloot het beste aan op de wensen van De Woonplaats en Insight kon naast het inregelen van Sharepoint, ook de omvangrijke datamigratie aan én de training verzorgen aan alle medewerkers. Maar voordat het zover was, werd er eerst per team geïnventariseerd. Welke specifieke wensen waren er? Waar zat er overlap in de manier van werken? Wat wilden ze niet en wat moest absoluut terugkomen in de nieuwe werkomgeving?

“Er werd gekozen voor de nieuwste Sharepoint-omgeving, een cloudplatform met gedeelde toegang, interactie en samenwerking. Op die manier kan iedereen altijd en overal snel, betrouwbaar en veilig (samen)werken. En om ervoor te zorgen dat Sharepoint ook optimaal gebruikt zou worden, hebben we de medewerkers van De Woonplaats stap voor stap meegenomen in de nieuwe functionaliteiten en mogelijkheden,” geeft Sjoerd Kraan aan, projectmanager bij Insight. 

“Bij de adoptietrainingen gaf Insight bijvoorbeeld heel duidelijk de verschillen weer tussen online en offline werken. Op die manier konden onze medewerkers de voordelen niet alleen zien, maar ze ook ervaren. Maakte je voorheen een document aan vanaf je eigen computer en sloeg je die vervolgens op in een map op de server. Nu moet dat in feite andersom. Je gaat naar de gewenste locatie en geeft aan dat je er een document wilt aanmaken. Lokaal werken bleek voor sommigen toch noodzakelijk en dan maak je een uitzondering. Door de Onedrive-synctool kunnen zij nu toch lokaal over data beschikken, maar weten we ook zeker dat die data weer op de juiste plek in Sharepoint wordt weggeschreven,” vertelt Kenan Boz.

Twee teams binnen afdeling Vastgoed werken nu al geruime tijd naar tevredenheid met Sharepoint. Hiervoor is ruim 1,2 terabyte data gemigreerd van het lokale netwerk naar Sharepoint. Er werden diverse trainingen gegeven door Insight en per team werden er nog wat dingen afgestemd op de wensen van de medewerkers.

“Bij overdracht van een project van het ene team naar het andere team wordt er niet meer met mappen gesleept, maar worden mappen en documenten die afgerond zijn op ‘read only’ gezet. Zo is het voor iedereen duidelijk waar nog in gewerkt mag worden en wat af is. De juiste data vinden is tegenwoordig een stuk makkelijker én sneller voor iedereen. Dat scheelt de organisatie ontzettend veel tijd,” besluit Kenan Boz.