Nieuwe risico’s ivm thuiswerk beperken en ons veiligheid waarborgen

Het huidige model werd sterk gekenmerkt door werk in het bedrijf zelf en direct contact met de klant. Pogingen om dit model te veranderen stuitten vaak op weerstand van het management. Ze namen aan dat „het oog van de meester het paard vet maakt”. Bijgevolg was de werknemer op kantoor efficiënter en makkelijker te controleren dan de werknemer die thuis werkt.

Werken op afstand kwam vaak neer op een aantal welbepaalde dagen per maand en werd gezien als een extra voordeel voor de werknemer. Die beperking vond haar wortels in het gebrek aan vertrouwen in de werknemer en de voortdurende behoefte om hem/haar te controleren. Daarom was het niet ongewoonlijk dat de werknemers onderworpen waren aan een bijzonder rapportageproces en dat er op de laptops van werknemers software werd geïnstalleerd om te controleren of ze wel degelijk aan het werken waren.

Ver van de waarheid

Hoewel de gemiddelde werktijd op kantoor 8,8 uur bedraagt, vertaalt dit zich in minder dan 3 uur effectieve betrokkenheid bij taken. Onderzoek van vouchercloud.com toont aan dat de volgende activiteiten werknemers het meest afleiden en hun tijd in beslag nemen op het werk: sociale media in de gaten houden, het nieuws online lezen, niet-werkgerelateerde kwesties bespreken met koffiepauzes met collega's.

Het lijkt erop dat bovenstaande activiteiten ook succesvol thuis kunnen worden uitgevoerd. Een rapport van Willis Towers Watson heeft overigens uitgewezen dat massaal werken op afstand niet leidt tot een lagere productiviteit bij werknemers. Bovendien toont de enquête aan dat meer dan 3 op 4 werknemers op afstand werken in 67% van de bevraagde bedrijven, terwijl telewerken voor de pandemie in 56% van de bedrijven werd gebruikt en dat door minder dan 10% van de werknemers.

Omgaan met tijd

De andere kant van het verhaal is bekwaam management van werknemers die op afstand werken. Dit is des te belangrijker in een situatie waarin velen onder hen nog nooit op deze manier hebben gewerkt. Volgens onderzoek van Gartner had slechts 30% van de bevraagde werknemers al op afstand gewerkt voor de pandemie.

Om werken op afstand efficiënt te kunnen leiden zijn zowel goede procedures als goede hulpmiddelen nodig. Op vlak van procedures en werkwijze moet er zeker gekeken worden naar meer flexibiliteit in de manier waarop werknemers het verwachte effect van het werk kunnen bereiken. Tegelijkertijd moet er ook rekening worden gehouden met de zogenaamde „teamspirit”. Werknemers zouden zich vervreemd kunnen voelen tijdens telewerk en zouden hun taken niet meer begrijpen. Tot slot is het belangrijk om efficiënte samenwerking tussen groepen en teams in het achterhoofd te houden: telewerkers zijn geen afzonderlijke eilandjes maar wel teamleden die goed moeten omgaan met hun tijd en prioriteiten.

Werkinstrumenten

Voor nuttig telewerk zijn de goede ondersteuningstools nodig waarmee u de bedrijfsmiddelen zowel efficiënt als veilig kunt gebruiken.

De eerste tool is een efficiënte VPN-verbinding die wordt ondersteund door intuïtieve software zoals software tokens. Geolocatie, gebaseerd op GPS en IP-adres, kan een andere tool zijn waarmee u toegang krijgt tot de bedrijfsmiddelen op een passend niveau, afgestemd op de huidige geolocatie van een werknemer. Dit is bijzonder belangrijk bij het raadplegen van gevoelige gegevens en het gebruiken van apps om financiële of bankgegevens te beheren.

Een derde voorbeeld van een tool die telewerk ondersteunt is de zogenaamde documentondertekenfunctie waarmee u veilig veel pdf-documenten kunt ondertekenen. Deze tool kan gebruikt worden tijdens het facturatieproces, maar ook om contracten te ondertekenen of overheidsfinanciering in verband met de pandemie aan te vragen.

Aanpassen om te overleven

Uit bovenstaande volgt dat bedrijven die in staat zijn om snel te reageren op een veranderend ondernemingsklimaat door werken op afstand in te voeren een betere overlevingskans hebben in crisistijden. De ervaring leert dat enerzijds een werknemer en zijn/haar noden centraal stellen en anderzijds de marktsignalen goed lezen en er snel op reageren de wondermiddelen bij uitstek zijn tegen moderne bedreigingen. Een dergelijke aanpak zou moeten leiden tot een hogere betrokkenheid bij de werknemer. Dit zou op zijn beurt helpen om de stabiliteit in het bedrijf te herstellen en zakelijke successen te boeken.