iPads in de klas, digitale schoolborden, online colleges., onderwijsinstellingen zijn bij innovaties vooral gericht op digitalisering van kennisoverdracht. Daarbij wordt vergeten dat digitalisering ook kan bijdragen aan beter documentbeheer en verbetering van interne processen. Pieter Rahusen, manager market development, managed services, channels & programs public voor Ricoh International, zet uiteen hoe het onderwijs die toepassingen slimmer kan benutten.
‘Met zaken als een digibord en online colleges kunnen onderwijsinstellingen de kwaliteit en het bereik van onderwijs vergroten. Maar ze vergeten vaak dat slim informatiebeheer het onderwijs ook versterkt. Veel onzichtbare informatiestromen in het onderwijs vragen om zorgvuldig en betrouwbaar beheer. Dat geldt bijvoorbeeld voor diploma’s, cijferlijsten, certificaten, examen- en praktijkovereenkomsten en identiteitsdocumenten. De tijd van papieren archieven is wel zo ongeveer voorbij.’
Hij ziet dat veel onderwijsinstellingen bezig zijn met de transformatie naar digitale dossiers. Die overgang verloopt niet overal vlekkeloos. Volgens de Ricoh-expert gaat er vaak veel tijd verloren met dubbele, meestal handmatige handelingen en het corrigeren van fouten. ‘Medewerkers worden daar niet blij van. Ook leerlingen en studenten zijn ontevreden. Zij rekenen op een up-to-date digitaal persoonlijk leerlingendossier. Een dossier waaruit ze, op het moment dat zij dat nodig hebben, de juiste gegevens kunnen halen. Bijvoorbeeld voor een stage of vervolgopleiding.’
Administratieve chaos
Volgens Rahusen vraagt de toekomst niet alleen om innovatie van het onderwijs zelf, maar scoort een onderwijsinstelling die de administratieve zaken op orde heeft ook beter bij de achterban. ‘Bij leerlingen, ouders en medewerkers ontstaat vertrouwen. Hoe belangrijk dat is, zie je als het mis gaat. Zoals een tijd geleden bij de Hogeschool van Amsterdam, waar diploma’s door een administratieve chaos niet op tijd uitgereikt konden worden.’
Hij benadrukt bovendien dat goed of slecht informatiebeheer ook financiële gevolgen heeft. ‘Alleen met een correcte leerlingenregistratie kun je bij het ministerie de maximale financiële vergoedingen claimen. En daar profiteert uiteindelijk de hele onderwijsorganisatie van.’
Koppeling met EduArte
De Ricoh-expert merkt op dat veel onderwijsinstellingen graag een overstap maken naar beter informatiebeheer. Die transitie vormt voor velen een worsteling. Rahusen: ‘Goed partnerschap kan tot mooie resultaten leiden. Een recent voorbeeld is onze samenwerking met het ROC van Amsterdam. De grootste ROC-instelling van ons land koos voor een toekomstgerichte oplossing voor beter, sneller en veiliger informatiebeheer. Via een slimme softwarekoppeling verbindt Ricoh de bestaande kopieer- en scanfunctionaliteiten direct aan EduArte, het kernregistratiesysteem in de cloud waar vrijwel alle ROC’s op zijn aangesloten. Voortaan kunnen medewerkers, na een beveiligde aanmelding, met één druk op de knop een document scannen en tegelijkertijd doorgeleiden naar het juiste digitale dossier in EduArte.’
Hij vertelt dat door de inzet van QR-codes de kans op fouten geminimaliseerd is. ‘Het oude systeem werkte alleen met barcodes, wat tot veel ergernis leidde. Sommige gescande documenten belandden in het verkeerde dossier of kwamen niet eens aan. ROC Amsterdam nam er geen genoegen mee. De kwaliteit moest omhoog, met meer controleerbaarheid en veiligheid. Dat is gelukt. Het systeem dat na een pilot is ingevoerd draait inmiddels ruim driekwart jaar. Gebruikers vinden de oplossing gebruiksvriendelijk, efficiënt, snel en betrouwbaar.’
Cloudplatform
Rahusen: ‘Zoals wel vaker leidt één schaap over de dam tot meer. ROC’s in andere regio’s en andere mbo-opleidingen zijn nieuwsgierig geworden. ‘Men wil niet achterblijven, zeker niet omdat de oplossing als cloudplatform beschikbaar is. Dit maakt uitbreiden naar beheersopties voor personeelsdossiers, facturen en interne archiefsystemen eenvoudig. En omdat alles via hetzelfde platform werkt, besparen ze ook op investerings- en beheerskosten.’
e-book Documenten Digitaliseren
Lees het e-book over documenten digitaliseren. Vragen die aan bod komen: Hoe digitaliseer ik de documentenstroom in mijn bedrijf? Wat wil ik digitaal archiveren en waarom? Hoe voldoe ik aan de wet- en regelgeving?
